Cyberbezpieczeństwo w pracy tłumacza: proste wskazówki dla freelancerów i nie tylko

Jak dbać o dane klientów w pracy tłumacza i nie stracić zaufania? Oto kilka porad dla tłumaczy-freelancerów i nie tylko.

Trudno sobie dziś wyobrazić tłumaczenie bez nowoczesnej technologii. Powszechnie jednak wiadomo, że choć komputeryzacja i internet znacząco ułatwiają życie zawodowe i osobiste, to wprowadzają również pewne zagrożenia. W przypadku tłumaczeń chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo danych klientów.

Większość pracy tłumacza odbywa się dziś za pośrednictwem internetu. Zarówno uzgadnianie szczegółów zlecenia, jak i transfer dokumentów, a czasami nawet właściwa część pracy, mogą odbywać się częściowo lub w całości online. Właśnie dlatego tłumacz jest jednym z zawodów, które szczególną uwagę powinny poświęcać cyberbezpieczeństwu.

Każdy tłumacz, niezależnie od tego, czy działa jako freelancer, czy jako pracownik agencji, jest powiernikiem poufnych informacji. Zarówno informacje o zleceniodawcy, jak i same dokumenty do przetłumaczenia to często dane wrażliwe, a niedochowanie poufności poprzez zaniedbanie zasad bezpieczeństwa byłoby nie tylko ciosem w reputację, ale i mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami prawnymi.

Jak zatem Ty, jako freelancer lub pracownik, możesz dbać o to, by Twoi klienci do Ciebie wracali, a nie ostrzegali przed Tobą innych? Poznaj kilka wskazówek, które pomogą Ci chronić dane Twoich klientów na każdym etapie pracy tłumacza.

1. Zabezpiecz swoje połączenie

Jeśli komunikujesz się z klientami przez internet i wymieniasz pliki i dokumenty również tą drogą, bezpieczeństwo połączenia jest niezwykle istotne. Klienci mogą powierzać Ci bardzo poufne dokumenty i informacje dotyczące ich własnych biznesów i nie tylko. Zawsze zwracaj uwagę, czy usługi, z których korzystasz, zapewniają szyfrowanie komunikacji.

Dla dodatkowego bezpieczeństwa warto korzystać także z usługi VPN do łączenia się z internetem w celach zawodowych. Dodatek VPN Chrome można zainstalować w przeglądarce Chrome i włączać zawsze wtedy, gdy potrzebna jest dodatkowa ochrona. VPN szyfruje dane i zabezpiecza je nawet podczas łączenia się z publicznymi sieciami Wi-Fi – co jest istotne w przypadku freelancerów, którzy czasami pracują poza domem.

2. Dbaj o bezpieczeństwo urządzeń

Komputer tłumacza to skarbnica informacji. Informacji, które – jeśli dostaną się w niewłaściwe ręce – mogą spowodować katastrofę. Urządzenia do pracy warto traktować jak bardzo cenne sejfy i podobnie je zabezpieczać. Przede wszystkim: nie wynoś komputera przechowującego pliki klientów z domu, jeśli nie musisz. Znacznie zwiększa to ryzyko zagubienia lub kradzieży. Jeśli jednak podróżujesz z komputerem, upewnij się, że jeżeli go stracisz, żadne dane nie wyciekną:

• Zabezpiecz urządzenie hasłem. Koniecznie ustaw silne hasło w urządzeniach do pracy, a jeśli masz taką możliwość, również uwierzytelnianie za pomocą danych biometrycznych (np. odcisku palca).
• Używaj programów szyfrujących dane. Programy szyfrujące pliki zapewniają dodatkową, silną ochronę danych przed wścibskimi oczami. Warto z nich korzystać nawet jeśli nieczęsto podróżujesz z komputerem. Zaszyfrowanie pliku przeznaczonym do tego programem jest szybkie i proste, a zabezpiecza pliki klientów nie tylko przed fizyczną kradzieżą, ale również cyberatakami.
• Nie podłączaj nieznanych urządzeń do komputera. Znalazłeś pendrive? Absolutnie nie podłączaj go do swojego urządzenia. Fizyczne nośniki danych mogą infekować komputery złośliwym oprogramowaniem i narażać bezpieczeństwo poufnych danych.
• Korzystaj z oprogramowania do zdalnego czyszczenia dysków. Włączenie funkcji zdalnego czyszczenia dysku sprawi, że jeśli urządzenie przepadnie na dobre, będziesz mógł je wyczyścić na odległość. Dane zostaną utracone, ale przynajmniej nie dostaną się w cudze ręce.

3. Używaj sztucznej inteligencji oszczędnie i z rozwagą

Narzędzia oparte na uczeniu maszynowym, nazywanym nieco mylnie sztuczną inteligencją, stanowią ostatnimi czasy krzyk mody wśród przedstawicieli wielu zawodów, w tym twórców, programistów, a także tłumaczy. Warto się jednak zastanowić dwa razy przed skorzystaniem z AI w celu stworzenia przekładu na zlecenie klienta. Owszem, narzędzia te bywają pomocne, ale trzeba pamiętać, że nie działają w próżni.

Wklejanie fragmentów poufnych dokumentów do czatbota może godzić w interesy klienta. Nawet ChatGPT, najpopularniejszy czatbot, w swojej polityce prywatności jasno stanowi, że gromadzi dane użytkownika, w tym dane wejściowe – więc wszystko, co zostanie mu przekazane. Firmy odpowiadające za narzędzia AI mogą używać tych informacji, by ulepszać swoje usługi, czyli po prostu powiększać bazę wiedzy dostępną dla innych użytkowników. Sam ChatGPT zasłynął już z ujawnienia poufnych informacji, które zostały mu przekazane przez pracowników firmy Samsung.

4. Regularnie twórz kopie zapasowe danych

Nikt nie chce stracić dni, tygodni, a może nawet miesięcy pracy. Istnieje jednak takie prawdopodobieństwo i wcale nie potrzeba cyberataku, by obawa stała się rzeczywistością. Wystarczy zwykła awaria komputera, by zorientować się, że przepadło nie tylko narzędzie pracy, ale i pliki, nad którymi przesiedziałeś ostatnie dni.

Kopie zapasowe są kluczowe w każdej pracy z plikami, również przy tłumaczeniach. Najlepiej robić je po każdej zmianie dokumentu – codziennie, jeśli trzeba. Pamiętaj jednak, by swoje kopie przechowywać na innym urządzeniu lub w chmurze (na wypadek awarii głównego urządzenia) oraz by je odpowiednio zabezpieczać poprzez szyfrowanie, również podczas transferu (jeśli wysyłasz je przez internet). Jeżeli korzystasz z chmury, upewnij się, że usługodawca może pochwalić się nienagannym podejściem do cyberbezpieczeństwa i ochrony danych klientów.

5. Uważaj na podejrzane maile i wiadomości

Komunikacja mailowa to obecnie najczęściej wybierany sposób ustalania warunków zleceń, więc możliwe, że Twoja skrzynka odbiorcza pęka w szwach w dni robocze. Komunikatory internetowe również są popularnym narzędziem wykorzystywanym przez tłumaczy, a przede wszystkim przez freelancerów, którzy szukają zleceń na różnego rodzaju portalach i w mediach społecznościowych.

Trzeba się jednak mieć na baczności. Ataki socjotechniczne również wykorzystują wiadomości mailowe i komunikatory. Jeśli ktoś obierze za cel akurat Ciebie, może wykorzystać Twoją działalność na swoją korzyść i udawać klienta chcącego nawiązać współpracę i spróbować zaatakować Cię poprzez złośliwy link lub załącznik zamaskowany jako szczegóły zlecenia. Zawsze sprawdzaj dwa razy, kto jest nadawcą wiadomości i czy nie brzmi podejrzanie.

6. Pamiętaj, że działalność tłumacza to nie tylko tłumaczenie

Nasza ostatnia wskazówka dotyczy tego, co nie jest właściwą pracą tłumacza, ale jest z nią bezpośrednio związane: komunikacji z klientem i jego danych, w tym adresowych. Pisemne kontaktowanie się z klientami w celu ustalenia warunków zleceń i sprostowania nieścisłości w trakcie pracy powinno być przeprowadzane w możliwie bezpiecznych warunkach, to jest poprzez szyfrowane wiadomości.

Ponadto, klienci korzystający z Twoich usług powierzają Ci także swoje dane osobowe – one również muszą być zabezpieczone i przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem.