SPIS TREŚCI
ANALIZA ZLECENIA NA ORGANIZACJĘ KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ
Warszawska szkoła wyższa zgłosiła się do nas w sprawie pomocy przy organizacji konferencji międzynarodowej. Potrzebowali oni obsługi wydarzenia, tłumaczy dwóch języków – angielskiego i francuskiego, a także zapewnienia specjalnego sprzętu do tłumaczeń symultanicznych. Aby konferencja mogła mieć charakter międzynarodowy, konieczna była też sprawna zintegrowana platforma.
ODPOWIEDŹ NA POTRZEBY KLIENTA
Po zbadaniu potrzeb klienta zostały mu wstępnie przedstawione możliwości Skrivanka w zakresie organizacji konferencji hybrydowych z pełną obsługą i w integracji z tłumaczeniem.
Zlecenie przeprowadzono we współpracy z lokalnym dostawcą wideo, który udostępnił swoje kamery i sprzęt audiowizualny. Realizacja odbyła się w siedzibie klienta – w Warszawie. Poza salą umieszczono kabiny do tłumaczeń, a w niej nagłośnienie i producencką obsługę audiowizualną oraz dwie kamery do broadcastingu. Zgromadzeni na sali uczestnicy konferencji otrzymali zestawy słuchawkowe do odbioru tłumaczenia. Prezentacje i obraz z kamery prelegenta wyświetlano za pomocą projektora. Na sali pracowali operator kamery, operator dźwięku i operator obrazu, w kabinach zaś czterech tłumaczy.
W konferencji brało udział ok. 80 osób, z czego 35 znajdowało się na sali, a 45 uczestniczyło w wydarzeniu za pomocą Internetu. Część prelegentów znajdowała się na miejscu, inni zaś łączyli się ze słuchaczami online. W przerwach między wystąpieniami za pomocą projektora wyświetlane były filmy promocyjne.
WNIOSKI WYCIĄGNIĘTE Z PODJĘTEGO WYZWANIA
Konferencja hybrydowa może przynieść korzyści klientowi. Taka forma zapewnia większe bezpieczeństwo przy planowaniu wydarzenia, przewiduje również sposób postępowania w sytuacji, gdyby któryś z prelegentów nie mógł dotrzeć na miejsce. Profesjonalna realizacja wideo uatrakcyjnia konferencję. Doceniają to przede wszystkim osoby uczestniczące w niej zdalnie.
PODSUMOWANIE
Realizacja się udała, przyniosła też bezcenne doświadczenie. Było to chyba najtrudniejsze zlecenie tego typu, z jakim się dotychczas mierzyliśmy i należące do najbardziej skomplikowanych, jakie teraz możemy obsłużyć – pomijając te, które w całości możemy zlecić zewnętrznie.
Szukasz agencji, która pomoże Ci w organizacji konferencji międzynarodowej? Zgłoś się do nas, a przygotujemy dla Ciebie bezpłatną wycenę!
