Agencje Tłumaczeń każdego dnia otrzymują od swoich klientów wiele dokumentów. Są to pliki o bardzo różnej treści: umowy, raporty finansowe czy instrukcje obsługi maszyn. Osoby prywatne natomiast najczęściej potrzebują przekładu świadectwa ukończenia szkoły, dokumentacji medycznej czy dokumentów ubezpieczeniowych.
Niemal każdy tłumaczony dokument zawiera dane, które podlegają ochronie. Mogą to być dane osobowe, informacje dotyczące historii choroby, strategiczne dane przedsiębiorstwa, poufne dokumenty dotyczące finansów czy produktu, który ma zostać wypuszczony na rynek, a nawet dokumenty związane z obronnością państwa.
Agencja tłumaczeń, a tym samym tłumacz i wszyscy pozostali uczestnicy procesu realizacji zlecenia (np. korektor, kierownik projektu, grafik), mają dostęp do wszystkich tych danych. Warto zwrócić także uwagę na fakt, że pliki są przekazywane z komputera na komputer za pomocą poczty elektronicznej, chmury lub systemu do zarządzania zleceniami.
Jak więc zadbać o te dane, aby uniknąć zagrożeń związanych z ich wyciekiem? Zapoznaj się z rozwiązaniami wdrożonymi przez biuro tłumaczeń Skrivanek, aby chronić dane klientów!
SPIS TREŚCI
Jak zabezpieczyć komputer?
Dokumenty do tłumaczenia najczęściej trafiają do biura w formie elektronicznej, np. za pomocą poczty lub chmury. W procesie tłumaczenia pliki trafiają do specjalnego oprogramowania, czasem podlegają dodatkowo obróbce graficznej czy korekcie. Mamy więc szereg narzędzi, które są niezbędne do realizacji zlecenia na tłumaczenie. Sprzęt oraz oprogramowanie muszą być odpowiednio zabezpieczone.
Jednym ze skutecznych zabezpieczeń jest szyfrowanie sprzętowe. Tłumacze i pracownicy administracyjni w agencjach tłumaczeń zazwyczaj pracują na laptopach, często zdalnie. Komputer, na którym realizowane jest zlecenie, powinien być wyposażony w szyfrowanie sprzętowe klasy enterprise. Dzięki temu osoby nieuprawnione nie będą w stanie dostać się do danych zapisanych na komputerze, nawet w przypadku zgubienia czy kradzieży sprzętu.
Następny poziom zabezpieczeń, który warto rozważyć, to pakiet Office 365 z podwójną autoryzacją OAuth 2.0. Dzięki temu rozwiązaniu każda osoba, która chce skorzystać z pakietu, musi autoryzować dostęp za pomocą telefonu komórkowego. Nieuprawniona osoba nie będzie także mogła zalogować się do konta pocztowego, nawet zając login i hasło, gdyż nie uzyska autentykacji.
Warto pamiętać także o regularnym wykonywaniu kopii bezpieczeństwa, aby w razie awarii sprzętu mieć możliwość odzyskania danych.
Przechowywanie danych
Kolejnym poziomem wymagającym odpowiednich zabezpieczeń jest przechowywanie danych.
Zacznijmy od programu antywirusowego. W Skrivanku wszystkie urządzenia stacjonarne, ale także mobilne, chronimy renomowanym pakietem antywirusowym. Dbamy o to, aby było to oprogramowanie w najnowszej dostępnej wersji, z najbardziej aktualnymi zabezpieczeniami.
Wiele firm oferuje możliwość pracy hybrydowej lub zdalnej, a pracownik korzysta z wówczas ze swojej domowej sieci. W Skrivanku dostęp do serwerów firmowych zapewniają bezpieczne łącza firmowe typu VPN. Bez zalogowania się do skrivankowej sieci, użytkownik komputera nie uzyska dostępu do plików przechowywanych na firmowych serwerach.
Wszystkie dane naszych klientów przechowujemy wewnętrzne lub na serwerach zlokalizowanych na terytorium Unii Europejskiej. Tłumaczenia maszynowe realizujemy w oparciu o nasz autorski system Skrivanek NMT (ang. Neural Machine Translation), który działa w oparciu o serwer GPU zlokalizowany w naszej serwerowni. To bezpieczne rozwiązanie, ponieważ dane klientów nie są przesyłane na zewnątrz, tak jak w przypadku translatorów online.
Transfer plików odbywa się nie tylko na linii klient-biuro tłumaczeń, ale także pomiędzy uczestnikami projektu: tłumaczem, grafikiem, korektorem. Aby pliki nie trafiały w niepożądane ręce, w Skrivanku stosujemy własne rozwiązanie oparte na chmurze. Linki, pod którymi umieszczamy pliki, mają krótką datę ważności, a dostęp do chmury jest zabezpieczony hasłem.
Bezpieczna sieć
Dobrze opracowana architektura sieci firmowej pozwala na bezpieczny transfer danych. Agencje tłumaczeń odbierają i przekazują pliki do i z sieci o różnym poziomie zaufania. Aby ochronić sieć firmową przed nieautoryzowanym dostępem czy atakami z zewnątrz, niezbędny jest firewall. Chroni on zasoby sieciowe przed wirusami, malwarem, czy wspominanymi atakami, zapewniając bezpieczeństwo sieci firmowej.
Stabilność sieci firmowej, poza atakami z zewnątrz, może zostać naruszona, gdy nasz dostawca internetu ma problemy z utrzymaniem usługi na stabilnym poziomie. Brak sieci, choćby przez godzinę, może znacząco zaburzyć pracę agencji tłumaczeń. Skrivanek posiada redundantną sieć firmową, co pozwala na automatyczne przejście na alternatywne ścieżki w przypadku awarii lub zakłóceń. Gdy jeden element sieci ulegnie awarii, inne elementy przejmują jego rolę, co zapobiega przestojom w pracy, a tym samym opóźnieniom w realizacji zleceń.
Biura tłumaczeń pracują w zasadzie w trybie całodobowym. Front office nie jest oczywiście otwarty nocami, ale automatyzacja procesów pozwala na to, aby gdy jeden z uczestników procesu zakończy swoje zadanie, kolejny dowiadywał się o tym za pomocą automatycznego powiadomienia i mógł rozpocząć pracę. Dlatego praca nad tłumaczeniem czy korektą często trwa także w godzinach nocnych. Aby było to możliwe, niezbędne jest utrzymywanie stabilności infrastruktury firmowej także poza oficjalnymi godzinami pracy. Z pomocą przychodzi automatyczny monitoring. Dzięki takiemu rozwiązaniu stabilność naszej sieci i usług jest nieustannie weryfikowana. Gdy tylko dany serwer, strona czy aplikacja przestaje poprawnie działać, nasi specjaliści IT otrzymują powiadomienie i mogą szybko zareagować.
Strona www
Strona internetowa naszej firmy to nie tylko źródło informacji o naszych usługach czy danych adresowych. Znajdują się na niej także formularze kontaktowe, za pomocą których klienci kontaktują się w sprawie usługi, przesyłają pliki, podają swoje dane. Na stronach firmowych stosujemy protokoły HTTPS i certyfikaty SSL.
Protokół HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) to zabezpieczona wersja protokołu HTTP. Jest on wykorzystywany do przesyłania danych między przeglądarką użytkownika a serwerem, na którym znajduje się strona internetowa. Protokół HTTPS jest zabezpieczony dodatkową warstwą zabezpieczeń. Kiedy przeglądarka nawiązuje połączenie z serwerem, dane są szyfrowane za pomocą protokołu SSL (Secure Sockets Layer). Takie szyfrowanie sprawia, że dane są nieczytelne dla osób trzecich, które mogą przechwytywać ruch sieciowy.
Aby infrastruktura firmowa w biurze tłumaczeń była bezpieczna i działała bez zakłóceń, konieczny jest szereg zabezpieczeń. Nie warto jednak pomijać żadnego z nich. Bezpieczeństwo danych klientów dla każdej firmy powinno być priorytetem. Skutki wycieku danych mogą być bardzo poważne, rodzą też szereg problemów formalnych dla firmy, która do takiego wycieku dopuściła. Nie warto więc ryzykować.
Zapraszamy do kontaktu! Chętnie opowiemy więcej o naszych zabezpieczeniach i polityce ochrony danych.