OCR – optyczne rozpoznawanie znaków
Oszczędność czasu, także w tłumaczeniach.
Przekształć swoje dokumenty szybko i efektywnie z OCR Skrivanek!
OCR – co to znaczy?
OCR to technologia do optycznego rozpoznawania znaków (ang. optical character recognition), używana coraz powszechniej w wielu gałęziach biznesu – od szeroko rozumianej administracji po tłumaczenia właśnie.
Wiele dokumentów, z którymi pracujemy, występuje w formie zeskanowanych dokumentów bądź plików PDF, a więc w formatach, które są uciążliwe do edytowania czy kopiowania. W związku z tym pracownicy poświęcają mnóstwo czasu i energii, aby ręcznie przepisać tekst. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi narzędzie OCR. Jest to oprogramowanie bądź wbudowana funkcja, która, krótko mówiąc, rozpoznaje symbole na nieedytowalnych plikach, przekształcając je w tekst, który można łatwo kopiować i modyfikować.
Program OCR jest w stanie rozpoznać tekst znajdujący się również na grafikach, a także przekonwertować tabele, pieczątki, wzory czy całe pliki PDF. W rezultacie z zamkniętego pliku PDF odczytywanego przez komputer jako obraz powstaje otwarty, edytowalny plik tekstowy, z którego możemy np. kopiować tekst.
Jak wygląda usługa OCR w skrivanku?
Jak skanować do OCR?
W jaki sposób możemy korzystać z funkcji OCR? Istnieją dwie drogi, dzięki którym możemy cieszyć się szeroką gamą opcji oferowanych przez tę technologię:
- Zainstalowanie aplikacji/oprogramowania OCR
- Wykorzystanie urządzenia z wbudowaną już funkcją OCR
W Internecie możemy natknąć się również na darmowe konwertery plików graficznych wykorzystujących technologię OCR, jednak to rozwiązanie rzadko kiedy jest rekomendowane przez specjalistów – zaraz powiemy więcej na ten temat.
W obu wymienionych wyżej przypadkach skanowanie plików to nieskomplikowany proces, który znacznie ułatwia pracę biurową. Wybór jednej z opcji zależy w dużej mierze od charakteru firmy, rodzaju dokumentów, a także indywidualnych oczekiwań klienta.
Oprogramowanie OCR do zainstalowania na komputerze występuje w wersji darmowej oraz płatnej – ta druga oferuje znacznie więcej możliwości, jeśli chodzi o edytowanie dokumentu, a także zapewnia dodatkowe funkcje związane z grafiką czy tekstem w języku obcym. Aby można było użyć oprogramowania OCR, plik do skanowania musi znajdować się na komputerze, a w niektórych przypadkach w folderze programu, aby ten mógł go odczytać. Po otworzeniu pliku należy postępować według wytyczonych kroków, które zajmują jedynie kilka kliknięć. W efekcie program pozwala pobrać gotowy plik tekstowy.
Nieco częściej niż na dedykowaną aplikację firmy decydują się na zakup drukarek czy skanerów, które posiadają wbudowaną technologię OCR. W tym przypadku proces skanowania jest trochę krótszy, bowiem wystarczy zeskanować dokument z wyborem opcji OCR. Zeskanowany plik znajdzie się na komputerze już w przekonwertowanej formie tekstowej.
Jak widać, proces skanowania dokumentów do OCR w obu przypadkach jest bardzo zbliżony, a co najważniejsze – bezproblemowy. Należy jednak pamiętać o jakości dokumentu – technologia OCR poradzi sobie najlepiej przy wysokiej rozdzielczości i przejrzystości skanowanej treści.
Zoptymalizuj zarządzanie dokumentami w swojej firmie dzięki naszej technologii OCR. Skontaktuj się z nami już dziś!
Nasi Klienci:
Korzyści z poddania dokumentów usłudze OCR
Poza prostą obsługą OCR posiada wiele innych zalet, które można wprowadzić do swojej pracy jednym kliknięciem. Mechanizm OCR to:
- Oszczędność czasu – prawdopodobnie największy plus technologii OCR. Dzięki niej nie ma już potrzeby ręcznego przepisywania dokumentów, a także wykorzystywania znacznych pokładów energii do odszyfrowania poszczególnych informacji z pliku PDF.
- Archiwizacja – program OCR nie tylko pomaga w tworzeniu plików tekstowych, ale również umożliwia przechowywanie ich w elektronicznym archiwum. Dzięki tej opcji odnajdywanie dokumentów również staje się łatwiejsze – wystarczy bowiem wpisać słowo lub frazę kluczową, aby uzyskać listę rezultatów.
- Usprawniony obieg dokumentów – bardzo często dokumenty muszą przejść długą drogę, zanim finalnie trafią do klienta. System OCR przychodzi z pomocą również w tej kwestii, automatyzując część procesów. Dodatkowo dokumenty mogą być poddawane kilku procesom naraz, co zdecydowanie przyspiesza realizację zlecenia.
OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) dokumentów w języku obcym
Technologia OCR jest bardzo często używana w biurach tłumaczeniowych z uwagi na możliwość skanowania obcojęzycznych dokumentów oraz edycji plików PDF lub pisma odręcznego. Nie zabrakło jej także w ofercie Skrivanka. Niemal każde oprogramowanie OCR posiada funkcję wyboru innego języka niż polski, a oferowana lista jest naprawdę imponująca. Programy te nie mają również problemów z odczytywaniem alfabetów innych niż łaciński, a więc wszystkie symbole rozpoznane będą jako język obcy.
Co więcej, niektóre programy OCR, poza funkcją odczytu obcego tekstu, posiadają również opcję automatycznego tłumaczenia całych tekstów – wystarczy wybrać język źródłowy dokumentu oraz język docelowy, na który chcemy przekonwertować dany tekst. Ponieważ jednak tłumaczenie mechaniczne wymaga wielu poprawek i często nie nadaje się do wykorzystania, lepiej zdecydować się na współpracę z profesjonalną agencją tłumaczeniową.
Dlaczego warto zlecić OCR specjalistom?
Jeśli zależy Państwu na jak najwyższej jakości wykonanego zlecenia, dobrym rozwiązaniem będzie zwrócenie się do specjalisty. Osoby, które w naszej firmie na co dzień pracują z technologią OCR, będą w stanie sprawniej przeprowadzić cały proces konwersji dokumentów, a także z większą skutecznością wychwycą ewentualne błędy. Ponadto nasza pomoc sprawdzi się, gdy:
- dokument zawiera konkretną kompozycję czy rozmieszczenie graficzne,
- potrzebny będzie wysokojakościowy wydruk,
- wymagane będzie użycie bardziej zaawansowanych opcji OCR (lub innych programów), które pomogą odzwierciedlić oryginalną wersję dokumentu.
Wady narzędzi do OCR online
Wspomniane wcześniej strony i programy dedykowane technologii OCR kuszą swoją dostępnością, łatwą obsługą oraz darmowym korzystaniem z usługi skanowania dokumentów. Na pierwszy rzut oka ta opcja może wydawać się dość atrakcyjna, jednak takie rozwiązanie niesie za sobą kilka komplikacji, a nawet niebezpieczeństw.
Pierwszą kwestią jest czas spędzony na wyszukaniu satysfakcjonującej strony – nie wszystkie bowiem oferują w pełni darmowe usługi. Często też wybór narzędzi jest ograniczony z uwagi na samą specyfikę witryny. Przy funkcji OCR online nie będziemy w stanie pracować na plikach o dużych rozmiarach – a więc wszelkiego rodzaju skomplikowane grafiki, obszerniejsze teksty czy bardziej złożone formy nie będą odczytywane. Jeśli już jednak strona oferuje odczytanie dokumentu według oczekiwań klienta, może zdarzyć się sytuacja, iż nie będzie możliwości pobrania pliku końcowego – w efekcie wciąż pozostanie nam przeniesienie informacji w sposób manualny.
Najpoważniejszą jednak kwestią, którą należy wziąć pod uwagę przy używaniu OCR online, jest ochrona danych osobowych. Rzadko kiedy jesteśmy w stanie zweryfikować bezpieczeństwo danej strony, a nawet przy zapewnieniu, że po skończonym procesie wrażliwe dane nie będą przechowywane, wszystko, co raz zostanie zamieszczone w Internecie, pozostaje tam na zawsze.
Współpraca z agencją Skrivanek eliminuje wszystkie te problemy i gwarantuje, że dokumenty zostaną prawidłowo odczytane, a następnie przetłumaczone na wskazany język. Zapraszamy do kontaktu w celu uzyskania szczegółowych informacji!