Spotkania biznesowe, firmowe czy szkoleniowe, na których pojawiają się osoby władające różnymi językami, zawsze wymagają odpowiedniego przygotowania. Należy pamiętać o zapewnieniu gościom obecności tłumacza, który zadba o ich komfort i poczucie pełnego uczestniczenia w całym wydarzeniu. Wyzwaniem może okazać się zapewnienie tłumacza, który nie tylko będzie biegle władał językiem, ale również czuł się swobodnie w specjalistycznej dla danego wydarzenia tematyce oraz posiadał wszelkie niezbędne dokumenty.
Klientem jest instytucja z branży militarnej, dla której jednym z priorytetów jest poufność i zapewnienie pełnej ochrony informacji. Jest to na tyle istotny aspekt, że tłumacze pojawiający się na wydarzeniach czy spotkaniach są zobowiązani do posiadania specjalistycznych dokumentów poświadczających ich zobowiązanie do poufności.
Zlecenie dotyczyło tłumaczenia ustnego konsekutywnego w zakresie języka angielskiego oraz polskiego podczas spotkania o tematyce wojskowej. Projekt miał trwać 5 pełnych dni, po 8 godzin dziennie. Jednym z podstawowych wymogów klienta co do tłumacza było posiadanie przez wybranego lingwistę aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa. Nie było to nasze pierwsze zlecenie z uwzględnieniem takich dokumentów, jednak tym razem w okolicy miejsca wydarzenia nie było żadnego tłumacza spełniającego ten warunek.
Po tym, jak skontaktowaliśmy się z kilkoma tłumaczami z innych miast, swoją gotowość zgłosiła tłumaczka oddalona od siedziby klienta o ponad 100 km. Nie było to jednak dla niej problemem, gdyż wyraziła chęć bycia na miejscu przez cały projekt i zatrzymania się w dogodnym hotelu. Posiadała również wymagany dokument, uprawniający do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne”.
Gdy szczegóły zlecenia zostały już uzgodnione z klientem, poprosił on dodatkowo o dostarczenie w formie skanu zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. Tłumaczka dostarczyła nam bezzwłocznie to zaświadczenie, jednak okazało się, że jest ono już nieważne. Szkolenie miało miejsce w 2017 roku, a takie zaświadczenia mają ważność 5 lat. Powstał więc problem, ponieważ do rozpoczęcia wydarzenia zostało mniej niż 24 godziny, a na miejsce tłumaczki nie mieliśmy nikogo innego dostępnego. Klient nie mógł sobie pozwolić na obecność tłumacza, któremu będzie brakowało tak istotnej dokumentacji.
W ciągu kilku następnych godzin znaleźliśmy firmę, która mogłaby przeprowadzić takie szkolenie online i wydać tłumaczce zaświadczenie niezwłocznie po jego ukończeniu. Przeprowadzała ona jednak takie szkolenia dla grup 8-osobowych, a danego dnia tłumaczka była jedyną chętną. Zobowiązaliśmy się zatem do pokrycia kosztów szkolenia jak za całą grupę, aby miało ono miejsce i tłumaczka mogła wykonać zlecenie. Znaleźliśmy rozwiązanie, dzięki któremu tłumaczka otrzymała zaświadczenie o szkoleniu, którego wymagał klient.
Dzięki tym działaniom mogliśmy zrealizować zlecenie, a co najważniejsze, spełniliśmy oczekiwania klienta. Zdeklarowana tłumaczka pojawiła się na miejscu, spędziła 5 dni na tłumaczeniu, zadowalając klienta swoimi umiejętnościami. Klient podziękował i docenił nasze zaangażowanie w rozwiązanie problemu, co wzmocniło jego zaufanie w nasz profesjonalizm.
Organizujesz międzynarodowe spotkanie? Chcesz, by Twoi goście czuli się komfortowo, porozumiewając się w różnych językach? Masz specjalne wymogi co do tłumaczy i nie wiesz, jak i gdzie ich szukać? Skontaktuj się z nami! Zadbamy, by Twoje oczekiwania były spełnione z najwyższą starannością i dbałością o każdy element!
