Sveiki!
Uczestniczenie w konferencjach to często ważny element rozwoju zawodowego. Biorąc w nich udział, pewnie nawet się nie zastanawiamy, ile wysiłku trzeba włożyć, aby takie spotkanie było udane. W pewnym momencie możemy jednak znaleźć się po drugiej stronie, w roli organizatorów konferencji. Co zrobić, aby skutecznie poradzić sobie z takim zadaniem?
Zacznij od dokładnego rozplanowania konferencji. Zwróć uwagę na takie elementy jak:
- rodzaj spotkania: czy będzie to konferencja branżowa, spotkanie zarządu firmy, konferencja naukowa, a może spotkanie o charakterze politycznym?
- jakiemu konkretnie tematowi będzie poświęcone spotkanie?
- kim mają być uczestnicy naszego spotkania? Dla ilu osób zorganizujemy wydarzenie? Czy uczestnicy będą tylko z jednego kraju, czy z wielu – a więc również jaki język będzie używany?
- jak długo ma trwać wydarzenie (kilka godzin, kilka dni)?
Sporządź dokładny plan konferencji, uwzględniając wydarzenia główne i to, co będzie się działo poza salą konferencyjną. Określ, czy trzeba będzie zadbać o takie kwestie jak zakwaterowanie uczestników, catering czy transport, a także czy zostaną przygotowane dodatkowe materiały lub np. upominki.
Przeznacz w planie również miejsce na dokładne rozdzielenie zadań między osoby, które są zaangażowane w organizację konferencji – nie zrobisz wszystkiego w pojedynkę.
Z planowaniem wiąże się oczywiście kwestia budżetu, która będzie weryfikować, czy będzie możliwa realizacja wszystkich zakładanych elementów, czy z czegoś będzie trzeba zrezygnować albo wymyślić inny sposób realizacji. Możesz pomyśleć o poszukiwaniu partnerów, których udział poszerzyłby Twoje możliwości finansowe.
Następnie pomyśl o wyborze odpowiedniego terminu. Musisz oczywiście uwzględnić dostępność prelegentów oraz uczestników. Zwróć uwagę, czy w tym samym czasie nie odbywają się inne wydarzenia branżowe.
Jaki czas w roku jest najlepszy na organizację konferencji? Według WE Event to kwiecień i maj oraz październik i listopad. Całkiem dobrym wyborem może być też marzec.
Poszukaj odpowiedniego miejsca, biorąc pod uwagę łatwość dojazdu, znajdującą się w pobliżu infrastrukturę i samą atrakcyjność lokalizacji, a także oczywiście to, czy będzie ono dostępne w planowanym terminie. Warto postawić na ośrodek znajdujący się blisko natury, np. w lesie lub nad jeziorem, aby zachęcić potencjalnych uczestników wydarzenia możliwością oderwania się od codzienności i otoczenia biurowego.
Obiekt musi mieć oczywiście wystarczająco dużą salę, która pomieści wszystkich uczestników. Trzeba też zorientować się, czy posiada on konieczne wyposażenie (np. rzutnik, tablica, sprzęt tłumaczeniowy).
Jeśli w konferencji mają wziąć udział osoby mówiące różnymi językami, musisz zadbać o zorganizowanie dla nich tłumaczenia ustnego. W Skrivanku przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksową ofertę takich usług. Wykonujemy zarówno tłumaczenia konsekutywne, jak i symultaniczne (czyli przy użyciu specjalistycznego sprzętu, który również zapewniamy), dopasowując formę do charakteru wydarzenia. Świadczymy usługi podczas wydarzeń nie tylko stacjonarnych, ale też online oraz hybrydowych. Dbamy o to, aby wszyscy uczestnicy rozumieli się ze sobą i mogli w pełni skorzystać z tego, co zapewnia dana konferencja. Oprócz tłumaczenia ustnego możemy pomóc również w innych obszarach, np. przygotowaniu materiałów dla uczestników.
Ważnym elementem zapewnienia uczestnikom komfortowych warunków może być też zorganizowanie cateringu. Zastanów się, jakie posiłki będą potrzebne – same kanapki i ciasteczka na przerwę kawową, a może też wspólny obiad? Będzie to zależało przede wszystkim od czasu trwania konferencji. Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, to nawet jeśli spotkanie będzie trwało tylko kilka godzin, warto zapewnić na koniec obiad czy uroczystą kolację.
Jak już zaplanujesz wszystkie szczegóły, musisz zadbać o to, aby potencjalni prelegenci i uczestnicy w ogóle dowiedzieli się o wydarzeniu. Jeżeli w spotkaniu mają brać udział uznani specjaliści, przygotuj dla nich spersonalizowane zaproszenia, które wyślesz mailem lub pocztą. Jeśli spotkanie ma charakter bardziej ogólny lub luźny, możesz też je wypromować w mediach społecznościowych, np. tworząc wydarzenie na Facebooku. Jeśli spotkanie przeznaczone jest dla studentów i pracowników uczelni, można też przygotować plakaty i rozwiesić je w budynkach wydziałów.
Przed samą konferencją przygotuj materiały dla uczestników i ewentualne upominki. Zadbaj o wystrój sali i jej otoczenia; możesz np. zamówić i postawić roll-upy. Wyznacz miejsce na stół, przy którym będzie można się zarejestrować i uzyskać najważniejsze informacje, a także przestrzeń żywieniową.
Przygotowanie konferencji nie jest taką prostą sprawą, ale postępując krok po kroku, bez problemu można sobie z tym poradzić. Mam nadzieję, że jeśli zostanie przed Tobą postawione zadanie zorganizowania konferencji, powyższe wskazówki Ci pomogą. Trzymam kciuki!
Jeśli chciałbyś się ze mną podzielić jakimiś uwagami dotyczącymi organizacji konferencji – napisz! Pamiętaj też, że nasze tłumaczenia konferencyjne i inne usługi są do Twojej dyspozycji.
Pekný deň!
Agata
