Do naszego biura tłumaczeń zgłosiła się firma działająca w strukturze obejmującej kilka powiązanych ze sobą spółek. Kluczowym wymaganiem klienta było zapewnienie maksymalnej poufności dokumentów oraz ścisła kontrola dostępu do informacji.
W branży tłumaczeniowej bezpieczeństwo danych stanowi jeden z najważniejszych elementów realizacji projektów. Klienci regularnie powierzają nam dokumentację zawierającą informacje handlowe, finansowe, prawne czy strategiczne, dlatego zachowanie poufności jest dla nas standardem działania i jednym z fundamentów współpracy. Od 2012 roku posiadamy certyfikat ISO 27001:2022, potwierdzający funkcjonowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z międzynarodowymi standardami.
W tym przypadku wyzwanie było jednak szczególnie złożone. Poszczególne spółki należące do grupy kapitałowej nie mogły uzyskiwać dostępu do części dokumentów innych podmiotów. Oznaczało to konieczność wdrożenia procedur, które wyeliminują ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych na każdym etapie realizacji tłumaczenia. Dodatkowo klient wymagał podpisania szczegółowych umów regulujących przepływ informacji oraz określających zasady przetwarzania i ochrony dokumentacji.
Przygotowana przez nas procedura zakładała maksymalne ograniczenie liczby osób mających dostęp do dokumentów. Dostęp do plików otrzymały wyłącznie dwie osoby zaangażowane w realizację projektu: dedykowany project manager oraz wyznaczony tłumacz. Zapisy umowy jednoznacznie wykluczały możliwość wykorzystania jakichkolwiek narzędzi opartych na sztucznej inteligencji podczas pracy nad dokumentacją klienta. Korzystamy wyłącznie z płatnych, odpowiednio zabezpieczonych systemów i narzędzi, w których mamy pełną kontrolę nad poufnością informacji, a dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Aby jednak zapewnić klientowi poczucie bezpieczeństwa, uzgodniliśmy wyłączenie użycia takich narzędzi w tym projekcie.
Również proces przekazania gotowego tłumaczenia został dostosowany do wymagań klienta. Ukończone dokumenty zostały zabezpieczone hasłem wskazanym przez upoważnioną osobę w firmie klienta i przekazane wyłącznie tej uprawnionej osobie. Dzięki temu zachowana została pełna ciągłość ochrony danych od momentu otrzymania materiałów od klienta aż do momentu dostarczenia klientowi finalnego tłumaczenia.
Wdrożone procedury pozwoliły na bezpieczną realizację projektu bez naruszenia zasad poufności obowiązujących w grupie spółek. Klient otrzymał tłumaczenia zgodne z wymaganiami jakościowymi, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad przepływem informacji.
Projekt potwierdził, że odpowiednio zaprojektowane procesy bezpieczeństwa są równie ważne jak kompetencje językowe. W sytuacjach wymagających podwyższonego poziomu ochrony danych kluczowe znaczenie ma elastyczność oraz zdolność dostosowania procedur do indywidualnych potrzeb klienta.
Niezależnie od tego, czy realizujemy tłumaczenia dla instytucji publicznych, międzynarodowych korporacji, czy klientów indywidualnych, bezpieczeństwo informacji pozostaje naszym priorytetem. Gdy pojawiają się dodatkowe wymagania dotyczące ochrony danych, jesteśmy gotowi opracować i wdrożyć dedykowane procedury zapewniające zgodność z oczekiwaniami klienta oraz najwyższymi standardami bezpieczeństwa.
