Za datę pierwszej w historii konferencji międzynarodowej uznaje się rok 1814, kiedy to w wyniku rewolucji francuskiej i wojen napoleońskich zorganizowano kongres wiedeński w celu rewizji terytorialnej i ustrojowej ówczesnej Europy.
Wtedy nie myślano jeszcze, że tego typu forma masowych, międzynarodowych spotkań może mieć inne niż polityczne zastosowanie. Dziś nie dziwi już nikogo, że konferencje i spotkania oferują szereg możliwości biznesowych: mogą stanowić idealną formę nawiązywania kontaktów, pomagają w budowaniu wiarygodności marki, umożliwiają śledzenie nowości technologicznych czy pozwalają poznać nieco bliżej strategię konkurencji. Co więcej, konferencje i spotkania biznesowe umożliwiają pracownikom poznanie nowych ludzi oraz rozwinięcie umiejętności retorycznych i komunikacyjnych. Konferencje oczywiście bywają też często organizowane w świecie akademickim, gdzie prelegenci przedstawiają najnowsze badania lub dyskutują nad problemami współczesnej nauki.
Konferencje online
Ubiegły rok to czas, w którym świat na nowo musiał zdefiniować znaczenie i możliwości organizacyjne konferencji i spotkań. I choć te w formie online już wcześniej zyskały na atrakcyjności jako alternatywa lub uzupełnienie klasycznej formy, prawdziwa zmiana przyszła wraz z wybuchem pandemii COVID-19. Niezliczona ilość organizacji, przedsiębiorstw, instytucji została zmuszona do przejścia do Internetu. Cały proces reorientacji musiał przebiec jak najszybciej, przecież czas to pieniądz, dlatego wiele konferencji zaplanowanych na rok 2020 odbyło się online bez gruntownego przygotowania i przemyślenia ewentualnych zagrożeń. Warto jednak na tę sprawę spojrzeć chłodnym okiem i spróbować ocenić co zyskujemy, a co tracimy, przenosząc nasze spotkania biznesowe do Internetu.
Zalety spotkań online
- Dostępność – aby wziąć udział w spotkaniu lub oddalonej o tysiące kilometrów konferencji, wystarczy komputer, tablet, telefon komórkowy lub dowolne inne urządzenie z dostępem do Internetu. Znacznie łatwiej też zagospodarować sobie na to czas, gdyż nie musimy przejmować się korkami lub szukaniem właściwej sali. Bez wątpienia zyskują na tym wszyscy, zarówno uczestnicy, prelegenci, organizatorzy, jak i pracownicy techniczni, a nawet tłumacze konferencyjni. Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto wspomnieć: konferencje i spotkania online to zbawienie dla ludzi z ograniczeniami ruchowymi. Jest to więc idealne rozwiązanie dla osób, które nie byłyby w stanie uczestniczyć w wydarzeniu w formie fizycznej.
- Elastyczność i wygoda – z punktu widzenia uczestników spotkania online zapewniają znacznie większy komfort, zwłaszcza podczas konferencji i wykładów dużego formatu; możemy usiąść w wygodnym krześle, popijając kawę ze swojego ulubionego kubka. Ponadto Internet umożliwia bardzo sprawne przechodzenie z jednej sesji do drugiej. Nowoczesne programy do organizowania eventów są coraz bardziej intuicyjne i bezawaryjne, prelegenci zyskują możliwość przygotowania swoich wystąpień znacznie bardziej szczegółowo, a tłumacze – dostęp do licznych narzędzi komputerowych usprawniających ich pracę.
- Koszt – może się to wydać oczywiste, ale tak właśnie jest: organizacja konferencji w klasycznej formie wiąże się z kosztem wynajęcia sali, cateringu, paliwa itd. Przeniesienie spotkania do Internetu jest właściwie bezkosztowe. Są platformy płatne, ale są też takie, z których możemy korzystać całkowicie za darmo. Należy jednak pamiętać, że tłumaczowi oraz pracownikom technicznym lub pomocy organizacyjnej należy się taka sama stawka jak w przypadku klasycznej konferencji, z wyjątkiem zwrotu za koszt paliwa.
Konferencje online – wady
- Interakcja i integracja – A raczej ich brak. Możliwość zostania po konferencji i zadania prelegentowi kilku pytań może się okazać cenniejsza niż treść całego wykładu. Niestety w Internecie kontakt między uczestnikami spotkania jest znacznie ograniczony, nie wspominając nawet o spontanicznych rozmowach, cichych komentarzach czy informacji zwrotnej. Słowem, bardzo ciężko o odpowiednią interakcję, jeżeli kontakt z rozmówcą nie ma formy fizycznej – w ten sposób dużo ciężej przekazać informacje za pomocą języka niewerbalnego, tj. gestów, mimiki czy tonu. Taka sytuacja może okazać się przeszkodą także dla tłumaczy, którzy często szukają kontekstu poza samymi słowami.
- Izolacja – Specjaliści zwracają szczególną uwagę na problem osamotnienia wywołanego pandemią COVID-19. Niestety internetowa forma przeprowadzania spotkań i konferencji nie polepsza sytuacji. Załóżmy, że jesteśmy prelegentem i kończymy nasz wykład: wystarczy jedno kliknięcie myszki, aby powrócić do swojej codzienności. Dysonans między powagą konferencji biznesowej a przestrzenią własnego pokoju lub gabinetu może być dla wielu bardzo przytłaczający. Poza tym, siedząc we własnym mieszkaniu, niektórzy ludzie mogą mieć problemy z rozgraniczeniem swoich obowiązków zawodowych i prywatnych.
- Technikalia – W debacie nad jakością prowadzonych w Internecie konferencji i spotkań bardzo często można usłyszeć, że „urządzenia i Internet lubią się psuć”. Oczywiście, podobnie jak mikrofony i nagłośnienie podczas klasycznej konferencji. Różnica polega jednak na tym, że wirtualne spotkania bardzo często prowadzimy z naszych domów, a jak wiadomo, w domu mamy zazwyczaj jednego dostawcę Internetu i jeden komputer, na którym pracujemy. W przypadku awarii niezwykle ciężko o sprzęt zastępczy. Aby uniknąć ewentualnych wpadek, należy bardzo szczegółowo zadbać o odpowiednie przygotowanie techniczne.
Rok 2020 zmusił wiele firm i organizacji do szukania nowych rozwiązań technologicznych. Niektóre wydarzenia na pewno prędzej czy później wrócą do swojej pierwotnej formy, gdyż zalety, jakie niesie ze sobą spotkanie „twarzą w twarz”, są nie do przecenienia. Jednocześnie wydaje się, że ze względu na zawrotnie niskie koszty organizacyjne i elastyczność rozwiązań online część konferencji i spotkań już na stałe zagości w Internecie.
