PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Opracowana na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24), dalej jako: „Ustawa”.

§1

Cel procedury

Celem procedury jest określenie zasad zgłaszania naruszeń prawa powszechnie obowiązującego/regulacji obowiązujących w Skrivanek sp. z o.o., w tym  bezpiecznych, wewnętrznych kanałów informacyjnych służących składaniu zgłoszeń, zasad podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń („Sygnalistów”)

§2

Zakres procedury

1. Procedura określa zasady i tryb dokonywania przez Sygnalistów zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa dotyczących obszarów określonych w art. 3 Ustawy w szczególności: zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych jak również norm, regulacji i procedur wewnętrznych lub standardów etycznych obowiązujących w Skrivanek sp. z o.o. .

2. Katalog naruszeń prawa, których może dotyczyć zgłoszenie, określony w ust. 1 powyżej, jest zamknięty. Zgłoszenia naruszeń w innym zakresie nie będą rozpoznawane.

3. Niniejsza procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Skrivanek.

4. Niniejsza procedura nie dotyczy zgłoszeń:

• dokonywanych anonimowo,
• dokonanych w złej wierze (np. fałszywe oświadczenie), lub dokonanych wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego,
• dotyczących informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych lub postępowaniem karnym z wyłączeniem jawności.

5. Procedurę stosuje się do zgłoszeń dokonanych przez osoby fizyczne, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą („Sygnalista”), w tym do:

• pracownika, byłego pracownika oraz kandydata na pracownika;
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażysty, praktykanta;
• przedsiębiorcy, oraz osoby, która świadczy pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy wykonujących zadania  dla Skrivanek sp. z o.o.

§3

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Zgłoszenia naruszenia dokonuje się poprzez wysyłkę na dedykowane adres email: [email protected]

2. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

• imię nazwisko, stanowisko, adres do kontaktu oraz, w przypadku sygnalistów zewnętrznych – nazwę firmy;
• informację, czy zgłoszenie zostało przekazane do podmiotu zewnętrznego
• szczegółowy opis naruszeń wraz z okolicznościami zajścia, w tym datę i miejsce zdarzenia,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

 

3. Przekazywane informacje muszą być oparte na faktach i mieć bezpośredni związek z przedmiotem zgłoszenia.

4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i dobrem zakładu pracy i może stanowić jako naruszenie obowiązków pracowniczych podstawę do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej, w tym do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

5. Zgłoszenie zawierające dane Sygnalisty ma charakter poufny. Dane będą chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.

§4

Rozpoznawanie zgłoszenia i działania następcze

1. Osobą upoważnioną po przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych („Osoba upoważniona”) jest osoba pełniąca stanowisko prokurenta w Skrivanek sp. z o.o..

2. Zgłoszenie jest rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zgodnie z § 5.

3. Po otrzymaniu zgłoszenia, Osoba upoważniona powołuje Komisję (w jej skład mogą wchodzić doradcy zewnętrzni), która wraz z nią z należytą starannością zajmuje się weryfikacją zgłoszenia i podejmuje działania następcze, w tym prowadzi dalszą komunikacją z Sygnalistą, występuje o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia, gromadzi dokumenty i informacje celem weryfikacji zgłoszenia.

4. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Osoba upoważniona informuje Sygnalistę o przyjęciu Zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

5. Osoba upoważniona może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do podejmowania działań następczych. Nie podejmuje się działań następczych jeśli zgłoszenie jest anonimowe lub dotyczy naruszenia spoza zakresu określonego w § 2 ust. 1 Regulaminu.

6. Działanie następcze jest prowadzone bez zbędnej zwłoki. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu

7. Podjęcie działań następczych i przekazanie informacji zwrotnej Sygnaliście następuje bez zbędnej zwłoki – nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego osoba Upoważniona podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, wydaje Pracodawcy rekomendacje krótkoterminowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długoterminowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu, w przyszłości.

§5

Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń

2. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dostęp do rejestru zgłoszeń jest ograniczony do osób upoważnionych, w zakresie niezbędnym do wykonywanych zadań, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§6

Zgłoszenie zewnętrzne

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, przy czym pożądane jest, w przypadku wystąpienia zamiaru zgłoszenia, skorzystanie w pierwszej kolejności z kanału zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w Skrivanek sp. z o.o. i dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

4. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:

5. w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;

6. w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

a) Informacje dla sygnalistów organ publiczny i Rzecznik Praw Obywatelskich umieszczają na swoich stronach w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji.

b) Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

7. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

§7

Ochrona Sygnalisty przed działaniami odwetowymi

1. Jakiekolwiek działania odwetowe wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty w następstwie zgłoszenia, w tym działania o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, które naruszają jego prawa lub wyrządzają mu nieuzasadnioną szkodę, a także groźby lub próby zastosowania takich środków będą traktowane jako naruszenie zasad niniejszej Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika z pracodawcą, a także rodzić odpowiedzialność

przewidzianą na gruncie powszechnie obowiązującego prawa.

2. W przypadku wystąpienia działań odwetowych Sygnalista, niezwłocznie zawiadomi o tym fakcie Skrivanek.

3. Nie podlega ochronie osoba dokonująca zgłoszenia w złej wierze, będącego nadużyciem procedury (np. składanie fałszywych oświadczeń).

§8

Dane osobowe  i ochrona tożsamości

1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z postępowaniem dotyczącym zgłoszeń naruszeń oraz ochrony zgłaszających jest Skrivanek sp. z o.o.

2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: [email protected]

3. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba, że za jego dobrowolną, wyraźną, pisemną zgodą. Wyjątkiem jest sytuacja gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań wyjaśniających lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

4. Ochrona tożsamości dotyczy również osób związanych z daną sprawą, w tym osoby powiązanej z Sygnalistą i pomagającej Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.

5. Kanał informacyjny wykorzystany do dokonania zgłoszenia powinien być zastrzeżony jedynie do wiadomości osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń.

6. Dostęp do zgłoszeń ma wyłącznie Osoba upoważniona oraz dalsze osoby upoważnione do podejmowania następczych w zakresie niezbędnym do wykonywanych zadań, z zastrzeżeniem, że informacje w niezbędnym zakresie mogą być przekazane do biura prawnego obsługującego Skrivanek.

7. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki

§9

Postanowienia końcowe

1.Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Skrivanek poprzez:

1) przesłanie służbową pocztą elektroniczną,

2) umieszczenie na stronie internetowej Skrivanek, prowadzonej pod adresem: https://skrivanek.pl/o-nas/normy/sygnalista,

nie wcześniej niż 25 września 2024 r.

Postanowienia Procedury dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (Par.6) wchodzą w życie 25 grudnia 2024.

2. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Skrivanek przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.

4. Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.