Z moich prawie 7-letnich obserwacji biznesu wynika, że firmy, szczególnie te posiadające wyspecjalizowane działy zakupów, przy wyborze dostawcy tłumaczeń bardzo często zwracają uwagę wyłącznie na cenę, która z reguły sprowadza się do „stawki za stronę”. Tym, co jest pomijane w takich zestawieniach, są dodatkowe koszty ich „użytkowania” lub straty wynikające ze skutków błędnych tłumaczeń. Szczególnie narażone na ryzyko zignorowania tych, często bardzo wysokich, lecz ukrytych kosztów, są duże firmy, gdyż w takich trudno jest zauważyć, że cena jednostkowa to nie to samo, co ostateczny koszt tłumaczenia, ponieważ z reguły kto inny negocjuje warunki współpracy, a kto inny korzysta z tłumaczeń. Nie widać przez to, ile tak naprawdę tłumaczenia kosztują firmę w dłuższej perspektywie.
Czy w Twojej firmie zdarza się zlecać na zewnątrz inne usługi, np. obsługę działu IT lub wynajem urządzeń do biura? Jeśli tak, to zastanów się dlaczego? Prawdopodobnie nie tylko dlatego, że firma nie chce się „rozpraszać” i woli skupić na kluczowych obszarach swojego biznesu (chociaż to też może być jednym z powodów). Podejrzewam, że głównie po to, by oszczędzić, a outsourcing to umożliwia. Wykonując te same usługi zasobami wewnętrznymi, trzeba uwzględnić nie tylko koszt zatrudnienia pracowników, ale też dodatkowe wydatki, jakie się z tym wiążą. W przypadku usług IT będą to cała infrastruktura, licencje na oprogramowanie, szkolenia itp. W przypadku obsługi urządzeń biurowych będzie to koszt papieru i tonerów, koszt serwisu Twojego sprzętu, koszt jego utylizacji itp. Jeśli przy podejmowaniu decyzji o tym, czy zlecić coś na zewnątrz, czy nie, są brane pod uwagę powyższe czynniki, to prawdopodobnie strategia zakupowa Twojej firmy jest oparta o tzw. metodologię TCO.
SPIS TREŚCI
Czym jest TCO?
TCO to całkowity koszt posiadania (ang. – Total Cost of Ownership), czyli analiza kosztów, która uwzględnia nie tylko bazową cenę zakupu produktu czy usługi, ale także jej wdrożenia, użytkowania i utrzymywania w firmie przez określony czas, a na koniec ewentualnej utylizacji. To podejście wzięło się ze środowiska IT, w którym służy przede wszystkim do porównywania całościowych kosztów inwestycji firmy w narzędzia teleinformatyczne. Model ten pomaga wydzielić i zrozumieć podział kosztów związanych bezpośrednio i pośrednio z użytkownikiem końcowym (klientem wewnętrznym) każdego przedsiębiorstwa. Okazuje się jednak, że wykorzystuje się go również do analizy obszarów spoza IT, jak np. kupno aut firmowych, zakup maszyn produkcyjnych, a nawet usługi.
Czy podejście oparte o TCO się opłaca?
Tak, ponieważ taka analiza uwzględnia o wiele więcej aspektów, które wpływają na koszty. Standardowo nie są one brane pod uwagę w ofertach dostawców, zarówno w ofertach jednostkowych, jak i w kompleksowych zapytaniach ofertowych na obsługę firmy w określonym czasie. Często są to tzw. koszty pośrednie (ukryte), czyli te związane z działaniami użytkowników oraz z przestojami, a nawet mogą to być koszty związane ze skutkami niewłaściwie wykonanej usługi.
Czy TCO można stosować do tłumaczeń?
Można, ale dla każdej firmy trzeba indywidualnie zdefiniować określone parametry i cele, jakie chce ona osiągnąć. Należy przy tym uwzględnić specyficzny kontekst, na który składa się nie tylko zakres językowy tłumaczeń, ich przewidywana ilość w skali roku czy wymagany średni czas realizacji. Analiza TCO ma sens wtedy, jeśli nie zapomina się również o parametrach „miękkich”, jak np. wymaganiach jakościowych oraz funkcjonalnych, które stawia się tłumaczeniom, (ponieważ różne dokumenty mają różne przeznaczenie i wymagają nieco innego podejścia) oraz kosztach marnotrawstw po stronie ich końcowych użytkowników.
Jak zdefiniować obszary analizy TCO w tłumaczeniach?
Przede wszystkim warto na etapie planowania włączyć klientów wewnętrznych do procesu definiowania kluczowych założeń. Chodzi o to, żeby nie koncentrować się jedynie na widocznych oszczędnościach finansowych, ale brać pod uwagę także wypracowanie w czasie wartości dodanej i wzrost zadowolenia pracowników. Jeśli firma korzystała już wcześniej z zewnętrznych poddostawców, to można ocenić współpracę z nimi np. poprzez wysłanie ankiety do pracowników i zadanie kilku pytań, np.:
- Z jakiego rodzaju tłumaczeń najczęściej korzystasz? Wystarczy ustawić możliwość wielokrotnego wyboru np. ustne konsekutywne, ustne symultaniczne, pisemne zwykłe, pisemne przysięgłe, inne (jakie?).
- Jakie było Twoje zapotrzebowanie na tłumaczenia w ostatnim roku/czasie? Dobrze wcześniej określić spójną jednostkę rozliczeniową, którą dla tłumaczeń pisemnych mogą być strony rozliczeniowe lub słowa źródłowe, a w przypadku tłumaczeń ustnych bloki 4-godzinne lub „dniówki”. Te dane można też wziąć z historii poprzednich zamówień, do których na pewno mają dostęp działy zakupów.
- Czy Twoje szacunkowe zapotrzebowanie na kolejny rok wzrośnie, zmaleje lub pozostanie na tym samym poziomie? Jeśli tak, to o ile procent? Tutaj nie chodzi o super dokładne liczby, ale o oszacowanie zapotrzebowania, które potem zostanie wzięte pod uwagę w analizie.
- Z jakimi problemami najczęściej stykasz się w związku z tłumaczeniami? Warto w tym momencie rozgraniczyć odpowiedzi na poszczególne rodzaje tłumaczeń oraz ułatwić wypełnienie poprzez opcję wielokrotnego wyboru np. nieterminowość dostawcy, długie terminy realizacji, długi czas oczekiwania na odpowiedź na zapytanie, błędy w tłumaczeniach i konieczność poprawiania, niedopasowanie do branżowej/firmowej nomenklatury, nieprofesjonalna obsługa biura, inne – jakie? itp.
- Czego chciałbyś szczególnie uniknąć w przyszłej współpracy lub jakie czynniki byłyby dla Ciebie kluczowe przy wyborze dostawcy tłumaczeń? To pytanie otwarte pomaga nie tylko wyróżnić te parametry, które będą dobrą podpowiedzią dla działów zakupów, ale również otrzymać bardziej szczegółowych odpowiedzi, co ułatwi zrozumienie specyfiki potrzeb użytkowników tłumaczeń.
Ankiety można stworzyć w wersji elektronicznej np. przez Google Forms, dzięki temu zbieranie i podsumowanie wyników dzieje się automatycznie.
Jeśli natomiast firma nie ma dobrych doświadczeń z obecnym dostawcą i chciałaby wybrać nowego, można rozważyć podjęcie okresowej współpracy próbnej (np. kwartalnej) z jednym lub dwoma wstępnie wybranymi biurami i ocenić ich pracę wg wcześniej przyjętych parametrów. Często bowiem niektóre czynniki można sprawdzić dopiero „na placu boju”. Wstępnego wyboru dostawcy można dokonać choćby poprzez zapytanie pracowników, kogo polecają. Warto docenić takie sugestie, ponieważ często są to opinie bazujące na wcześniejszych realnych doświadczeniach (np. z poprzednich firm) lub informacji od znajomych.
Wiktor Warych, Manager ds. Komunikacji, Skrivanek sp. z o.o.
