Zeitersparnis, auch bei Übersetzungen.

Oszczędność czasu, także w tłumaczeniach.

OCR – was bedeutet das?

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OCR ist eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung (engl. optical character recognition), die in vielen Branchen immer häufiger zum Einsatz kommt – von der Verwaltung im weiteren Sinne bis hin zu Übersetzungen.

Viele Dokumente, mit denen wir arbeiten, liegen in Form von eingescannten Dokumenten oder PDF-Dateien vor, also in Formaten, die umständlich zu bearbeiten oder zu kopieren sind. Folglich wenden die Mitarbeiter viel Zeit und Energie auf, um den Text manuell umzuschreiben. Hier kommt das OCR-Tool ins Spiel. Es handelt sich um eine Software oder eine integrierte Funktion, die, kurz gesagt, Symbole auf nicht bearbeitbaren Dateien erkennt und sie in Text umwandelt, der einfach kopiert und bearbeitet werden kann.

Das OCR-Programm ist in der Lage, Text auch in Grafiken zu erkennen und Tabellen, Stempel, Muster oder ganze PDF-Dateien umzuwandeln. Als Ergebnis wird aus einer geschlossenen PDF-Datei, die der Computer als Bild liest, eine offene, bearbeitbare Textdatei, aus der wir beispielsweise Text kopieren können.

Wie kann ich im OCR-Tool scannen?

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Wie können wir die OCR-Funktion nutzen? Es gibt zwei Möglichkeiten, wie wir die vielfältigen Möglichkeiten dieser Technologie nutzen können:

  • Installieren der OCR-Anwendung/Software
  • Verwendung eines Geräts mit bereits integrierter OCR-Funktion

Im Internet können wir auch auf kostenlose Bildkonverter mit OCR-Technologie stoßen, aber diese Lösung wird nur selten von Profis empfohlen – wir sagen gleich mehr darüber.

In beiden oben genannten Fällen ist das Scannen von Dateien ein unkomplizierter Vorgang, der die Büroarbeit erheblich erleichtert. Die Wahl einer der Optionen hängt maßgeblich von der Art des Unternehmens, der Art der Dokumente sowie den individuellen Erwartungen des Kunden ab.

Die auf dem Computer zu installierende OCR-Software gibt es sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Varianten – letztere bietet deutlich mehr Möglichkeiten bei der Bearbeitung des Dokuments und stellt auch Zusatzfunktionen rund um Grafiken oder Text in einer Fremdsprache zur Verfügung. Um OCR-Software verwenden zu können, muss sich die zu scannende Datei auf dem Computer und in einigen Fällen im Programmordner befinden, damit der Computer sie lesen kann. Nach dem Öffnen der Datei sollte man den angegebenen Schritten folgen, die nur wenige Klicks erfordern. Als Ergebnis lässt sich aus dem Programm eine fertige Textdatei exportieren.

Etwas häufiger als für eine dedizierte Anwendung entscheiden sich Firmen für den Kauf von Druckern oder Scannern mit integrierter OCR-Technologie. In diesem Fall ist der Scanvorgang etwas kürzer, da es ausreicht, das Dokument mit aktivierter OCR-Option zu scannen. Die gescannte Datei erscheint in konvertierter Textform auf dem Computer.

Wie man sieht, ist der OCR-Scanvorgang von Dokumenten in beiden Fällen sehr ähnlich und vor allem problemlos. Man muss jedoch die Qualität des Dokuments beachten – die OCR-Technologie eignet sich am besten für hohe Auflösungen und klare Inhalte.

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Vorteile der Verwendung von OCR für Dokumente

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Neben der einfachen Bedienung hat OCR viele weitere Vorteile, die man mit einem Klick in seine Arbeit einbringen kann. Der OCR-Mechanismus steht für:

  • Zeitersparnis – wahrscheinlich der größte Vorteil der OCR-Technologie. Dadurch entfällt das manuelle Umschreiben von Dokumenten und die aufwendige Entschlüsselung einzelner Informationen aus der PDF-Datei.
  • Archivierung – das OCR-Programm hilft nicht nur bei der Erstellung von Textdateien, sondern ermöglicht auch deren Speicherung in einem elektronischen Archiv. Diese Option erleichtert auch das Auffinden von Dokumenten – man muss lediglich ein Wort oder einen Schlüsselbegriff eingeben, um eine Ergebnisliste zu erhalten.
  • Verbesserter Dokumentenfluss – sehr oft müssen Dokumente einen langen Weg zurücklegen, bevor sie schließlich an den Kunden geliefert werden. Das OCR-System hilft auch hier, indem es einen Teil der Prozesse automatisiert. Darüber hinaus können Dokumente gleichzeitig mehreren Prozessen unterzogen werden, was die Ausführung des Auftrags erheblich beschleunigt.

OCR (optische Zeichenerkennung) von Dokumenten in einer Fremdsprache

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Die OCR-Technologie wird aufgrund der Möglichkeit, fremdsprachige Dokumente zu scannen und PDF-Dateien oder Handschriften zu bearbeiten, sehr häufig in Übersetzungsbüros eingesetzt. Sie ist auch im Angebot von Skrivanek verfügbar. Fast jede OCR-Software hat die Funktion, eine andere Sprache als Polnisch auszuwählen, und die angebotene Liste ist wirklich beeindruckend. Diese Programme haben auch keine Probleme damit, andere Alphabete als das Lateinische zu lesen, sodass alle Symbole als Fremdsprache erkannt werden.

Außerdem haben einige OCR-Programme neben der Fremdtext-Lesefunktion auch die Möglichkeit, den gesamten Text automatisch zu übersetzen – man muss lediglich die Ausgangssprache des Dokuments und die Zielsprache auswählen, in die man den Text konvertieren möchte. Da die maschinelle Übersetzung jedoch viele Korrekturen erfordert und oft unbrauchbar ist, ist es besser, sich für die Zusammenarbeit mit einer professionellen Übersetzungsagentur zu entscheiden.

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Warum lohnt es sich, OCR an Spezialisten auszulagern?

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Wenn Sie eine Dienstleistung in höchster Qualität wünschen, ist es eine gute Lösung, sich an einen Spezialisten zu wenden. Personen, die in unserem Unternehmen täglich mit der OCR-Technologie arbeiten, können den gesamten Dokumentenkonvertierungsprozess effizienter durchführen und mögliche Fehler besser erkennen. Darüber hinaus erweist sich unsere Hilfe als nützlich, wenn:

  • das Dokument eine bestimmte Komposition oder grafische Anordnung enthält,
  • Sie einen hochwertigen Ausdruck benötigen,
  • Sie erweiterte OCR-Optionen (oder eine andere Software) verwenden müssen, um die Originalversion des Dokuments wiederzugeben.

Nachteile von Online-OCR-Tools

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Die oben genannten Websites und Programme, die sich der OCR-Technologie widmen, locken mit ihrer Verfügbarkeit, einfachen Bedienung und kostenlosen Nutzung der Scandienstleistung von Dokumenten. Auf den ersten Blick mag diese Option recht attraktiv erscheinen, jedoch birgt eine solche Lösung mehrere Schwierigkeiten und sogar Gefahren.

Das erste Problem ist die Zeit, die für die Suche nach einer zufriedenstellenden Website aufgewendet wird – nicht alle bieten völlig kostenlose Dienste an. Oft ist die Auswahl an Tools aufgrund der Beschaffenheit der Website selbst begrenzt. Mit der Online-OCR-Funktion können wir nicht mit großen Dateien arbeiten – daher werden alle Arten von komplizierten Grafiken, größeren Texten oder komplexeren Formularen nicht gelesen. Wenn die Website jedoch das Ablesen des Dokuments gemäß den Erwartungen des Kunden anbietet, kann es vorkommen, dass die endgültige Datei nicht heruntergeladen werden kann – daher müssen wir die Informationen immer noch manuell übertragen.

Die wichtigste Überlegung bei der Verwendung von Online-OCR ist jedoch der Schutz personenbezogener Daten. Selten können wir die Sicherheit einer bestimmten Website überprüfen und selbst mit der Zusicherung, dass sensible Daten nach Abschluss des Prozesses nicht gespeichert werden, bleibt alles, was einmal ins Internet hochgeladen wurde, für immer dort.

Die Zusammenarbeit mit der Agentur Skrivanek beseitigt all diese Probleme und garantiert, dass die Dokumente korrekt gelesen und dann in die angegebene Sprache übersetzt werden. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

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