Umiejętność napisania dobrego listu oficjalnego przyda nam się nie tylko w szkole, ale przede wszystkim w życiu codziennym.
Napisanie listu tego typu nie jest tak trudne, jak mogłoby się na początku wydawać. Jeśli jednak nie wiesz, od czego zacząć, albo natrafisz na przeszkody w trakcie jego tworzenia, zapraszamy do zapoznania się z naszymi wskazówkami.
SPIS TREŚCI
Co to jest list oficjalny?
Za pomocą listu oficjalnego zwracamy się do osoby nam obcej lub znanej, ale z którą nie utrzymujemy stosunków prywatnych (np. kogoś wyższego nam rangą lub stanowiskiem: kierownika, menedżera, inwestora). Takie pismo może być również skierowane do szerszego grona osób (np. członków zarządu firmy) lub określonej instytucji. Zazwyczaj pisane jest w celu wyrażenia prośby lub poinformowania o pewnych faktach.
Umiejętność pisania pism oficjalnych jest często potrzebna w pracy. Jeśli obecnie rozważasz poszukiwanie nowych możliwości rozwoju kariery, warto skorzystać z platformy Jooble. To zaawansowany portal z ofertami pracy, który ułatwia przeszukiwanie i znalezienie stanowisk w różnych sektorach i branżach. Wpisz nazwę regionu w którym szukasz ofert, np. praca w Krakowie, i zobacz wszystkie dostępne propozycje. Wypróbuj platformę Jooble i otwórz nowe drzwi do kariery zawodowej!
Schemat listu oficjalnego
Prawidłowo napisany list oficjalny dzieli się na trzy części: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Nie może w nim również zabraknąć takich elementów jak: miejscowość i data, dane adresata i nadawcy, nagłówek, końcowy zwrot grzecznościowy oraz nasz podpis. Poniżej omówimy pokrótce każdy z nich.
Miejscowość i data
Informacja o miejscowości i dacie powinna znajdować się w prawym górnym rogu naszego listu oficjalnego. Przykładowo może mieć taką formę: „Warszawa, 23 grudnia 2021 r.”.
Dane adresata i nadawcy
Dane nadawcy umieszczamy poniżej nazwy miejscowości i daty, po lewej stronie. Powinny one zawierać imię, nazwisko, adres, a czasem również dane kontaktowe: numer telefonu lub e-mail.
Dane adresata umieszczamy po prawej stronie, pod informacjami dotyczącymi nadawcy. One również powinny zawierać imię, nazwisko i adres.
Nagłówek
Jest to zwrot grzecznościowy skierowany do adresata. Nagłówek listu oficjalnego może brzmieć np.: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Szanowni Państwo”. Jeśli piszemy do konkretnej osoby, w tym miejscu koniecznie powinny się pojawić jej imię i nazwisko, np.: „Szanowny Panie Adamie Kowalski”, „Szanowna Pani Ewo Nowak”.
Zgodnie z tradycją po wyrażeniach tego typu stawiamy przecinek (i zaczynamy pisać akapit małą literą) lub wykrzyknik (nasz wstęp będzie się wtedy rozpoczynał wielką literą).
Końcowy zwrot grzecznościowy
List oficjalny powinniśmy zakończyć odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Może to być np.: „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem”, „Łączę wyrazy szacunku”. Po tych wyrażeniach nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego.
Podpis
Na samym końcu listu oficjalnego powinniśmy zamieścić odręczny podpis. W niektórych sytuacjach może być również wymagana nasza pieczątka.
Dodatkowy element – postscriptum (PS)
Postscriptum to dopisek do listu umieszczony na jego końcu, już po podpisie nadawcy. Zazwyczaj służy do przekazania informacji, o których dowiedzieliśmy się już po napisaniu wiadomości.
Postscriptum sygnalizujemy w liście skrótem „PS”. Jeśli chcemy zawrzeć więcej niż jeden dopisek, następny zaczniemy od „PPS”. Pamiętajmy, że nie powinniśmy nadużywać tego elementu.
Jak napisać list formalny?
Jeśli nie wiesz, jak się pisze list, warto skorzystać z dostępnych poradników i wzorów, które pomogą ci wyrazić swoje myśli w sposób klarowny i zrozumiały.
Wstęp
We wstępie listu oficjalnego przedstawiamy powód naszej korespondencji. Powinniśmy wyrazić go w sposób jak najbardziej zrozumiały, tak aby po jego przeczytaniu nasz adresat wiedział, czego od niego oczekujemy. Poniżej prezentujemy przydatne zwroty, które można wykorzystać w tej części wiadomości:
- Nawiązując do naszej wcześniejszej wiadomości…
- Piszę, gdyż…
- Zwracam się do Państwa z uprzejmą prośbą o…
- Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na…
- Nawiązując do…
- Piszę do Pana/i z zapytaniem o…
- Pańska firma została nam polecona przez…
Rozwinięcie
Ta część listu powinna zawierać treść, z jaką zwracamy się do naszego adresata. Może się w niej znaleźć np.: opis problemu, autoprezentacja, streszczenie problemu, argumentacja. Poniżej znajdują się niektóre przydatne zwroty:
- Chciałbym zapytać, czy…
- Czy mógłby/mogłaby mi Pan/i przesłać…?
- Czy byłby/byłaby Pan/i tak uprzejmy/a…?
- Jesteśmy zainteresowani nabyciem…
- Proszę o przesłanie mi…
- Z przykrością informujemy, że…
- Nosimy się z zamiarem…
Jeśli nasz list zawiera dodatkowe dokumenty (załączniki), powinniśmy zawrzeć informację o nich w korespondencji. Możemy to zrobić w taki sposób:
- Załączam…
- W załączeniu znajdą Państwo…
- Dołączam potrzebne dokumenty.
Zakończenie
Zakończenie naszego listu formalnego będzie zależeć od jego treści i tego, co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Przykładowo może ono brzmieć tak:
- Uprzejmie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
- Będę wdzięczny za szybką odpowiedź.
- Oczekuję Pańskiej/Pani decyzji w tej sprawie.
- Jeżeli potrzebuje Pan/i dodatkowych informacji, bardzo proszę o kontakt.
- Liczę na omówienie tej sprawy z Państwem osobiście.
Jeśli zależy nam na otrzymaniu szybkiej odpowiedzi na nasz list formalny, możemy napomknąć o tym w zakończeniu:
- Proszę o szybką odpowiedź.
- Proszę o pilne przesłanie mi…
- Z góry dziękuję za szybką odpowiedź.
- Bardzo proszę o kontakt telefoniczny, ponieważ zależy mi na czasie.
O czym należy pamiętać, pisząc list oficjalny?
Zanim zaczniemy pisać list oficjalny, powinniśmy zastanowić się, kto jest jego adresatem. Czy to jedna osoba, czy może grupa ludzi? Jest to bardzo ważne, ponieważ wygląd naszej korespondencji zależy w dużej mierze od tożsamości jej odbiorcy.
Zaimki osobowe w liście zapisujemy wielką literą, jeśli służą jako bezpośredni zwrot do naszego adresata: Pan, Pani, Państwo, Ty, Tobie, Ciebie. Wyrażamy w ten sposób szacunek.
Język naszej korespondencji powinien być oficjalny i grzeczny. Unikajmy zwrotów slangowych lub takich, które mogą zostać niezrozumiane. Przeczytajmy też nasz list kilka razy po jego napisaniu, żeby upewnić się, że jest on wolny od błędów ortograficznych i literówek.
Listy oficjalne powinniśmy pisać na komputerze, a następnie własnoręcznie podpisać wydruk. Zależnie od sytuacji możemy go zeskanować bądź skserować i wysłać drogą elektroniczną lub w sposób tradycyjny – pocztą.
Jeśli nasz list ma tradycyjną formę papierową, upewnijmy się, że kartka, na której został wydrukowany bądź napisany, jest schludna i niepognieciona. Sprawdźmy również, czy prawidłowo zaadresowaliśmy kopertę.
Rodzaje listów oficjalnych
List oficjalny może dotyczyć wielu spraw. Najpopularniejsze są: podania, listy motywacyjne, zawiadomienia. Każde z nich służy nieco innemu celowi i dlatego też różnią się nieco między sobą.
Podanie
Podanie to pismo urzędowe, którego celem jest wyrażenie prośby. Może ona być bardzo różnego rodzaju i dotyczyć m.in. przyjęcia na studia, przyznania stypendium, otrzymania urlopu. Poniżej znajdziecie kilka wskazówek:
- Podanie powinno zawierać tytuł umieszczony na środku strony, poniżej danych naszych i adresata. Może on brzmieć po prostu „Podanie” lub być bardziej precyzyjny, np.: „Podanie o przyjęcie na studia”, „Podanie o stypendium socjalne”.
- Ten typ listu formalnego powinien być napisany prostym i zwięzłym językiem. Należy powstrzymać się od wszelkich wypowiedzi emocjonalnych.
- Wiele instytucji, w tym m.in. uczelnie, umieszcza na swoich stronach wzory podań. Jeśli są one dostępne, warto z nich skorzystać.
Tak jak inne listy oficjalne, podanie również powinno być podzielone na trzy części. We wstępie formułujemy naszą prośbę, w rozwinięciu uzasadniamy ją, a w zakończeniu wyrażamy nadzieję, że zostanie ona pozytywnie rozpatrzona. Poniżej znajduje się kilka zwrotów, które mogą okazać się przydatne:
- Zwracam się z uprzejmą prośbą o…
- Swoją prośbę motywuję…
- W uzasadnieniu chciałbym dodać, że…
- Liczę na przychylne rozpatrzenie mojej sprawy…
- Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby…
List motywacyjny
Dobrze napisany list motywacyjny może znacząco zwiększyć nasze szanse na zdobycie upragnionej pracy. Należy pamiętać, że jego celem jest wyjaśnienie, dlaczego nasza kandydatura będzie odpowiednia na dane stanowisko. Dlatego też powinniśmy poświęcić mu chwilę czasu. Poniżej znajdziecie garść porad, jak go napisać.
- Spróbujmy ustalić, kto jest odbiorcą naszego listu. Jeśli uda nam się znaleźć imię i nazwisko rekrutera, zwróćmy się bezpośrednio do niego. Nasz wysiłek na pewno zostanie doceniony.
- Powinniśmy zawrzeć informację, na jakie ogłoszenie odpowiadamy. Nie zapomnijmy również wspomnieć nazwy stanowiska, na które aplikujemy.
- Ponieważ pisząc list motywacyjny, chcemy udowodnić, że jesteśmy odpowiednią osobą na dane stanowisko, w takim piśmie skupiamy się na wyjaśnieniu, dlaczego pracodawca powinien zatrudnić właśnie nas. Opiszmy więc, jakie korzyści odniesie on przy podjęciu takiej decyzji.
- List motywacyjny nie powinien być przepisanym CV. Wykorzystajmy go, żeby opisać nasze cechy osobowości, plany zawodowe, doświadczenia – wszystko to, na co nie ma miejsca w curriculum vitae.
- Jeśli wysyłamy nasz list motywacyjny drogą elektroniczną, pamiętajmy, aby był on w formacie PDF. Dzięki temu zabiegowi będziemy mieć pewność, że dotrze on do odbiorcy w niezmienionej formie.
Zawiadomienie
Jest to list formalny, którego celem jest poinformowanie o czymś, najczęściej o jakimś wydarzeniu. Zazwyczaj jest on skierowany do szerszego grona. Powinny się w nim znaleźć następujące elementy: kto, kogo, o czym zawiadamia, gdzie i kiedy się to odbędzie. Przykładowo może dotyczyć: zbiórki karmy dla bezdomnych zwierząt, spotkania samorządu szkolnego, organizacji towarzyskiego meczu piłkarskiego. Zazwyczaj dominują w nim konstrukcje bezosobowe, takie jak: „informuje się”, „zawiadamia się”.
To już wszystkie najważniejsze informacje dotyczące pisania listów oficjalnych. Mamy nadzieję, że nasz artykuł pomoże Ci uporządkować wiadomości na ten temat.
Jeżeli przygotowałeś swój list formalny po polsku i chcesz go przetłumaczyć na inny język, np. angielski, ukraiński bądź hiszpański, mając pewność, że w nowej wersji językowej będzie on równie poprawny – skorzystaj z naszej oferty!
