W firmach coraz częściej mówi się o komunikacji – tej zewnętrznej i tej wewnętrznej. Pojawiają się pojęcia takie jak strategia komunikacyjna, język marki, ton głosu, komunikacja z klientem. To wszystko są ważne elementy – ale bardzo często w tych rozmowach pomijany jest temat bardziej podstawowy. Mowa o polityce językowej, czyli ustaleniach dotyczących tego, jakimi językami posługujemy się w firmie, w jakich sytuacjach i według jakich zasad.
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że to temat dla dużych korporacji, które mają biura w kilku krajach i dziesiątki różnych zespołów. Ale prawda jest taka, że nawet niewielka firma może na tym zyskać. Czasem wystarczy kilka prostych zasad, żeby poprawić przepływ informacji, ułatwić współpracę i zaoszczędzić sobie sporo frustracji.
W tym tekście omówimy, czym właściwie jest polityka językowa, dlaczego warto się nią zająć i jak krok po kroku można ją stworzyć – bez zbędnego komplikowania.
Co to w ogóle jest polityka językowa?
Polityka językowa to – w skrócie – zestaw ustaleń dotyczących tego, jakimi językami posługujemy się w firmie. Może dotyczyć zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i tej skierowanej na zewnątrz: do klientów, partnerów, kontrahentów.
To nie musi być gruby dokument ani formalny regulamin. Czasem wystarczy krótki przewodnik, w którym odpowiemy na kilka podstawowych pytań, np.:
- Jaki język uznajemy za główny w naszej firmie?
- W jakich sytuacjach używamy konkretnych języków?
- Czy dokumenty, prezentacje, maile muszą być tłumaczone?
- Jak komunikujemy się w zespołach wielojęzycznych?
- Jakie zasady obowiązują przy pisaniu e-maili, raportów czy ogłoszeń?
Nie chodzi o to, żeby wszystko uregulować do granic możliwości. Chodzi o to, żeby nie trzeba było za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa. Żeby uniknąć sytuacji, w których każdy robi wszystko po swojemu – i nikt do końca nie wie, czy to „po swojemu” działa.
Dlaczego warto stworzyć politykę językową?
Istnieje kilka powodów, dla których warto stworzyć politykę językową.
Po pierwsze: lepsza komunikacja. Jeśli wiadomo, jaki język stosujemy w danej sytuacji, ludzie działają sprawniej i czują się pewniej. To szczególnie ważne w firmach, gdzie pracują osoby z różnych krajów lub o różnym poziomie znajomości języków. Jasne zasady pomagają ograniczyć nieporozumienia i obniżyć stres.
Po drugie: spójność i profesjonalny wizerunek. Kiedy cała firma komunikuje się podobnym językiem – niezależnie od tego, czy chodzi o ton wypowiedzi, sposób pisania maili czy tłumaczenie dokumentów – po prostu sprawia wrażenie bardziej profesjonalnej i wiarygodnej. Klient widzi, że firma wie, co robi.
Po trzecie: łatwiejszy onboarding. Dla nowych pracowników, szczególnie tych, którzy nie znają wszystkich kodów i przyzwyczajeń firmowych, polityka językowa jest jak mapa. Wiedzą, czego się trzymać i jak mówić/pisać, żeby być zrozumianym.
Po czwarte: budowanie kultury organizacyjnej. Język to nie tylko środek komunikacji. To też sposób, w jaki tworzymy relacje, atmosferę, wspólne znaczenia. Jeśli firma dba o to, jak się komunikuje, łatwiej zbudować zdrową kulturę pracy.
Kiedy temat zaczyna być pilny
Nie każda firma musi wdrażać politykę językową od pierwszego dnia działalności. Ale są momenty, w których warto się tym zająć:
- Gdy firma się rozrasta i zatrudnia osoby z innych krajów.
- Gdy coraz więcej komunikacji odbywa się na piśmie – np. przez maila, komunikatory, dokumenty.
- Gdy zespoły pracują zdalnie albo hybrydowo.
- Gdy firma wchodzi na nowe rynki i zaczyna komunikować się z klientami w innych językach.
- Gdy dochodzi do połączenia firm albo zespołów, które mają różne nawyki i style komunikacji.
- Gdy po prostu pojawiają się problemy – niejasne maile, pomyłki, niezrozumienie, frustracje.
Polityka językowa krok po kroku
Przygotowywanie polityki językowej można zacząć od małych kroków.
1. Sprawdź, jak jest teraz
Zanim coś zaproponujesz, warto zobaczyć, jak wygląda rzeczywistość. Jakie języki są używane? Gdzie pojawiają się trudności? Czy są zespoły, które działają zupełnie inaczej niż reszta? Można zrobić krótką ankietę, poprosić ludzi o przykłady, zebrać opinie.
2. Określ cele
Po co w ogóle chcesz wprowadzić politykę językową? Czy chodzi o spójność komunikacji z klientami? Czy o lepszą współpracę w zespole? A może o pomoc dla tych, którzy nie czują się pewnie z pisaniem po angielsku? Jeśli wiesz, jaki problem chcesz rozwiązać, łatwiej dobrać dobre rozwiązania.
3. Wybierz język główny
Jeśli firma działa międzynarodowo albo ma zespół wielojęzyczny, dobrze ustalić, który język jest „bazowy”. Często to angielski, ale nie musi tak być. Można też przyjąć model z językiem głównym + językami lokalnymi.
4. Zapisz kilka zasad
Najlepiej w prostej formie. Przykłady:
- Spotkania zespołowe prowadzimy po polsku, ale z międzynarodowymi gośćmi – po angielsku.
- Raporty wewnętrzne – w języku głównym.
- W e-mailach stosujemy jasne nagłówki, krótkie zdania, bez zbędnego żargonu.
- Każda oferta handlowa musi być sprawdzona językowo przed wysłaniem.
5. Skonsultuj z zespołem
Nie warto tworzyć polityki językowej w oderwaniu od rzeczywistości. Dobrze pokazać projekt dokumentu osobom z różnych działów, zapytać o opinie, sprawdzić, czy coś nie zostało pominięte. Można też stworzyć grupę roboczą.
6. Wdrażaj stopniowo, ale konsekwentnie
Ważne, żeby ludzie wiedzieli, że taki dokument istnieje – i że warto z niego korzystać. Można go omówić na spotkaniach, wrzucić na firmowy intranet, dodać do materiałów onboardingowych.
Co dalej?
Polityka językowa nie jest czymś, co tworzy się raz na zawsze. Świat się zmienia, firma się zmienia, ludzie się zmieniają. Warto co jakiś czas wracać do dokumentu, sprawdzać, czy wciąż działa i czy nie warto go zaktualizować.
Można też iść o krok dalej – i zadbać o rzeczy, które tę politykę wspierają, np.:
- szkolenia językowe dla pracowników,
- wewnętrzne glosariusze terminów,
- wsparcie korektora lub tłumacza,
- warsztaty z prostego pisania lub jasnej komunikacji.
Podsumowanie
Polityka językowa nie musi być wielką strategią na sto stron. Czasem wystarczy kilka ustaleń, które pomogą ludziom działać sprawniej, czuć się pewniej i lepiej się rozumieć.
To nie jest temat tylko dla korporacji. To temat dla każdej firmy, która chce uporządkować komunikację – po prostu po ludzku. Żeby nie było chaosu, żeby ludzie wiedzieli, co robić i jak dojść do porozumienia.
Dobrze przemyślana polityka językowa może zrobić więcej, niż się wydaje. A jeśli pomoże chociaż jednej osobie nie stresować się przy pisaniu maila – to już dużo.
Potrzebujesz tłumaczenia polityki językowej lub innych dokumentów firmowych? Jesteśmy do Twojej dyspozycji!
