Zwrotów grzecznościowych uczymy się już w dzieciństwie. Są one podstawą dobrego wychowania i umożliwiają nawiązanie relacji z innymi w uprzejmy sposób. Jednak wiele osób, nawet już jako dorośli, ma problem z właściwym stosowaniem tych zwrotów w korespondencji.
Zwroty grzecznościowe to podstawa etykiety językowej. Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co warto wiedzieć o zwrotach grzecznościowych oraz znajdziesz praktyczne porady dotyczące stosowania ich w życiu codziennym i w korespondencji.
SPIS TREŚCI
Czym są zwroty grzecznościowe?
Kiedy myślimy o funkcjach, jakie pełni język, pierwsza, jaka przychodzi nam na myśl, to oczywiście funkcja komunikacyjna – czyli przekazywania sobie nawzajem informacji. Nie jest to jednak jedyny cel języka, a do innych jego funkcji należy funkcja fatyczna, czyli nawiązywanie i podtrzymywanie relacji z innymi ludźmi. To właśnie tu zwroty grzecznościowe odgrywają kluczową rolę.
Znaczenie tego pojęcia zmieniało się na przestrzeni lat, ponieważ kiedyś służyło ono do podkreślenia statusu jakiejś osoby i jej miejsca w hierarchii społecznej. Obecnie jednak zwrotem grzecznościowym możemy określić każdy zwrot, który służy do wyrażenia szacunku wobec rozmówcy. Używamy ich na co dzień, rozmawiając z rodziną, znajomymi oraz innymi bliskimi nam ludźmi, ale mają szczególnie ważne znaczenie w komunikacji oficjalnej, czyli takiej, która występuje między osobami nieznającymi się lub różniącymi statusem społecznym.
Podział na kategorie
Zwroty grzecznościowe możemy podzielić na kilka kategorii:
- zwroty powitalne – służą do nawiązania kontaktu, na przykład: „cześć”, „dzień dobry”, „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”;
- zwroty pożegnalne – służą do zakończenia kontaktu, na przykład: „z poważaniem”, „pozdrawiam serdecznie”, „ściskam”;
- zwroty wyrażające prośbę – na przykład: „proszę”, „zwracam się z uprzejmą prośbą”;
- zwroty wyrażające podziękowania – służą do wyrażenia wdzięczności, na przykład: „Jestem bardzo wdzięczny”, „dziękuję”;
- zwroty wyrażające przeprosiny – służące do zażegnania konfliktu, na przykład: „przepraszam”, „jest mi przykro”, „proszę o wybaczenie”;
- zaproszenia – pisemne lub ustne zwroty wyrażające prośbę o przybycie do jakiegoś miejsca albo wzięcia udziału w jakimś wydarzeniu, na przykład: „Mam zaszczyt zaprosić Was…”;
- gratulacje – wyrazy uznania składane komuś przy okazji jakiegoś sukcesu lub szczęśliwego wydarzenia, na przykład: „Gratuluję Panu”, „Składam gratulacje”.
Powitania i pożegnania
Przyjęło się, że należy przywitać się z osobą, którą widzimy po raz pierwszy w danym dniu. Oprócz tego używamy jednego z grzecznościowych zwrotów powitalnych, wchodząc do pomieszczenia dość małego, by nasze pojawienie się zostało przez wszystkich zauważone. Nie ma wówczas znaczenia, czy w pokoju znajdują się osoby, które znamy, czy obcy ludzie.
Najczęściej używanym zwrotem jest oczywiście „dzień dobry”, natomiast po zapadnięciu zmroku zamieniamy je na „dobry wieczór”. Postępujemy analogicznie przy wychodzeniu z pomieszczenia, w którym przebywaliśmy jakiś czas, a do pożegnania możemy użyć zwrotu „do widzenia” lub jeśli żegnamy się z kimś znajomym, mniej formalnego „do zobaczenia”, a pod koniec dnia możemy życzyć „dobrej nocy”.
Zwroty grzecznościowe w korespondencji
Korespondencję możemy podzielić na formalną i nieformalną. Korespondencja nieformalna to wiadomości, które przesyłamy sobie z rodziną, przyjaciółmi i innymi znajomymi, z którymi łączy nas prywatna relacja. W takiej sytuacji zwroty grzecznościowe są mile widziane, ale nie musimy zastanawiać się, czy na pewno nie urazimy adresata, jeśli rozpoczniemy naszą wiadomość od „Cześć”, a na zakończenie listu napiszemy „serdeczne pozdrowienia”.
W korespondencji oficjalnej zwroty grzecznościowe nabierają o wiele większego znaczenia. Wysyłając list motywacyjny i CV potencjalnemu pracodawcy, oficjalne podanie do urzędu czy mail do wykładowcy, zawsze zależy nam, by charakter wiadomości był adekwatny do sytuacji. W dalszej części artykułu szczegółowo omawiamy, jakim zwrotem grzecznościowym należy rozpocząć oraz zakończyć oficjalnego maila, aby nie zirytować odbiorcy.
Zwroty grzecznościowe na powitanie
W przeciwieństwie do tradycyjnych listów wymienianie się mailami to wciąż stosunkowo nowy sposób komunikacji. Z tego powodu zasady korespondowania w ten sposób nie zostały jeszcze tak dobrze opisane i mogą sprawiać pewne trudności. Internet przyczynił się również do skracania dystansu między ludźmi, temat zwrotów grzecznościowych w komunikacji elektronicznej wydaje się więc nieważny.
Odpowiednie przywitanie na początku maila to wyraz szacunku wobec adresata przed przejściem do samej wiadomości. Użycie odpowiedniego zwrotu grzecznościowego jest więc niezwykle ważne. Niestety, to właśnie tutaj wiele osób popełnia powszechny błąd, jakim jest rozpoczęcie maila od słowa „witam”.
Zwrot „witam” użyty na początku maila został jednoznacznie sklasyfikowany przez językoznawców jako błąd. Przede wszystkim zaburza relację między nadawcą i adresatem wiadomości, sugerując nadrzędność nadawcy i podrzędność adresata. Słowo to jest częściej stosowane w mowie i kojarzy się raczej z gospodarzem witającym zaproszonych gości, dlatego używając go, ryzykujesz, że zostaniesz odebrany jako zbyt zuchwały.
Jak więc rozpocząć maila w odpowiedni sposób? Najlepiej będzie zdecydować się na któryś z poniższych zwrotów grzecznościowych:
- Szanowny Panie/Szanowna Pani – to typowy zwrot rozpoczynający wiadomość i sprawdzi się w większości sytuacji, dlatego warto go stosować;
- Szanowni Państwo – może zostać użyty, jeśli nie wiemy, kim jest adresat naszej wiadomości.
- Dzień dobry/dobry wieczór – jest to alternatywa dla powyższych zwrotów grzecznościowych, która może być użyta w nieco mniej formalnych sytuacjach.
Powyższe zwroty grzecznościowe są niezbędne tylko, kiedy wysyłamy pierwszego maila. Jeśli otrzymamy od odbiorcy odpowiedź i musimy na nią odpisać, możemy już bezpiecznie je pominąć.
Zwroty grzecznościowe na pożegnanie
Grzeczne zakończenie wiadomości jest równie istotne co uprzejme przywitanie. Analogicznym błędem do rozpoczęcia maila słowem „witam” jest zakończenie go za pomocą zwrotu „pozdrawiam”. Niektórzy językoznawcy uważają, że „pozdrawiam” w ogóle nie należy używać w korespondencji oficjalnej. Pojawiają się również głosy, że zwrot ten jest dopuszczalny, jeśli rozpoczęliśmy maila od „dzień dobry” lub „dobry wieczór”. Jeśli jednak nie mamy pewności, jaki stosunek do zwrotów grzecznościowych ma osoba, z którą się kontaktujemy, lub występuje między nami różnica statusu społecznego, bezpieczniej będzie zdecydować się na jeden z pozostałych zwrotów grzecznościowych, by zakończyć maila.
Oto zwroty grzecznościowe, którymi można zakończyć wiadomość:
- Z poważaniem;
- Z wyrazami szacunku;
- Łączę wyrazy szacunku.
Wszystkie wysyłane wiadomości powinny być zakończone podpisem.
Zwroty grzecznościowe w środowisku akademickim
Jak napisać maila do wykładowcy? To pytanie dręczy wielu studentów, którzy obawiają się, że poprzez niewłaściwie użyte zwroty grzecznościowe okażą niechcący brak szacunku swoim nauczycielom. Środowisko akademickie rządzi się swoimi prawami, dlatego warto znać jego zasady.
Ponieważ wiadomości do wykładowców zaliczamy do korespondencji oficjalnej, używane zwroty grzecznościowe nie mogą być poufne. Maile rozpoczynamy od zwrotu „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, a następnie uwzględniamy tytuł naukowy odbiorcy, który najlepiej jest sprawdzić na stronie uczelni, aby na pewno się nie pomylić.
Oto spis zwrotów grzecznościowych, które powinny być użyte podczas pisania maila:
- do profesora – Szanowny Panie Profesorze/Szanowna Pani Profesor;
- do doktora – Szanowny Panie Doktorze/Szanowna Pani Doktor;
- do doktora habilitowanego – Szanowny Panie Profesorze/Szanowna Pani Profesor;
- do magistra – Szanowny Panie/Szanowna Pani;
- do rektora i prorektora – Szanowny Panie Rektorze/Szanowna Pani Rektor;
- do dziekana i prodziekana – Szanowny Panie Dziekanie/Szanowna Pani Dziekan.
Pożegnanie powinno być równie uprzejme co powitanie, ale nie różni się już niczym od innej korespondencji oficjalnej, najlepiej więc po prostu użyć jednego z typowych zwrotów grzecznościowych na zakończenie wiadomości: „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku” lub „łączę wyrazy szacunku”. Nie może oczywiście również zabraknąć pełnego podpisu.
Interpunkcja w mailach
Inną bardzo ważną kwestią podczas pisania maila jest interpunkcja. Poprawnie dobrane zwroty grzecznościowe powinny znaleźć się w osobnych linijkach zapisane dużą literą. Po wybranym zwrocie grzecznościowym na wstępie stawiamy przecinek, a dalszą część zaczynamy małą literą od nowego akapitu.
Czasami niektórzy decydują się również na wykrzyknik po powitalnym zwrocie grzecznościowym, jednak coraz więcej osób uważa, że nadaje to wiadomości krzykliwy ton i nie zaleca się stosowania tego znaku interpunkcyjnego w korespondencji oficjalnej. Przecinek nie jest natomiast potrzebny po zwrocie na pożegnanie. Jeśli mamy wrażenie, że między zwrotem grzecznościowym na powitanie a podpisem brakuje jakiegoś znaku interpunkcyjnego, możemy użyć myślnika. Nigdy nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego po podpisie.
Inne porady dotyczące korespondencji oficjalnej
Odpowiednio dobrane i użyte zwroty grzecznościowe to podstawa uprzejmego maila oficjalnego. Warto jednak pamiętać o kilku innych zasadach:
- wysyłany mail powinien być opatrzony odpowiednim, zwięzłym tytułem, aby odbiorca po otrzymaniu go od razu wiedział, czego dokładnie dotyczy, i mógł w razie potrzeby bez problemu odnaleźć go później w swojej skrzynce odbiorczej;
- należy zwrócić uwagę na adres mailowy, z którego wysyłamy oficjalne maile – powinien być profesjonalny, a więc składać się z imienia i nazwiska;
- tekst powinien być odpowiednio podzielony na akapity, aby wiadomość była przejrzysta;
- zaimki osobowe takie jak: Tobie, Państwu, Wam, Panu/Pani zawsze zapisujemy dużą literą;
- jeśli do maila dołączone są załączniki, warto poinformować o tym odbiorcę oraz zadbać o odpowiednie nazwy dołączonych plików;
- zrezygnuj ze zwrotów sugerujących odbiorcy, że zależy Ci na jego odpowiedzi – są one uznawane za nieuprzejme ponaglenia i przejaw braku grzeczności;
- używanie emotikon, zbędna edycja tekstu, dodawanie kolorów, efektów wizualnych i fantazyjnych czcionek jest nieprofesjonalne.
Zwroty grzecznościowe – podsumowanie
Etykieta językowa to skomplikowany, ale bardzo ciekawy temat, a dobra znajomość jej zasad może znacząco przyczynić się do sukcesów w zawieraniu znajomości i załatwianiu codziennych spraw. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o języku polskim, być może zainteresują Cię podobne artykuły na naszym blogu językowym.
Zasady dotyczące etykiety językowej i zwrotów grzecznościowych w oficjalnej korespondencji różnią się w zależności od języka. Dlatego jeśli musisz przetłumaczyć list oficjalny lub inny dokument i zależy Ci na poprawności językowej i odpowiednim stylu, skontaktuj się z naszym biurem tłumaczeń. Oferujemy zarówno tłumaczenia zwykłe, jak i uwierzytelnione. Nasza doświadczona kadra tłumaczy rzetelnie przełoży tekst z dowolnej dziedziny na jeden z kilkudziesięciu języków z naszej oferty. Zapraszamy do kontaktu!
