Wiele określonych dokumentów urzędowych po przetłumaczeniu na język obcy wymaga specjalnego poświadczenia, jeśli chcemy, aby były ważne także za granicą. To urzędowe poświadczenie to właśnie klauzula apostille.
Słowo apostille pochodzi z języka francuskiego. Wymawiamy je jako „apostil”, funkcjonuje też spolszczona nazwa apostylla. Klauzula apostille używana jest w celu oficjalnego poświadczenia określonych dokumentów urzędowych, np. aktów notarialnych i aktów stanów cywilnego czy tłumaczeń uwierzytelnionych tych dokumentów.
Klauzulą apostille posługujemy się także w celu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Poświadczenie to odbywa się na wniosek posiadacza dokumentu przez właściwy organ państwa, w którym wydano oryginalny dokument.
SPIS TREŚCI
Kiedy wymagane jest stosowanie klauzuli apostille?
Klauzulą apostille posługujemy się wówczas, gdy chcemy wykorzystać dokument urzędowy za granicą. Dokument poświadczony apostille traktuje się jako autentyczny i oficjalny, posiada on zatem moc prawną. Nadanie klauzuli apostille to więc nic innego jak potwierdzenie tego, że dany dokument jest ważny i autentyczny.
Dokumenty, które wymagają poświadczenia klauzulą apostille, to m.in.: akty stanu cywilnego, wyroki i postanowienia sądowe, akty notarialne, dyplomy i świadectwa szkolne, wypisy z rejestrów, a także urzędowe poświadczenia na innych dokumentach.
Kto nadaje klauzulę apostille?
Urzędowej legalizacji dokumentów dokonuje najczęściej Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Potwierdzenie takie może też wydać Ministerstwo Edukacji Narodowej lub Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, kiedy poświadczenia wymaga dokument wydany przez instytucje oświatowe, np. dyplom zaświadczający o ukończeniu studiów.
Klauzula apostille jest konieczna, gdy chcemy przedłożyć dany dokument instytucjom innego państwa. Trzeba wtedy uzyskać sądowe poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem, które wydawane jest na mocy postanowienia sądu okręgowego. Poświadczenie to wysyła się do MSZ wraz z wnioskiem o apostille. Wniosek posiadacza dokumentu można też złożyć osobiście. Jego wzór jest dostępny na stronie internetowej MSZ.
Jaki jest koszt uzyskania apostille?
Opłata skarbowa niezbędna, by uzyskać apostille na jednym dokumencie, wynosi 60 złotych. Wpłat można dokonywać przelewem lub gotówką w siedzibie MSZ.
Gdzie obowiązuje apostille?
Międzynarodowe ustalenia opisujące klauzulę apostille regulują postanowienia konwencji haskiej z 5 października 1961 roku, którą podpisało 117 państw. Ich listę znajdziemy na stronie internetowej hcch.net lub w Referacie ds. Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Konwencja znosiła wymóg legalizacji dokumentów urzędowych na rzecz wprowadzenia klauzuli apostille posiadającej moc prawną.
Co w przypadku państwa, które nie jest stroną konwencji haskiej?
W państwach, które nie są stroną konwencji haskiej, obowiązują inne zasady legalizacji zagranicznych dokumentów. Jest ona dokonywana przez urzędnika konsularnego z kraju pochodzenia dokumentu.
Zmiany w sposobie legalizacji dokumentów urzędowych
6 lipca 2016 roku podpisano rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie ustanowione przez państwa będące stroną konwencji haskiej.
Co zmieniło rozporządzenie?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego, o którym mowa powyżej, zdejmuje obowiązek poświadczania klauzulą apostille zagranicznych dokumentów urzędowych przeznaczonych do określonych celów, np. dotyczących urodzenia, zgonu, separacji i unieważnienia małżeństwa, przysposobienia dziecka czy braku figurowania w rejestrze karnym.
W każdym państwie członkowskim UE rozporządzenie wiąże się z pominięciem dodatkowych legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, jeśli dokumenty te zostały wydane w innym państwie członkowskim UE. Jednak na wniosek posiadacza dokumentu możliwe jest uzyskanie apostille, czyli takiego poświadczenia.
Inne dokumenty stanowiące podstawę prawną dla stosowania apostille
Oprócz porozumień dokonanych przez organy państw członkowskich Unii Europejskiej, tj. konwencji haskiej i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady, istnieje jeszcze szereg innych dokumentów ustalających warunki stosowania klauzuli apostille. Należą do nich:
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków;
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych szkół i placówek artystycznych;
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych;
- ustawy: o opłacie skarbowej, o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, o szkolnictwie wyższym i nauce, o rzemiośle, o izbach gospodarczych.
Jeżeli potrzebujesz tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów wymagających klauzuli apostille na język angielski, niemiecki lub inny, zapoznaj się z naszą ofertą tłumaczeń pisemnych. Więcej informacji znajdziesz w poszczególnych zakładkach na naszej stronie.
