Analiza przypadku
W dniach 18–20 maja 2016 roku w Lublinie odbyła się konferencja zorganizowana przez lubelską firmę należącą do międzynarodowego stowarzyszenia. Konferencje tego typu odbywają się co roku, za każdym razem w innym miejscu. W polskiej edycji wzięło udział 154 delegatów oraz 20 prelegentów z 27 krajów z całego świata. Nasze zadanie polegało na obsłudze tłumaczeniowej i sprzętowej konferencji. Mieliśmy zapewnić tłumaczy dla dwóch grup: europejskiej i azjatyckiej. Klientowi ogromnie zależało na wysokiej jakości tłumaczeń i sprawnej obsłudze sprzętowej. Konferencja obejmowała bowiem – obok sesji plenarnych – warsztaty, rozmowy B2B oraz wizyty techniczne w podlubelskich miejscowościach, gdzie również tłumacze mieli towarzyszyć zagranicznym gościom. Tłumaczenia wymagały również znajomości specjalistycznej terminologii.
Rozwiązanie problemu
Przygotowania do obsługi konferencji rozpoczęliśmy od poszukiwania tłumaczy, którzy sprostają wysokim oczekiwaniom klienta. Potrzebne były tłumaczenia języków: angielskiego, rosyjskiego, hiszpańskiego i chińskiego (w tym również tłumaczenie chińsko-angielskie). Z uwagi na różne lokalizacje konieczne było dobranie odpowiedniego sprzętu w zależności od tego, czy tłumaczenie będzie wykonywane w centrum konferencyjnym, czy w terenie.
Firma X pragnie wyrazić swoje zadowolenie z jakości obsługi tłumaczeniowej i sprzętowej podczas konferencji. […] Zarząd firmy X z pełnym przekonaniem zaświadcza, że firma Skrivanek jest wiarygodną i wysokiej klasy firmą, którą poleca jako sprawdzonego i rzetelnego partnera w biznesie [cytat z referencji].
Wnioski wyciągnięte z podjętego wyzwania
Kluczem do sprawnej obsługi wydarzeń tego typu jest rozpoczęcie przygotowań odpowiednio wcześnie. Klient zwrócił się do nas z zapytaniem pół roku przed wydarzeniem, dzięki czemu mogliśmy znaleźć odpowiednich tłumaczy (specjalistów z danej branży) i zarezerwować sprzęt potrzebny do obsługi konferencji. Bardzo pomocne okazało się również udostępnienie materiałów dla tłumaczy – treści wystąpień, agendy spotkań itd.
Podsumowanie
Do obsługi projektu zaangażowaliśmy ośmiu tłumaczy, dwóch techników odpowiedzialnych za sprzęt oraz kierownika projektu, który koordynował przygotowania i czuwał nad sprawnym przebiegiem tłumaczeń. Tłumaczenia ustne: symultaniczne i konsekutywne, były wykonane w następujących kombinacjach językowych: polski-angielski, polski-hiszpański, polski-rosyjski, polski-chiński oraz angielski-chiński. Tłumaczenie trwało łącznie 24 godziny, sprzęt obejmował 7 kabin i 150 odbiorników na podczerwień oraz 150 tourguide’ów.
