Jak pracować zdalnie? Najważniejsze wskazówki

Praca zdalna to obecnie najszybciej rozwijający się sektor w obszarze zatrudnienia. Według danych z badania Global Remote Working, pracownicy na całym świecie spędzają coraz mniej czasu w biurze, a coraz więcej pracując zdalnie, przy czym średnio 62% pracodawców działających na skalę globalną wdrożyło już elastyczne zasady dotyczące miejsca wykonywania pracy. Ostatnie wydarzenia przełożyły się w oczywisty sposób na wzrost liczby osób pracujących z domu. Według badań EUROSTAT odsetek telepracowników w Unii Europejskiej w ciągu ostatnich lat systematycznie wzrasta.

Wielu z nas jednak pracuje obecnie z domu po raz pierwszy w życiu. Jeśli ostatnio zdarzyło się Wam „wylądować” na telepracy, a byliście przyzwyczajeni do wykonywania swoich obowiązków w zorganizowanym środowisku biurowym, dla którego paliwem są interakcje społeczne, cała zmiana może być stresująca, szczególnie jeśli dodamy do niej poczucie niepewności, której wszyscy doświadczamy w ostatnich miesiącach. Produktywność, motywacja i poczucie zadowolenia są jednak możliwe również w warunkach pracy zdalnej. Musimy tylko zorganizować się w taki sposób, aby ograniczyć jej niedogodności, a jednocześnie odpowiednio wykorzystać wszystkie płynące z niej zalety. Jak zorganizować sobie pracę zdalną, aby osiągnąć sukces?

Właściwie wybierz miejsce pracy i dostosuj je do swoich potrzeb

W pierwszej kolejności musisz wnikliwie przyjrzeć się swojej przestrzeni domowej pod kątem możliwości wykorzystania do celów służbowych, wybór ten będzie miał bowiem wpływ na niemal każdy aspekt Twojej pracy. W ostatecznym rozrachunku przestrzeń, którą wybierzesz do pracy, i sposób, w jaki ją zaaranżujesz, pomogą Ci utrzymać dobre samopoczucie.

Czy znasz praktykę feng shui? Podstawą tego starożytnego chińskiego systemu planowania jest aranżacja naszej przestrzeni życiowej w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać jej potencjał, aby dobrze się w niej czuć i z powodzeniem realizować wszystkie zadania, które planujemy wykonywać w jej obrębie. Określenie „feng shui” odnosi się do dwóch nieuchwytnych żywiołów: powietrza (wiatru) i wody. W swoim domowym biurze możesz zrównoważyć te elementy, porządkując swoją przestrzeń i urządzając ją według zasad minimalizmu. Innymi słowy, chodzi tu o stworzenie otoczenia, w którym światło, powietrze i my sami będziemy mogli poruszać się swobodnie, tak jak woda przepływa pomiędzy skałami, a wiatr prześlizguje się pomiędzy drzewami.

Wszyscy reagujemy na atmosferę przestrzeni, z którą mamy styczność. Nie da się zaprzeczyć, że kiedy wchodzimy do pomieszczenia lub otwieramy drzwi do biura, wszystko, co widzimy: barwy, obrazy oraz rozmieszczenie przedmiotów oddziałuje na nas, wywołując albo uczucie spokoju, albo wręcz przeciwnie.

Jednak nie będziemy zagłębiać się tu w szczegóły starożytnego systemu, wystarczy, że skoncentrujemy się na jego istocie. Najważniejsze, aby nie pozostawiać wyboru swojego miejsca pracy przypadkowi lub nie kierować się w tym zakresie wyłącznie doraźnymi potrzebami. W procesie wyboru należy wziąć pod uwagę aspekty praktyczne i tak zorganizować swoją przestrzeń, abyśmy finalnie czuli się w niej komfortowo, a przy pracy wypełniała nas energia i motywacja.

Tworzenie własnej przestrzeni: Jakie pytania należy sobie zadać i jakie aspekty przemyśleć?

Uwaga: Jeśli mieszkasz z rodziną lub masz współlokatorów, w pierwszej kolejności skonsultuj się z nimi w sprawie podziału wspólnej przestrzeni. W miarę możliwości wybierz następnie do pracy miejsce z dopływem naturalnego światła i dobrą wentylacją.

Najważniejsze pytania w kontekście tworzenia optymalnej przestrzeni do pracy:

• Jakich przedmiotów potrzebuję wokół siebie, aby stworzyć atmosferę idealną z punktu widzenia pracy? Roślin? Ekspresu do kawy? Ramek ze zdjęciami?
• Jakim krzesłem dysponuję? Wygodna i prawidłowa pozycja ciała podczas długich godzin pracy siedzącej ma fundamentalne znaczenie zarówno dla zdrowia, jak i efektywności pracy. Jeśli to możliwe, wybierz ergonomiczne krzesło, aby uniknąć garbienia się. Twój kręgosłup będzie Ci wdzięczny!
• Czy oświetlenie jest odpowiednie? Odpowiednie oświetlenie bez cieni i odblasków zmniejszy uczucie zmęczenia.
• Czy dana przestrzeń jest hałaśliwa? Czy będziesz potrzebować słuchawek, aby wytłumić hałas?

Jak się czujesz w tej konkretnej przestrzeni?

Po wybraniu i zorganizowaniu miejsca pracy nadszedł czas, aby zidentyfikować czynniki rozpraszające, które mogą wpływać na Twoją produktywność.

Czy wiesz, co Cię rozprasza? Czy ma to znaczenie?

Któż nie marzy o tym, aby mieć do dyspozycji więcej czasu? Praktycznie zawsze da się jednak wygospodarować trochę dodatkowych minut w ciągu dnia. Wystarczy, że przyjrzysz się swoim własnym nawykom i będziesz mieć świadomość tego, co Cię rozprasza. Na tej podstawie możesz zorganizować swoje otoczenie w taki sposób, aby unikać dekoncentracji.

Jak często odrywają Cię od pracy dźwiękowe powiadomienia z mediów społecznościowych? Wszyscy jesteśmy ostatnio nieustannie podłączeni do sieci – od momentu, kiedy rano otworzymy oczy, aż do momentu, gdy kładziemy się znów do łóżka. Nie jest tajemnicą, że w dzisiejszych czasach to głównie sieci społecznościowe rozpraszają nas przy pracy.

Sieci społecznościowe

WhatsApp, Facebook, Instagram i Twitter, a także inne sieci społecznościowe są niezmiernie przydatne, szczególnie w okresie społecznej izolacji, dają nam bowiem poczucie łączności z innymi i są źródłem informacji. Jeśli jednak korzystasz z nich podczas pracy nad konkretnym zadaniem, będą Cię jedynie rozpraszać i rujnować Twoją koncentrację. Co możesz zrobić? Wycisz je! Nie pozwól, aby media społecznościowe przejęły kontrolę nad Tobą, ale sam decyduj, kiedy ich używasz.

Twój telefon komórkowy

Jeśli masz aplikacje społecznościowe zainstalowane na telefonie, przełącz go na „Tryb samolotowy”.

„Wizyty” lub przerwy

Możliwe, że Twój partner, Twoje dzieci lub Twoi współlokatorzy, kierując się jak najbardziej szlachetnymi pobudkami, przerywają Ci pracę. Jeśli takie sytuacje nie zdarzają się jedynie sporadycznie, musisz im zaradzić – nie możesz bowiem pozwolić, aby wybijały Cię z rytmu. Jeśli to konieczne, wywieś w widocznym miejscu swój harmonogram, wskazujący domownikom godziny pracy i przerw.

Coś jeszcze?

Zadaj sobie to pytanie i opracuj własną strategię, która pozwoli Ci wyeliminować czynniki rozpraszające.

Jak ubierać się do pracy w domu?

Czy znane jest Ci pojęcie enclothed cognition, określanej w języku polskim jako „percepcja ubraniowa”? Termin ten odnosi się do tego, w jaki sposób nasz strój wpływa na nasze procesy psychiczne. Nawet jeśli pracujesz z domu, to, co masz na sobie, może wpływać na osiągane przez Ciebie wyniki.

Chociaż praca w piżamie może wydawać się ideałem, większość badań wskazuje, że jeśli przygotujesz się do pracy zdalnej jak do normalnej pracy w biurze, to Twoja produktywność wzrośnie. Nawet jeśli ubierzesz się po prostu wygodnie, da Ci to poczucie panowania nad sytuacją i osadzenia w czasie. Nie oznacza to, że nie możesz korzystać z pewnej dozy swobody związanej z pracą zdalną. Jeśli poczujesz chęć, aby popracować w piżamie z łóżka, zrób to! Niech będzie to jednak jedynie miłe odstępstwo od reguły.

Zaplanuj swój dzień pracy

Masz najprawdopodobniej kontrolę nad swoim planem dnia. Ale jak najlepiej wykorzystać dostępny czas?

Wszystko zależy od Twoich nawyków i osobowości. Twoim celem powinno być zrównoważenie poczucia psychicznego komfortu i produktywności. Innymi słowy, powinieneś optymalnie wykorzystywać porę dnia, w której jesteś najbardziej produktywny, a jednocześnie bezstresowo utrzymywać właściwą koncentrację.

Choć każdy z nas jest inny, to przestrzeganie pewnej porannej rutyny pomaga wszystkim w regulacji rytmu dobowego funkcjonowania, wpływając pozytywnie na krążenie i nastrój. Wykonywanie pewnych powtarzalnych czynności pomoże Ci zbudować entuzjastyczne nastawienie do pracy i zmniejszyć stres – będziesz jednocześnie odprężony i produktywny.

A co zrobisz z czasem, który zaoszczędziłeś na dojazdach do pracy? Te cenne minuty są teraz do Twojej dyspozycji. Możesz pospać dłużej, poczytać książkę, zjeść niespieszne śniadanie z rodziną, wziąć spokojny prysznic, cokolwiek zechcesz. Ciesz się tym czasem i czuj za niego wdzięczność!

Jak pracować zdalnie – przerwy

Pamiętaj o przerwach w pracy. „Wyłącz się” na kilka minut. Siedzenie przez wiele godzin bez przerwy szkodzi zarówno produktywności, jak i zdrowiu. Jakie przerwy należy robić?

Wszystko zależy od Twoich nawyków i osobowości. Aby zachować zdrowie, musisz jednak od czasu do czasu po prostu wstać od biurka i zrobić sobie przerwę, nawet jeśli wydaje Ci się, że tego nie potrzebujesz. Masz wiele możliwości: wstań i porozciągaj się, utnij sobie krótką drzemkę, poćwicz prawidłową technikę oddychania lub wybierz się na krótki, lecz energiczny spacer.

Jednak w żadnym wypadku nie zapominaj o przerwach. Możesz ustawić alarm na komputerze lub w telefonie, który przypomni Ci, że czas odetchnąć.

Nie pomijaj przerwy na drugie śniadanie lub lunch

Jak najlepiej wykorzystuj przerwę śniadaniową lub lunchową. Nagradzaj się zdrową żywnością – aby efektywnie pracować, Twój mózg potrzebuje paliwa wysokiej jakości. Zdrowe odżywianie zaś to nie tylko jedzenie, które dodaje energii, ale także spokojne i regularne spożywanie posiłków.

Praca zdalna – komunikacja ze współpracownikami

Unikaj poczucia izolacji, utrzymuj kontakt z kolegami z pracy.

Większość naszej komunikacji odbywa się w sposób niewerbalny, dlatego tak istotną rolę odgrywa język ciała. Jak zatem utrzymać kontakt ze współpracownikami w sytuacji, gdy nie możecie spotkać się twarzą w twarz?

Możesz zorganizować cotygodniową wirtualną przerwę na kawę. Będzie to dobra okazja, by porozmawiać o sprawach niezwiązanych z pracą, trochę się rozerwać, czy dowiedzieć się o swoich zainteresowaniach, sympatiach i antypatiach. Możesz zapytać innych, co robią w wolnym czasie, czy też poprosić o polecenie dobrych filmów lub podzielenie się przepisami kulinarnymi. Jeśli jesteś starszy, możesz zaoferować swoją pomoc w charakterze mentora. Jeśli jesteś młodszy, możesz skorzystać z doświadczenia starszych kolegów. Jeśli z kolei pracujesz z osobami reprezentującymi inne kultury, porozumienie takie może wymagać dodatkowego wysiłku. Wystarczy się jednak postarać, a naprawdę poznasz swoich współpracowników, a może nawet znajdziesz z nimi wspólne zainteresowania.

Kiedy Twój dzień pracy dobiega końca, masz kilka minut dodatkowego wolnego czasu, ponieważ nie musisz kłopotać się dojazdem do domu – już w nim jesteś!

Koncentruj się na tym, że tygodnie lub miesiące, jakie spędzisz, pracując w domu, dadzą Ci lepszy wgląd w siebie, pozwolą Ci rozwinąć umiejętność samodzielnego motywowania się do wysiłku oraz nauczą Cię lepiej zarządzać własnym czasem.