Każdy tekst wymaga sformatowania w określony sposób, a sposób ten najczęściej zależy od autora tekstu. Istnieją jednak pewne uniwersalne zasady formatowania tekstów, których powinni przestrzegać autorzy, aby pisane przez nich teksty były czytelne, przejrzyste i aby ich sformatowanie nie zaburzało przyjemności czytania.
Oto mniej lub bardziej znane zasady edytorsko-typograficzne, których warto przestrzegać podczas codziennej pracy nad tekstem:
- Wyrównuj tekst do prawej i lewej strony: studenci słyszą po raz pierwszy o justowaniu tekstu podczas przygotowywania się do oddania pierwszej ważniejszej pracy. Ale tekst rozłożony równo między prawym i lewym marginesem dużo lepiej się czyta, a więc nie jest to założenie pozbawione sensu.
- Stosuj jeden sposób wyróżniania informacji w tekście: jakkolwiek jednoczesne używanie pogrubienia, kursywy i podkreślenia jest kuszące, warto zdecydować się na jeden rodzaj wyróżniania informacji, który będzie skutecznie kierował wzrok do najważniejszych partii tekstu.
- Przenoś spójniki do kolejnych wersów: istnieją całe dyskusje o tym, czy warto poświęcać czas na usuwanie pojedynczych liter (najczęściej spójników) z końców wersów, ale tekst sformatowany w ten sposób zdecydowanie łatwiej się czyta, bo w naturalny sposób łączymy elementy tekstu, które powinny pozostać połączone.
- Nie zostawiaj pojedynczych wersów na końcu ani na początku strony: stosujmy zasadę łączenia pojedynczych wersów z całymi akapitami, do których należą. To również wynika z naturalnej i logicznej zasady grupowania poszczególnych elementów tekstu.
- Stosuj w całym tekście jednolity krój i rozmiar czcionki: oczywiście powiększenie czcionki np. przy zapisie tytułów jest dozwolone, podobnie jak jej zmniejszanie przy nagłówkach, stopkach, numeracji stron czy przypisach. Warto jednak zdecydować się na jeden krój czcionki w całym tekście i konsekwentnie się go trzymać. Rozmiar czcionki w tekście głównym powinien wynosić ok. 12 punktów, nie stosujmy mikroskopijnych, mało czytelnych fontów ani nie powiększajmy nadmiernie wybranej przez nas czcionki.
- Stosuj pojedyncze spacje w całym tekście: poszczególne słowa powinny być oddzielone od siebie jedną spacją, natomiast do rozmieszczania tekstu w konkretny sposób używajmy specjalnych funkcji przeznaczonych do tego celu, np. wyśrodkowania, ewentualnie tabulatorów (najlepiej oczywiście pojedynczych).
- Ignoruj domyślne ustawienia programów i aplikacji: domyślnym ustawieniem w edytorze tekstu Word są wielokrotne odstępy między wersami, a także odstępy po każdym akapicie. Tymczasem standardowym ustawieniem powinna być interlinia w rozmiarze 1,5 wiersza oraz brak odstępu po kolejnych akapitach. Oczywiście możemy sformatować tekst w wybrany przez nas sposób, ważne, żeby nie korzystać na ślepo z proponowanych w edytorach ustawień, a te wybrane przez nas stosować w całym tekście.
- Stosuj zrównoważone podziały tekstu na akapity: na jednej stronie powinny się znaleźć 2-3 akapity, unikajmy sytuacji, w których pojedynczy akapit zajmuje więcej niż jedną stronę albo odwrotnie – kolejne akapity występują w co drugim wersie.
- Unikaj dywizów na rzecz myślników (półpauz): dywizy (-) powinniśmy stosować wyłącznie przy zapisach zakresów liczbowych, podwójnych nazwisk itp., przy łączeniu dłuższych części tekstu korzystajmy z myślników (–).
- I może najważniejsza zasada na koniec: stosuj konsekwentne formatowanie w całym tekście. Jeśli używasz numerów jako wypunktowania, to w całym tekście, jeśli numerujesz strony, to w jeden konkretny sposób w całym tekście, jeśli pogrubiasz tytuły i śródtytuły, to rób to konsekwentnie w całym tekście.
Stosowanie powyższych zasad w praktyce sprawi, że tworzone przez nas teksty będą przyjemniejsze w odbiorze, zdołają nie tylko przyciągnąć uwagę czytelnika, ale także utrzymać ją aż do kropki kończącej ostatnie zdanie.