Jak zamówić tłumaczenie?

Kiedy pierwszy raz pojawia się potrzeba przetłumaczenia jakiegoś dokumentu, wydaje się, że nie ma nic prostszego jak znalezienie kogoś, kto takie tłumaczenie wykona. To wygląda na proste zadanie, które szybko da się zorganizować. W rzeczywistości jednak taka decyzja może nie być tak łatwa do podjęcia, jak wydaje się to na początku.

Kiedy wpiszemy słowo „tłumaczenie” do wyszukiwarki otrzymamy miliony wyników. W jaki sposób podjąć decyzję, gdy opcji wyboru jest tak wiele i wybrać tego właściwego dostawcę tłumaczeń?

Dokonując wyboru, zwłaszcza jeśli dotyczy on zakupu na potrzeby firmy czy organizacji, rzadko możemy pozwolić sobie na ‘zakup idealny’. Zazwyczaj z czegoś musimy zrezygnować, ocenić co jest dla nas najważniejsze i wybrać w ten sposób najlepszą dostępną dla nas opcję.

Przygotowaliśmy dla Ciebie publikację, która przybliża temat tłumaczeń, a dokładnie: tłumaczeń pisemnych. Dzięki tej lekturze dowiesz się o procesach i zasobach, które muszą być zaangażowane abyś tłumaczenie mógł otrzymać. Pomożemy Ci ustalić, jakie kryteria wyboru są dla Ciebie ważne, na jakie aspekty powinieneś zwrócić uwagę, jak doprecyzować swoje potrzeby.

Mamy nadzieję, że dowiesz się także jak racjonalizować swoje zakupy w zakresie tłumaczeń, by oszczędzić swoje pieniądze oraz czas, co na pewno pomoże zrealizować Twoje cele biznesowe.

Jak wybrać dostawcę tłumaczeń?

Najbardziej popularnymi opcjami wyboru dostawcy tłumaczeń są:

• wybranie jednej z agencji tłumaczeń, które pojawią się w wynikach wyszukiwania,
• wybranie jednego z tłumaczy freelancerów – dostawców indywidualnych,
• skorzystanie z rekomendacji,
• zatrudnienie tłumacza bezpośrednio w firmie,
• zlecenie wykonania tłumaczenia pracownikowi firmy, znającemu dany język,
• skorzystanie z narzędzia do tłumaczenia automatycznego.

Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety, które pokrótce opiszemy poniżej, przy czym opcję pierwszą omówimy na samym końcu.

Tłumacz freelancer

Skorzystanie z oferty jednego z freelancerów to dobry pomysł, jeśli Twoje potrzeby tłumaczeniowe nie są regularne oraz dotyczą ograniczonej liczby języków. Jeśli tłumaczysz wiele dokumentów (zwłaszcza jeśli są one różnorodne) lub na wiele języków, musisz pogodzić się z koniecznością wyboru kilku lub kilkunastu freelancerów do współpracy. Na pewno jednak, w przypadku tej opcji, koszt finansowy będzie niższy niż np. w przypadku wyboru współpracy z agencją tłumaczeń.

Warto jednak mieć świadomość, że współpracując bezpośrednio z tłumaczem, jesteś też bezpośrednio zaangażowany w proces koordynacji zamówienia, w podpisanie z tłumaczem wymaganych dokumentów (umowa/zamówienie, umowa o poufności, umowa o prawach autorskich itp.), bieżącą kontrolę pracy tłumacza, weryfikację wykonanego tłumaczenia, a wreszcie w rozliczenie pracy tłumacza. Cały proces zazwyczaj przebiega sprawnie, ale jeśli wydarzy się coś nieprzewidywalnego, jak choćby prozaiczna rzecz: choroba tłumacza, to wówczas Ty zazwyczaj nie masz gotowego planu B, ale musisz w takiej sytuacji szybko i sprawnie zadziałać, aby nie było opóźnienia w realizacji tłumaczenia.

Rekomendacje

Jeśli zapytasz swoich kontrahentów albo pracowników innych działów w Twojej firmie o to, z kim współpracują w zakresie tłumaczeń, zazwyczaj polecą tych, którzy ich dotychczas nie zawiedli. Ta opcja daje wiele komfortu w sytuacji dokonywania wyboru. Patrząc od naszej strony – od strony agencji – sytuacja, w której klient poleca nas kolejnej firmie jest wyraźnym i bardzo ważnym sygnałem, że nasza współpraca biegnie właściwym torem i takie polecenie jest nawet ważniejsze niż wszelkiego rodzaju pisemne rekomendacje.

Pamiętaj jednak, że Twoje potrzeby tłumaczeniowe i oczekiwania, jakie masz względem przetłumaczonych dokumentów, mogą być inne niż Twojego kontrahenta, czy innego działu w Twojej firmie. Istnieje możliwość, że są oni zadowoleni ze współpracy z jakimś tłumaczem lub agencją, które wykonują dla nich tłumaczenia prawnicze lub marketingowe na język niemiecki. Tymczasem Tobie potrzebne są techniczne tłumaczenia na język francuski. Warto więc przy poleceniach dopytać o szczegóły współpracy, aby mieć szerszy obraz i pewność, że taki wybór będzie też odpowiedni dla Ciebie.

Zatrudnienie tłumacza

Niewątpliwie największą zaletą takiego rozwiązania jest to, że zatrudniony tłumacz szybciej pozna stosowaną w Twojej firmie terminologię, pozna jej strukturę, język komunikacji czy proces produkcji. Wykonywane przez niego tłumaczenia będą więc lepiej dostosowane to Twoich oczekiwań w zakresie słownictwa i stylu tłumaczenia.

Podejmując decyzję o zatrudnieniu tłumacza koniecznie weź pod uwagę to, w zakresie jakich języków potrzebne będą tłumaczenia oraz rodzaj dokumentów, jakie zwykle tłumaczycie w firmie. Nie każdy tłumacz będzie bowiem w stanie równie dobrze przetłumaczyć tekst prawniczy, katalog przygotowany przez dział marketingu albo instrukcję obsługi maszyny potrzebnej do produkcji. Jeszcze trudniej będzie znaleźć osobę spełniającą wymóg posługiwania się biegle więcej niż jednym językiem obcym.

W przypadku tego rozwiązania trudno ocenić, czy będzie ono tańsze niż inne. Trzeba tutaj bowiem uwzględnić koszty związane z procesem rekrutacji tłumacza oraz weryfikacji jego umiejętności, a następnie dodatkowe koszty wynikające z faktu, że tłumacz etatowy może zachorować, bierze urlopy i potrzebuje miejsca do pracy. Nie zawsze też możliwe jest wykorzystanie w pełni jego czasu pracy, na pewno bowiem będą dni, gdy tłumaczeń jest bardzo dużo oraz dni, kiedy przetłumaczy tylko jedną stronę, a tymczasem jego wynagrodzenie będzie stałe. Należy też zwrócić uwagę na istotną kwestię: zatrudniony w firmie tłumacz będzie miał dostęp do różnorodnych dokumentów i ogromną wiedzę o firmie, także o sprawach poufnych, i może to wykorzystać w kolejnej pracy. Zabezpieczeniem może być oczywiście podpisanie z tłumaczem umowy o poufności i zakazie konkurencji, ale będzie się to wiązało z dodatkowymi kosztami dla firmy po rozwiązaniu umowy z tłumaczem.

Zlecenie tłumaczenia pracownikowi

Podobnie jak w opisanym powyżej przypadku, korzyścią wynikającą z takiego rozwiązania jest to, że pracownik prawdopodobnie doskonale zna stosowaną w Waszej firmie terminologię, jej strukturę i sposób komunikacji, wie jak przebiega proces produkcji. Warto jednak podejść do sprawy ostrożnie i na początek spróbować z przetłumaczeniem mniej ważnego dokumentu, a następnie przesłać takie tłumaczenie do oceny niezależnemu specjaliście lub agencji tłumaczeniowej.

Wadę stanowi ryzyko, że dojdzie do kumulacji lub nadmiaru obowiązków tego pracownika, a w dłuższej perspektywie może okazać się, że swoich zadań po prostu nie jest stanie wykonać na czas lub tak dobrze, jakby tego oczekiwał jego pracodawca. Zazwyczaj też pracownik radzi sobie dobrze w jednej, maksymalnie w dwóch parach językowych. Zdarza się także, że nie widzi własnych błędów w tłumaczeniu, a co za tym idzie nie jest w stanie w pełni skorygować swojej pracy. Koniecznie trzeba więc zweryfikować w zakresie jakich języków potrzebne będą tłumaczenia oraz jakiego rodzaju dokumentów i sprawdzenie czy nasz pracownik poradzi sobie z takimi tłumaczeniami. W tej opcji istnieje też ryzyko związane z dostępem pracownika do poufnych dokumentów, analogiczne jak w przypadku zatrudniania w firmie tłumacza.

Jeśli zatrudniasz w firmie tłumacza lub zlecasz tłumaczenie pracownikowi firmy, pamiętaj, że będzie on mieć dostęp do ważnych i poufnych dokumentów, których być może w ogóle nie powinien czytać. Jako agencja tłumaczeń bardzo często otrzymujemy do tłumaczenia takie dokumenty od firm, które zazwyczaj samodzielnie realizują tłumaczenia na swoje potrzeby.

Tłumaczenie maszynowe

Jeśli dokument, który potrzebujesz przetłumaczyć, przeznaczony jest do wewnętrznego użytku, zorientowaniu się o czym mowa jest w dokumencie (np. w korespondencji czy w zapytaniu przetargowym) lub dokument zgodnie z wymogami musi być przetłumaczony, ale masz świadomość, że będzie rzadko używany w praktyce (lub wcale) albo po prostu potrzebujesz wykonać tłumaczenie w maksymalnie krótkim terminie, to warto wziąć pod uwagę tłumaczenie maszynowe. Oszczędność czasu i pieniędzy to największe zalety użycia tłumaczenia maszynowego. W tym przypadku znów potrzebujesz dokonać wyboru i skorzystać z:

• dostępnych nieodpłatnie automatycznych narzędzi do tłumaczeń (np. tłumacza Google czy ChatGPT) lub
• usług agencji tłumaczeń.

Podejmując tę decyzję, powinieneś wziąć pod uwagę trzy najważniejsze aspekty:

• nakład Twojej pracy,
• zachowanie poufności Twoich dokumentów oraz
• możliwość weryfikacji jakości maszynowego tłumaczenia.

Opcja skorzystania z tłumaczeń maszynowych, w szczególności darmowych, wydaje się na pierwszy rzut oka najtańszą opcją. Należy jednak wziąć pod uwagę, że to Ty będziesz uploadować dokumenty do narzędzia, decydować o wyborze opcji, a więc kosztem będzie Twój czas. Chyba że wybierzesz współpracę z agencją, wtedy zajmie się tym jej pracownik.

Trzeba także mieć świadomość istniejącego ryzyka dotyczącego zachowania poufności, ponieważ w przypadku darmowych automatycznych narzędzi do tłumaczeń, zazwyczaj nie wiesz gdzie i do jakich celów będą wykorzystane treści, które przekazano do tłumaczenia. Agencje tłumaczeń zazwyczaj nie korzystają z ogólnodostępnych bezpłatnych narzędzi, tylko z zaawansowanych, profesjonalnych narzędzi ze specjalnie zaprogramowanymi silnikami. Mają podpisane odrębne umowy z firmami dostarczającymi narzędzia do tłumaczeń maszynowych, co stanowi zabezpieczenie poufności danych. Jeśli dokument zawiera istotne treści, jest poufny, zawiera dane osobowe lub wrażliwe, być może opcję darmowych tłumaczeń automatycznych należy odrzucić.

I wreszcie trzeci aspekt: weryfikacja jakości tłumaczenia maszynowego. Jeśli znasz język, na jaki zostało wykonane tłumaczenie, lub jeśli w Twojej firmie jest osoba, które może takie tłumaczenie sprawdzić, to będziesz w stanie ocenić, czy wygenerowane automatyczne tłumaczenie jest poprawne i nadaje się do wykorzystania. Powinieneś jednak w kalkulacji kosztów uwzględnić ten nakład czasu jaki trzeba będzie poświęcić na poprawienie czy choćby wygładzenie tłumaczenia. Jeśli jednak nie znasz języka, to podejmując decyzję o skorzystaniu z tłumaczenia wygenerowanego z darmowego narzędzia, nie będziesz dysponować wiedzą o jakości tego tłumaczenia. Ocenę jakości w takim przypadku możesz powierzyć agencji tłumaczeń lub postedytorowi – freelanecerowi, którzy w zależności od ustaleń z Tobą, wykonają ocenę jakości lub postedycję, a więc skorygują dostarczone przez Ciebie tłumaczenie maszynowe. Oczywiście będzie się to wiązało z dodatkowym kosztem.

Agencja tłumaczeń

Wybór agencji tłumaczeń, jako dostawcy usług tłumaczeniowych rekomendujemy wtedy, gdy:

• w Twojej firmie potrzebne są tłumaczenia na 2, 3 i więcej języków – agencja tłumaczeń dysponuje dużym zespołem sprawdzonych i doświadczonych tłumaczy różnorodnych języków,
• potrzebne Ci są tłumaczenia dokumentów o zróżnicowanej tematyce i przeznaczeniu – wśród tłumaczy współpracujących z agencją są tłumacze specjalizujący się w tłumaczeniach prawniczych, marketingowych, technicznych, medycznych i wszelkich innych, możemy więc idealnie dopasować tłumacza do specjalizacji dokumentu,
• potrzeby tłumaczeniowe są duże lub szacujesz, że zapotrzebowanie w kolejnych miesiącach czy latach będzie rosło, dokumenty przeznaczone do tłumaczenia zwykle są obszerne – agencja bazując na swoich zasobach będzie w stanie sprawnie i szybko wykonać takie tłumaczenie,
• materiały podlegające tłumaczeniu są przygotowane w formacie innym niż Word czy Excel – agencja ma techniczne zasoby, by pracować na specjalistycznych formatach jak choćby .html, .idml, .po, może sprawnie tłumaczyć strony internetowe czy aplikacje, ma też doświadczonych grafików, którzy mogą przygotować edytowalną wersję dokumentu z tłumaczeniem tak, aby wyglądał tak jak przekazany do tłumaczenia plik .pdf,
• potrzebujesz kompleksowych usług – nie tylko tłumaczeń pisemnych, o których mowa w tej publikacji, ale także tłumaczeń pisemnych przysięgłych, tłumaczeń ustnych wraz z zapewnieniem specjalistycznego sprzętu do tłumaczeń konferencyjnych lub aplikacji do spotkań online, lokalizacji stron internetowych lub aplikacji, transkrypcji i przygotowania napisów lub voice-over albo dubbingu, copywritingu – wszystkie te usługi zrealizujesz w jednym miejscu, jeśli właściwie wybierzesz agencję tłumaczeń,
• masz nietypowe zapotrzebowanie, potrzebujesz kombinacji kilku usług w ramach jednego zlecenia, poszukujesz dostawcy nowoczesnych usług kreatywnych na zagraniczne rynki, np. SEO, tworzenia contentu na stronę internetową, analizy obcojęzycznej nazwy produktu,
• potrzebujesz tłumaczeń w trybie ekspresowym – doświadczony zespół tłumaczy agencji będzie w stanie wykonać swoją pracę bardzo szybko, elastycznie dopasowując się do Twoich potrzeb,
• potrzebujesz tłumaczeń wysokiej jakości, tłumaczeń przeznaczonych do publikacji – agencja może zrealizować tłumaczenie dla Ciebie kompleksowo, zapewniając oprócz tłumaczenia także weryfikację merytoryczną wykonanego tłumaczenia przez drugiego, niezależnego tłumacza albo korektę językową, wykonaną przez native speakera docelowego języka.

Jedną z niewątpliwych zalet współpracy z agencją jest to, że to agencja odpowiada za cały proces tłumaczenia. Ty jedynie składasz zamówienie i dostajesz gotowy produkt, podczas gdy agencja odpowiada za cały proces realizacji tego tłumaczenia. Oczywiście, musisz później jeszcze za otrzymane tłumaczenie zapłacić.

Ale to agencja bierze na siebie ciężar zorganizowania tłumaczy i korektorów, specjalistów w danej dziedzinie czy grafików, jeśli są potrzebni. To agencja rozwiązuje wszelkie problemy techniczne i nadzoruje pracę zespołu oraz niweluje ryzyko ewentualnych spóźnień. Jeśli w trakcie realizacji tłumaczenia wydarzy się coś nieoczekiwanego, rozchoruje się tłumacz albo „rozsypie się” plik z tłumaczeniem, to agencja będzie musiała zareagować w takiej kryzysowej sytuacji. Bez angażowania Ciebie znajdzie rozwiązanie, by wykonać tłumaczenie zgodnie z umową, w ustalonym terminie. To wreszcie agencja rozliczy się z tłumaczami, korektorami czy grafikami. Twoja firma kontaktuje się tylko z agencją, co ma szczególnie znaczenie, gdy potrzebne jest tłumaczenie na kilka języków. W takiej sytuacji niewątpliwie kontakt z agencją zamiast z np. ośmioma tłumaczami pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.

W przypadku stałej współpracy agencja tłumaczeń będzie w stanie stworzyć zespół pracujących dla Ciebie tłumaczy, dopasować się do oczekiwanego przez Ciebie stylu tłumaczenia, opracuje słowniki z preferowaną w Twojej firmie terminologią. Będzie wiedzieć więcej o firmie i oczekiwaniach, będzie niemal jak tłumacz – pracownik. Weź jednak pod uwagę, że w przypadku agencji płacisz wyłącznie za wykonane tłumaczenia i nie ponosisz np. kosztów związanych z wypłatą wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia chorobowego. Dla agencji nie musisz też przygotowywać stanowiska pracy i kupować komputera. A mimo to, pozostaje do Twoje dyspozycji i zawsze, gdy pojawi się potrzeba, zrealizuje zamówione tłumaczenie.

Istotnym elementem jest również to, że agencje tłumaczeń mają zwykle dobrze opracowany etap kontroli jakości wykonanych tłumaczeń. Tak jak była mowa już wyżej, osoba wykonująca tłumaczenie bardzo często nie widzi popełnionych przez siebie błędów, dlatego zawsze dobrze jest tłumaczenie sprawdzić pod względem kompletności, wykluczenia ewentualnych pominięć, poprawności nazw własnych, danych liczbowych czy dat, formatowania. W przypadku współpracy z agencją, zazwyczaj taki etap jest uwzględniony w procesie tłumaczenia.

Mimo że czasem współpraca z agencją tłumaczeń może nie być najtańszym rozwiązaniem, należy pamiętać, że jest to opcja najmniej ryzykowna. Są sytuacje, gdy to właśnie oszczędność będzie Twoją firmę kosztować najwięcej. Dobry dostawca usług językowych to nie tylko wykonawca tłumaczenia: agencja pilnuje uzgodnionego na dany projekt budżetu i jest w stanie elastycznie dopasować się do Twoich potrzeb czy możliwości, zaproponować rozwiązania zmniejszające koszty, w tym specjalne rozwiązania technologiczne.

Agencja tłumaczeń nie chodzi na urlopy wypoczynkowe i nie choruje, nie ma przerwy obiadowej.

Jeśli Twoja firma nie ma dobrych doświadczeń z poprzednim dostawcą tłumaczeń i chciałaby wybrać nowego, można rozważyć podjęcie okresowej współpracy próbnej (np. kwartalnej) z jedną lub dwiema wstępnie wybranymi agencjami tłumaczeń. I dopiero po tym okresie ocenić współpracę, najlepiej według wcześniej przyjętych, istotnych dla Ciebie parametrów. Często niektóre elementy współpracy można sprawdzić dopiero w działaniu.