GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF BUSINESS (THE “T&C”)
Article 1 General Provisions
1. These General Terms and Conditions of Business (the “T&C”) define the framework terms and conditions of cooperation between Skrivanek spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (limited liability company) with its registered office in Warsaw (00-550), Plac Konstytucji 6/75, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register (KRS) under KRS No.: 0000024886, with NIP (Tax ID): 6342245400 and REGON (Business ID): 273716037, (hereinafter referred to as the “SERVICE PROVIDER”) and the entities to which the SERVICE PROVIDER provides services, hereinafter jointly referred to as the “CUSTOMERS”, and separately as the “CUSTOMER”.
2. Pursuant to the provisions of these T&C, it is deemed that the effects of legal transactions performed via electronic mail, the SERVICE PROVIDER’s IT system or the forms of the SERVICE PROVIDER are on equal footing with the effects of legal transactions performed in a written form, unless the Act requires a written form under pain of nullity. If a declaration of will is made and sent to the other Party by electronic mail (“e-mail”), and an e-mail message is sent from an address other than the one specified in the contract concluded between the Parties, the effects reserved for declarations of will made in a written form are considered to be produced if the e-mail message includes an individual number assigned by the SERVICE PROVIDER upon sending the Terms of the Order, which is used as a password agreed between the Parties for electronic communication purposes.
3. If the distance contract is concluded with the CUSTOMER being a Consumer, the CUSTOMER shall lose the right to withdraw from the contract under Article 27 of the Consumer Rights Act of 30 May 2014 following the performance of the service by the SERVICE PROVIDER, pursuant to Article 38 point 1) of that Act. If, at the express request of the CUSTOMER being a Consumer, the performance of the service is to commence before the expiry of the withdrawal period, then the CUSTOMER who exercises their right to withdraw is obliged to pay for the services provided until the CUSTOMER’s withdrawal from the contract.
4. Pursuant to these T&C, the SERVICE PROVIDER also provides services by electronic means. These T&C constitute regulations for the provision of services by electronic means within the meaning of Article 8(1)(1) of the Act of 18 July 2002 on the Provision of Services by Electronic Means. In order to use the services provided by the SERVICE PROVIDER by electronic means, it is necessary to have access to the Internet, an Internet browser (Google Chrome, Firefox, Safari, etc.) and an e-mail account. The CUSTOMER is prohibited from providing illegal content.
Article 2 Definitions
1. Translation Services – services provided by the SERVICE PROVIDER as part of its business activity, including translation, certified translation, simultaneous interpreting, consecutive interpreting and certified interpreting.
2. Terminology – a list of expressions in at least two languages, including specialist vocabulary, phrases, abbreviations, etc., used and preferred by the CUSTOMER, the use of which in translations is required by the CUSTOMER and expected from the SERVICE PROVIDER; the CUSTOMER shall notify the SERVICE PROVIDER to this effect not later than at the time when the Terms of the Order are agreed.
3. Reference Materials – any documents and information provided to the SERVICE PROVIDER by the CUSTOMER, other than Terminology, which specify the content and vocabulary related to the translated document or the use of which is expected from the SERVICE PROVIDER by the CUSTOMER; the CUSTOMER shall notify the SERVICE PROVIDER to this effect not later than at the time when the Terms of the Order are agreed.
4. Translations for Publication – translations disseminated by the CUSTOMER among a wide target audience, in particular in the form of presentations, training materials, tender bids, internal documents, catalogues, package leaflets, manuals, materials published on the Internet or Intranet.
5. Post-Processing for Publication – additional services provided by the SERVICE PROVIDER for translations intended for publication, including proofreading and independent review of translations by another translator, proofreading by a native speaker, DTP processing and a pre-print proof.
6. Ancillary Services – other services which may be provided by the SERVICE PROVIDER in connection with the translation or interpreting services, in particular ensuring technical means for the provision of (simultaneous and consecutive) interpreting services and Terminology services.
7. Consumer – a natural person concluding a legal transaction with the SERVICE PROVIDER when the transaction is not directly related to the person’s business or professional activity, and a natural person concluding a contract directly related to the person’s business activity when the contract specifies that it has no professional implications for that person, resulting in particular from the profile of their business activity, which can be established based on the regulations on the Central Register and Information on Economic Activity (CEIDG).
Article 3 Placing an Order and its Completion
1. The services provided by the SERVICE PROVIDER as part of its business activity and subject to the provisions of these T&C include but are not limited to: Translation Services, Post-Processing for Publication, Ancillary Services and other language services and related services (jointly referred to as the “Services”).
2. The scope of the Services commissioned to the SERVICE PROVIDER and the terms and conditions of their performance are specified in the Order submitted by the CUSTOMER (the “Order”).
3. The SERVICE PROVIDER agrees with the CUSTOMER, in person, in writing, using the means of distance communication (telephone, e-mail, IT system of the SERVICE PROVIDER) or by filling in an Order form available on the SERVICE PROVIDER’s website, the information that is necessary to present to the CUSTOMER the Terms of the Order, in particular:
a. the CUSTOMER presents to the SERVICE PROVIDER information on the type of translation, type of delivery (standard/express), materials for translation and the target language, and in the case of interpreting – also the time and venue of the assignment, number of interpreters, number of meeting participants and topics of the meeting during which the interpreting Services are to be provided;
b. the CUSTOMER informs the SERVICE PROVIDER about the obligation to use Terminology;
c. the CUSTOMER informs the SERVICE PROVIDER that they intend to publish the translation;
d. the CUSTOMER informs the SERVICE PROVIDER that they need Auxiliary Services.
4. The SERVICE PROVIDER presents to the CUSTOMER the Terms of the Order, which include confirmation of the arrangements referred to in section 3 and specify in particular:
a. a description of the Services quoted and their total price; in the case of the CUSTOMER being a Consumer, also information on the method and date of payment and delivery costs (if any);
b. a final date and method of completion of the Order;
c. information on the use of Terminology;
d. a method of delivery of the Service;
e. a full name of the contact person responsible for cooperation with the SERVICE PROVIDER on the Order and relevant methods of communication;
f. in the case of the CUSTOMER being a Consumer, the identity and contact details of the SERVICE PROVIDER in accordance with Article 12(1) item (2) and (3) of the Consumer Rights Act of 30 May 2014 (J. of Laws of 2014, item 827, as amended);
g. in the case of the CUSTOMER being a Consumer, a complaint procedure applied by the SERVICE PROVIDER and information on the possibility of using out-of-court methods of handling complaints and pursuing claims, as well as the rules that govern access to such procedures;
h. in the case of the CUSTOMER being a Consumer, information on the manner and final date of exercising the right of withdrawal pursuant to Article 27 of the Consumer Rights Act of 30 May 2014 (J. of Laws of 2014, item 827, as amended), as well as on the contract withdrawal form template, the obligation of the CUSTOMER being a Consumer to pay justified costs incurred by the SERVICE PROVIDER in connection with partial performance until the CUSTOMER’s withdrawal from the contract, and on the exclusion of the right of withdrawal without stating the reason pursuant to Article 38 point 1) of that Act;
i. in the case of the CUSTOMER being a Consumer, information on the existence and content of the guarantees applicable to translation and interpreting services and the manner of their application by the SERVICE PROVIDER, as well as the SERVICE PROVIDER’s obligatory Code of Good Practice, available at: https://skrivanek.pl/kodeks-etyki/.
5. The Order shall be deemed placed upon the CUSTOMER’s acceptance of the Terms of the Order. Placing an Order entails the obligation to pay the Remuneration subject to the generally applicable laws. The CUSTOMER may accept the Terms of the Order by doing one of the following:
a. by sending a return e-mail to the SERVICE PROVIDER with the CUSTOMER’s declaration of will stating their acceptance of the Terms of the Order received from the SERVICE PROVIDER;
b. by sending a return e-mail with a signed and scanned copy of the Terms of the Order received from the SERVICE PROVIDER;
c. by confirming the Order electronically by clicking on the confirmation link, generated and delivered to the CUSTOMER by the SERVICE PROVIDER via the IT system or by filling in the form available on the SERVICE PROVIDER’s website;
d. by signing a printout of the Terms of the Order in one of the SERVICE PROVIDER’s offices and in the presence of an employee of the SERVICE PROVIDER.
6. The provisions of sections 1–3 and 5 above shall apply to both translation and interpreting services, unless the provisions of Article 5 of the T&C stipulate otherwise.
Article 4 Completion of the Order
1. The Order shall be deemed accepted for completion upon confirmation by the SERVICE PROVIDER that it has received the CUSTOMER’s declaration of will submitted in accordance with Article 3(5) of the T&C, on the proviso that the Terms of the Order shall bind the SERVICE PROVIDER for 3 hours after their submission to the CUSTOMER in the case of a standard-delivery Order and for one hour in the case of an express-delivery Order. Following the expiry of this deadline, the SERVICE PROVIDER is entitled to present new Terms of the Order.
2. The CUSTOMER is obliged to provide the SERVICE PROVIDER with materials for translation, Terminology (if any, and provided that it has not ordered the Terminology Service), as well as Reference Materials (if any). The CUSTOMER should name their representatives, authorised to cooperate with the SERVICE PROVIDER in the performance of Terminology Services and approve the Terminology; however, in the case of the CUSTOMER being a Consumer, this is necessary only if required by a specific nature of the Order.
3. The Order shall be deemed completed by the SERVICE PROVIDER if it delivers the translation to the CUSTOMER in the manner referred to in section 4 below, so that the CUSTOMER is able to read it, and in the case of interpreting – upon completion of the interpreting service.
4. The SERVICE PROVIDER delivers the Order to the CUSTOMER by e-mail, post, courier service or personally (at the date and place agreed with the SERVICE PROVIDER) or in another manner agreed by the Parties in a document or in writing.
5. The CUSTOMER undertakes to pay the SERVICE PROVIDER its due remuneration within the time limit and in the manner specified in Article 7 of the T&C.
6. If the materials for translation are entrusted to the SERVICE PROVIDER in the form of documents, these documents shall be returned together with the translation, and the CUSTOMER is obliged to express reservations (if any) as to their completeness upon receipt of the Order. In the case of the CUSTOMER other than a Consumer, the obligation referred to in the preceding sentence is mandatory under pain of losing the right to invoke this circumstance at a later date.
7. The provisions of sections 1–6 above shall apply to both translation and interpreting services, unless the provisions of Article 5 of the T&C stipulate otherwise.
Article 5 Interpreting
1. In the case of interpreting, the Terms of the Order shall specify:
a. the date and venue of the interpreting assignment;
b. the type of interpreting;
c. the number of interpreters,
d. the interpreting languages;
e. the number of participants in the meeting;
f. a full name of the person authorised by the SERVICE PROVIDER to contact the CUSTOMER;
g. the subject of the meeting and individual speeches;
h. the deadline for the delivery of reference materials for interpreters;
i. in the case of ordering the Ancillary Services in the form of delivery of interpreting equipment, the Order should contain information on the number of interpreting booths and receivers;
j. other information required by generally applicable laws.
2. In order to ensure the highest quality of interpreting, the CUSTOMER is obliged to provide the SERVICE PROVIDER, at least 3 days prior to the interpreting assignment date, with relevant reference materials such as texts of speeches, presentations, information about speakers, documents to be discussed, etc.
3. In the case of interpreting assignments, the interpreter is not obliged to perform any tasks other than interpreting such as, in particular, taking notes and minutes, translating, performing administrative or organisational tasks or showing the guests around. Moreover, the interpreter has the right to breaks during their working day (15 minutes for each three hours of the service) which the CUSTOMER should take into account.
4. If appropriate equipment is necessary for interpreting, the CUSTOMER is obliged to provide it to the SERVICE PROVIDER, unless it commissions the SERVICE PROVIDER with the Ancillary Service consisting in providing technical means for interpreting purposes. If the CUSTOMER orders the Ancillary Services referred to in the preceding sentence, the SERVICE PROVIDER shall ensure the presence of a person operating the equipment (a technician) during the preparation for and performance of the interpreting service, unless the Parties agree otherwise.
5. The CUSTOMER is obliged to provide interpreters, technicians and other staff of the SERVICE PROVIDER with access to the place of performance of the interpreting service before the planned date of its commencement, sufficiently in advance, as specified by the Parties.
6. If an interpreter, technician or other staff member of the SERVICE PROVIDER is not available at the venue where the interpreting service is to be performed, the Parties may agree that the CUSTOMER shall be obliged to provide such persons with transport, board and accommodation at the venue where the interpreting service is to be performed, The SERVICE PROVIDER shall include the information on the need to incur the costs referred to in this section in the Terms of the Order.
7. In case of any remarks or reservations concerning an interpreting assignment, the CUSTOMER is obliged to notify the SERVICE PROVIDER to this effect by submitting a statement (in a written or electronic form), which should be delivered to the SERVICE PROVIDER not later than within 48 hours following the assignment completion, on the proviso that if the statement is not given within the prescribed time limit, the interpreting service shall be deemed completed in accordance with the Order, without any reservations from the CUSTOMER. The provisions of this section shall not affect the rights of the CUSTOMERS being Consumers under generally applicable laws.
8. If the Ancillary Service in the form of delivery of interpreting equipment is ordered, the CUSTOMER is obliged to return the equipment in a non-deteriorated condition and is responsible for any damage caused to the SERVICE PROVIDER in connection with damage to or loss of such interpreting equipment, including the equipment entrusted to guests of/participants in the event.
Article 6 Machine Translation
1. Services offered by the SERVICE PROVIDER also include machine (automated) translation services, offered under the trade name of Skrivanek NMT. The SERVICE PROVIDER declares that all Skrivanek NMT translation services are performed by the SERVICE PROVIDER’s proprietary automated computer system without any human verification (review by a qualified translator) (“Machine Translation”).
2. The SERVICE PROVIDER represents that Machine Translation Services should not be used for the following texts: (i) industry-specific texts; (ii) texts that require field expertise or knowledge of a relevant industry context; (iii) scientific or technical texts; (iv) texts intended for publication; (v) texts in the case of which the use of specific Terminology is required for any reason or which require appropriate text formatting or for which the CUSTOMER has any other custom requirements.
3. In view of the foregoing, the SERVICE PROVIDER represents and the CUSTOMER acknowledges that Machine Translation Services are only suitable for internal use in order to get a general understanding of the text and not for texts which the CUSTOMER intends to publish or on which they intend to rely in a professional or business context.
4. The SERVICE PROVIDER represents that it does not give any warranty for Machine Translation Services. The Parties exclude the warranty for any defects in the output of Machine Translation Services, and the provisions of Article 8, 9 and 10 shall not apply to such translations. The exclusion of the warranty referred to in the preceding sentence shall not apply to contracts concluded with the CUSTOMERS being Consumers.
5. Where appropriate, THE SERVICE PROVIDER may use Machine (automated) Translation Service, Skrivanek NMT, as a process prior to a written translation so as to support a translator’s work as well as to optimize for cost and time of a written translation.
Article 7 Service Prices
1. The remuneration for the Order may be determined on a lump sum or cost estimate basis, taking into account the method of its calculation. The remuneration is determined by the SERVICE PROVIDER and communicated to the CUSTOMER along with the Terms of the Order.
2. The remuneration due to the SERVICE PROVIDER shall be paid by the CUSTOMER within 7 days after the Order completion date in accordance with Article 4(3) above, based on a VAT invoice or a bill issued by the SERVICE PROVIDER, unless the Parties make different arrangements as to the remuneration payment date. In particular, in the case of Orders placed electronically and Orders placed by natural persons, the SERVICE PROVIDER may make the acceptance of the Order conditional on the advance payment of the entire remuneration.
Article 8 Non-Performance or Improper Performance of the Service
1. An Order shall be considered improperly performed if it has not been performed with an appropriate degree of professionalism, in particular if there are omissions, or critical factual or linguistic errors or material mistranslations in the target text. The SERVICE PROVIDER shall not be liable for any errors in the translation resulting from errors in the source text.
2. If the CUSTOMER proves that the Order is defective in accordance with section 1 above, the SERVICE PROVIDER is obliged to immediately remove such a defect within the time limit agreed with the CUSTOMER, not shorter than half of the period through which the Order was performed by the SERVICE PROVIDER.
3. If the defects cannot be removed, the CUSTOMER shall have the right to claim a contractual indemnity amounting to 25% of the agreed net remuneration for completion of a specific Order. Should the defects prove to be material, which shall be determined in the complaint procedure, conducted as specified in Article 10(2) of the T&C, the CUSTOMER shall have the right to claim a contractual indemnity amounting to 50% of the agreed net remuneration for completion of a specific Order.
4. Should the Order completion or preparation of the translation for collection be delayed, the CUSTOMER shall have the right to claim from the SERVICE PROVIDER a contractual indemnity amounting to 0.5% of the agreed net remuneration for completion of a specific Order for each working day of delay, but not exceeding in total 25% of the agreed net remuneration for completion of a specific Order.
5. The SERVICE PROVIDER’s liability for damages in the case of the CUSTOMER other than a Consumer shall be limited to 50% of the Order value (VAT exclusive), except for Translations intended for publication, where the SERVICE PROVIDER’s liability for damages resulting from the improper performance of the Order shall be up to 100% of the Order value (VAT exclusive), provided that the CUSTOMER ordered the Services necessary to prepare the translation for publication, as listed in Article 2(5).
6. Damage for which the SERVICE PROVIDER is liable in relation to the CUSTOMERS other than Consumers shall only cover material losses actually incurred, excluding lost profits.
7. The contractual indemnities referred to in section 3 and 4 above shall be credited towards the damages referred to in section 5 above.
8. In the case of express-delivery Translation Services, which may be performed by more than one translator and display some terminological or stylistic inconsistencies as a result, the SERVICE PROVIDER’s liability for failure to use uniform (coherent) terminology in accordance with the Terminology or Reference Materials is excluded.
9. The SERVICE PROVIDER shall not be liable for the lack of coherence between terminology in the translation and the terminology used by the CUSTOMER, if the CUSTOMER has failed to specify the Terminology. If this is the case, the translations shall feature the most typical terminology used in a specific field or industry.
10. If the CUSTOMER fails to notify the SERVICE PROVIDER that the translation is intended for publication and/or to order the processes to prepare the translation for publication that are charged extra, the SERVICE PROVIDER shall not be liable for any damage caused by the lack thereof.
11. Should the materials for translation provided by the CUSTOMER be terminologically inconsistent, linguistically incorrect, partially illegible and disorderly, the SERVICE PROVIDER may notify the CUSTOMER of the defects in such materials and demand that the CUSTOMER immediately, but not later than within the period corresponding to 1/10 of the agreed time limit for the Order completion, send the revised version of such materials, relevant explanations or instructions. If such explanations from the CUSTOMER are delayed, the deadline for the Order completion shall be automatically postponed in proportion to the delay. Should the revised version be not available, the SERVICE PROVIDER shall perform the service with due diligence; however, it shall be not responsible for consistency of the translation and correctness of the Terminology.
12. In the case of contracts concluded with the CUSTOMERS being Consumers, to the extent described in sections 8–11 above, the SERVICE PROVIDER is obliged to repair the damage resulting from non-performance or improper performance of an obligation resulting from circumstances for which the SERVICE PROVIDER is liable.
13. No Party shall be liable towards other Party if non-performance or improper performance of their respective obligations results from force majeure circumstances. Force majeure events, within the meaning of the T&C, shall mean strikes, blockades, failures of computer systems, power losses, terrorist attack or the occurrence of epidemics or communicable diseases to the extent to which they interfere with a correct operation of the enterprise, and which are beyond control of the affected Party. The Party affected by force majeure events should immediately notify the other Party of their occurrence and the estimated time that the force majeure event will last.
Article 9 Deadlines for Notification of Defects in Translation and Interpreting Services
1. The CUSTOMER shall notify the SERVICE PROVIDER of any defects in the completed Order, in writing, as soon as they are discovered, not later, however, than within 30 calendar days of delivery of the completed Order to the CUSTOMER – in the case of translations, and within the time limit specified in Article 5(7) in the case of interpreting assignments. The CUSTOMER is obliged to specify the circumstances, time and method of discovering a defect and description of the defect. With respect to interpreting assignments, the defect notice should be provided with the audio or audiovisual recording.
2. If defects are reported in violation of section 1 above, all rights of the CUSTOMER and the liability of the SERVICE PROVIDER, including liability for damages related to the occurrence of defects in the Order shall expire. The provisions of the preceding sentence shall not apply to contracts concluded with the CUSTOMERS being Consumers.
3. If the reported defect may cause damage to the CUSTOMER other than the Consumer in excess of 1000 PLN, the CUSTOMER is obliged to additionally report the damage to the insurer named by the SERVICE PROVIDER, provide all assistance in the procedure before the SERVICE PROVIDER’s insurer, and immediately submit all information necessary in the claim adjustment procedure and in disputes (if any) between the CUSTOMER and the insurer. If the above obligations are not fulfilled, the claim for compensation shall expire.
Article 10 Complaints
1. The SERVICE PROVIDER shall consider the notification referred to in Article 9(1) of the T&C within 14 days of its receipt. Should a dispute occur between the Parties concerning the occurrence of the defects referred to in Article 8 of the T&C in the completed Order, the Parties undertake to settle such dispute amicably, based on an opinion of an independent arbiter, appointed jointly by both Parties from a list of expert court sworn translators having their registered office or place of residence within the territorial jurisdiction of the District Court in Lublin.
2. The amount of the contractual indemnity under the provisions of Article 8(3) of the T&C depends on the arbiter’s findings.
3. The costs of the independent arbiter’s opinion shall be borne by the Party that loses the dispute in the complaint procedure.
4. In the case of the CUSTOMERS other than Consumers, the Parties exclude the possibility of judicial redress due to the unsatisfactory quality of translation or interpreting for the duration of the complaint procedure.
Article 11 Exclusivity and Liability. Withdrawal from the Contract
1. The CUSTOMER undertakes to make all arrangements concerning the Order exclusively by way of direct contacts with the SERVICE PROVIDER only. It is forbidden for the CUSTOMER to conduct any talks or make any arrangements concerning the Order directly with third parties, in particular the translator/interpreter, the subcontractor of the SERVICE PROVIDER, etc. When communicating in matters related to the Order, the CUSTOMER shall each time use the identification number assigned by the SERVICE PROVIDER.
2. The CUSTOMER other than a Consumer undertakes that, for a period of 12 months after concluding the contract with the SERVICE PROVIDER, it will not, directly or indirectly (through its affiliates or other entities acting upon its instructions or otherwise) undertake any activities in order to establish cooperation with translators/interpreters, employees, partners or subcontractors used by the SERVICE PROVIDER in the performance of the Order, or that are known to cooperate with the SERVICE PROVIDER on a continuous basis; in particular the CUSTOMER shall not commission such persons to provide services, bypassing the SERVICE PROVIDER or induce such persons to terminate or amend contracts concluded with the SERVICE PROVIDER, or undertake any other activities aimed at or resulting in establishing cooperation between the CUSTOMER and the person who cooperates with the SERVICE PROVIDER on a continuous basis.
3. If the CUSTOMER other than a Consumer violates any of the prohibitions specified in Article 11(1) and (2) of the T&C, it shall be obliged to pay to the SERVICE PROVIDER a contractual indemnity of 100,000.00 PLN for each infringement. The SERVICE PROVIDER reserves the right to claim damages in excess of the stipulated contractual indemnity.
4. The CUSTOMER other than a Consumer has the right to withdraw from the Order within the time limits specified below, against payment to the SERVICE PROVIDER of a compensation for loss of contract in the following amounts:
4.1st in the case of an Order for consecutive or simultaneous interpreting services, when the withdrawal occurred:
4.1.1st 3 days before the agreed interpreting date – 30% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for a specific Order;
4.1.2nd 2 days before the agreed interpreting date – 50% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for a specific Order;
4.1.3rd 1 day before the agreed interpreting date – 75% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for a specific Order;
4.1.4th on the interpreting date – 100% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for a specific Order.
The compensation for loss of contract referred to in item 4.1.1, 4.1.2 and 4.1.3 should be increased by the costs incurred by the SERVICE PROVIDER for the purpose of the Order completion up to the date at which the CUSTOMER submitted a statement of withdrawal, in particular the costs of room an equipment rental, if the SERVICE PROVIDER has already incurred such costs.
4.2nd in the case of an Order for translation services, the CUSTOMER may withdraw from the Order upon payment of the compensation for loss of contract corresponding to the SERVICE PROVIDER’s due remuneration for the translation completed until the time when the SERVICE PROVIDER receives the CUSTOMER’s withdrawal notice, but not less than 25% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for the completion of a specific Order.
5. The CUSTOMER being a Consumer has the right to withdraw from the Order before it is completed. In the case of an Order for translation services, the CUSTOMER may withdraw from the Order upon payment of the compensation for loss of contract corresponding to the SERVICE PROVIDER’s due remuneration for the translation completed until the time when the SERVICE PROVIDER receives the CUSTOMER’s withdrawal notice; in the case of an Order for interpreting services, the CUSTOMER is obliged to reimburse the SERVICE PROVIDER for the costs incurred by the SERVICE PROVIDER in connection with performance of the Order until receipt of a statement of withdrawal; in both cases, however, the compensation for loss of contract shall not be less than 10% of the SERVICE PROVIDER’s agreed remuneration for the performance of a specific Order. The provisions of the preceding sentence shall not apply to a situation where the CUSTOMER exercises the statutory right of withdrawal pursuant to Article 27 of the Consumer Rights Act of 30 May 2014. If this is the case, the CUSTOMER is obliged to pay for the services provided until the withdrawal date, if the CUSTOMER demanded the commencement of the Service provision before the expiry of the time limit to withdraw in accordance with Article 1(2) of the T&C.
6. Pursuant to Article 38 point 1) the Consumer Rights Act of 30 May 2014 (J. of Laws of 2014, item 827, as amended), the SERVICE PROVIDER hereby informs the CUSTOMER being a Consumer that withdrawal from the contract concluded on the basis of an Order submitted in accordance with these T&C within 14 days without stating a reason pursuant to Article 35 of that Act shall not be possible if the translation/interpreting service has already been performed by the SERVICE PROVIDER.
7. In the case of the CUSTOMER other than a Consumer, the SERVICE PROVIDER has the right to withdraw from performance of an Order against simultaneous payment to the CUSTOMER of the compensation for loss contract equal to 25% of the remuneration agreed for completion of an Order from which it has withdrawn, but not later than before half of the time agreed for completion of the Order.
8. The statement of withdrawal concerning the Order should be submitted simultaneously with the payment of the compensation for loss of contract. The compensation for loss of contract may be deducted from the amounts to be refunded as a result of settlement.
Article 12 Confidentiality Clause
The SERVICE PROVIDER undertakes to keep confidential all information provided and made available to it by the CUSTOMER for the purpose of preparing the Terms of the Order referred to in Article 3(4) and/or proper performance of the Order. Such information may be disclosed exclusively to the employees and sub-contractors who are directly involved in preparing the Terms of the Order and completing the Order. The SERVICE PROVIDER hereby declares that all subcontractors involved in completion of the CUSTOMER’s orders have concluded a confidentiality agreement with regard to any and all information of the CUSTOMERS, as required by the SERVICE PROVIDER’s quality assurance system according to EN ISO 9001:2015 and information safety management system according to ISO 27001:2022.
Article 13 Personal Data
1. The Parties undertake to process personal data obtained in connection with their mutual cooperation in accordance with the provisions of the applicable personal data protection legislation, including Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (the GDPR), in particular to process such data in a reliable and transparent manner and ensure adequate protection of data integrity and confidentiality.
2. The CUSTOMER declares that they are authorised to provide the SERVICE PROVIDER with personal data in connection with the provision of services.
3. The SERVICE PROVIDER’s rules for personal data processing are available on the SERVICE PROVIDER’s website at: https://skrivanek.pl/en/about-us/standards/privacy-policy/ and constitute an integral part of these T&C.
Article 14 Final Provisions
1. To issues not regulated herein the relevant provisions of the Civil Code and the Consumer Rights Act of 30 May 2014 (J. of Laws of 2014, item 827, as amended) shall apply, whereas in the case of the CUSTOMERS other than Consumers, the Parties agree to exclude any other rights of the CUSTOMER concerning non-performance or improper performance of the Order, apart from those granted herein.
2. The T&C shall bind the Parties upon placing an Order within the meaning of these T&C.
3. The provisions of the T&C may be amended by and between the Parties exclusively in a document form, under pain of nullity, subject to the provisions of section 4.
4. In the case of the CUSTOMERS other than Consumers, the SERVICE PROVIDER reserves the right to amend these T&C. Any amendments to the provisions of the T&C shall be valid and effective if the SERVICE PROVIDER’s relevant statement is available at: https://skrivanek.pl/en/general-terms-and-conditions/, with information on the amendment to the T&C and its extent. Any amendment to these T&C gives the CUSTOMER the right to terminate the contract by notice, with effect as of the effective date of the new T&C, on the proviso that the Orders accepted by the SERVICE PROVIDER before the new T&C’s effective date shall be completed according to these T&C. The statement of the CUSTOMER should be submitted in writing within 3 days after receipt of information that the SERVICE PROVIDER has communicated the amendment to the T&C on the SERVICE PROVIDER’s website.
5. These T&C have been drawn up in two language versions. In the event of any discrepancies between the T&C in Polish and English, the Polish version shall prevail.
6. These T&C are effective as of 10 September 2021.
OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY („OWW”)
§ 1 Postanowienia Ogólne
1. Niniejsze Ogólne Warunki Współpracy („OWW”) określają ramowe warunki współpracy pomiędzy Skrivanek spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie (00-550), Plac Konstytucji 6/75, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000024886, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP: 6342245400 oraz numer REGON: 273716037, (zwaną dalej „WYKONAWCĄ”), a podmiotami, na rzecz których WYKONAWCA świadczy usługi, zwanymi dalej: „ZAMAWIAJĄCYMI”, a osobno: „ZAMAWIAJĄCYM”.
2. Na mocy postanowień niniejszych OWW za czynności prawne zrównane w skutkach z czynnościami dokonywanymi z zachowaniem formy pisemnej uważa się czynności dokonane z wykorzystaniem poczty elektronicznej, systemu informatycznego WYKONAWCY lub przy użyciu formularzy WYKONAWCY, chyba że ustawa wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli oświadczenie woli zostanie złożone i przesłane drugiej Stronie z wykorzystaniem poczty elektronicznej („email”), a email zostanie wysłany z adresu innego niż określony w zawartej pomiędzy Stronami umowie, skutki zastrzeżone dla oświadczeń woli składanych z zachowaniem formy pisemnej uważa się za wywołane, jeśli email zawiera indywidualny numer nadany przez WYKONAWCĘ przy przesłaniu warunków realizacji Zamówienia, który służy jako hasło uzgodnione pomiędzy Stronami do komunikacji elektronicznej.
3. W wypadku zawarcia umowy na odległość z ZAMAWIAJĄCYM będącym Konsumentem, ZAMAWIAJĄCY utraci prawo odstąpienia od umowy przysługujące mu na podstawie art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta – po spełnieniu świadczenia przez WYKONAWCĘ, stosownie do art. 38 pkt. 1) tej ustawy. Jeżeli na wyraźne żądanie ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem wykonywanie usługi ma się rozpocząć przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, w przypadku wykonania prawa odstąpienia ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy.
4. Na podstawie niniejszych OWW WYKONAWCA świadczy między innymi usługi drogą elektroniczną. Niniejsze OWW stanowią regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W celu korzystania z usług świadczonych przez WYKONAWCĘ drogą elektroniczną niezbędne jest dysponowanie dostępem do sieci Internet, posiadanie przeglądarki internetowej (Google Chrome, Firefox, Safari etc.) i konta poczty elektronicznej. ZAMAWIAJĄCEGO obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
§ 2 Definicje
1. Usługi tłumaczeniowe – usługi świadczone przez WYKONAWCĘ w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, obejmujące tłumaczenia pisemne, tłumaczenia pisemne uwierzytelnione, tłumaczenia ustne symultaniczne, tłumaczenia ustne konsekutywne, tłumaczenia ustne uwierzytelnione.
2. Terminologia – lista wyrażeń w co najmniej dwóch językach, zawierająca słownictwo specjalistyczne, wyrażenia, skróty itp. stosowane i preferowane przez ZAMAWIAJĄCEGO, których stosowania w realizowanych tłumaczeniach ZAMAWIAJĄCY oczekuje od WYKONAWCY, o czym powiadamia WYKONAWCĘ najpóźniej w chwili uzgadniania warunków realizacji Zamówienia.
3. Materiały pomocnicze – wszelkie dokumenty i informacje przekazywane WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO, inne niż Terminologia, które zawierają treści i słownictwo związane z tłumaczonym dokumentem lub wystąpieniem, jakich ZAMAWIAJĄCY oczekuje od WYKONAWCY, o czym powiadamia WYKONAWCĘ najpóźniej w chwili uzgadniania warunków realizacji Zamówienia.
4. Tłumaczenia przeznaczone do publikacji – tłumaczenia rozpowszechniane przez ZAMAWIAJĄCEGO tak, aby były one dostępne dla szerszego grona odbiorców, w szczególności w postaci prezentacji, materiałów szkoleniowych, oferty przetargowej, dokumentów wewnętrznych, katalogu, ulotki dla pacjenta, instrukcji obsługi, materiałów publikowanych w sieci Internet, Intranet.
5. Usługi obejmujące przygotowanie tłumaczenia do publikacji – dodatkowe usługi świadczone przez WYKONAWCĘ w stosunku do tłumaczeń przeznaczonych do publikacji, obejmujące: korektę i weryfikację tłumaczeń pisemnych przez drugiego tłumacza, korektę tłumaczeń pisemnych przez native speaker’a, obróbkę graficzną DTP, korektę przed publikacją.
6. Usługi pomocnicze – inne usługi, które mogą być świadczone przez WYKONAWCĘ związane z Usługami tłumaczeniowymi, w szczególności zapewnienie środków technicznych do świadczenia tłumaczeń ustnych (symultanicznych i konsekutywnych) i usługi w zakresie opracowania Terminologii.
7. Konsument – osoba fizyczna, dokonująca z WYKONAWCĄ czynności prawnej, niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową oraz osoba fizyczna, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
§ 3 Sposób składania i realizacja Zamówienia
1. Do usług świadczonych przez WYKONAWCĘ w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i podlegających uregulowaniom niniejszych OWW, zalicza się między innymi: Usługi tłumaczeniowe, Usługi obejmujące przygotowanie tłumaczenia do publikacji, Usługi pomocnicze oraz inne usługi językowe i usługi z nimi związane (łącznie jako: „Usługi”).
2. Zakres zleconych WYKONAWCY Usług oraz warunki ich realizacji określa złożone przez ZAMAWIAJĄCEGO Zamówienie („Zamówienie”).
3. WYKONAWCA ustala z ZAMAWIAJĄCYM osobiście, w formie pisemnej, z wykorzystaniem urządzeń do porozumiewania się na odległość (telefon, email, system informatyczny WYKONAWCY) lub przez wypełnienie formularza Zamówienia udostępnionego na stronie internetowej WYKONAWCY, informacje niezbędne do przedstawienia ZAMAWIAJĄCEMU warunków realizacji Zamówienia, w szczególności:
a. ZAMAWIAJĄCY przedstawia WYKONAWCY informację o rodzaju tłumaczenia, trybie tłumaczenia (zwykły/ekspresowy), materiałach do przetłumaczenia i języku tłumaczenia, a w przypadku tłumaczeń ustnych dodatkowo o terminie i miejscu, w jakim ma się odbyć tłumaczenie, liczbie tłumaczy, liczbie uczestników spotkania i tematyce spotkania, w czasie którego świadczone mają być Usługi tłumaczeniowe,
b. ZAMAWIAJĄCY informuje WYKONAWCĘ o obowiązku stosowania Terminologii,
c. ZAMAWIAJĄCY informuje WYKONAWCĘ o zamiarze publikacji zrealizowanego tłumaczenia,
d. ZAMAWIAJĄCY informuje WYKONAWCĘ o zapotrzebowaniu na Usługi pomocnicze.
4. WYKONAWCA przedstawia ZAMAWIAJĄCEMU warunki realizacji Zamówienia, które zawierają potwierdzenie uzgodnień, o których mowa w ust. 3 i określają w szczególności:
a. opis wycenianych Usług oraz ich łączną cenę, w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem również informację o sposobie i terminie zapłaty oraz o ewentualnych kosztach przesyłki,
b. termin i sposób realizacji Zamówienia,
c. informację o stosowaniu Terminologii,
d. sposób dostawy Usługi,
e. imię i nazwisko oraz sposób porozumiewania się z osobą odpowiedzialną za współpracę z WYKONAWCĄ przy realizacji Zamówienia,
f. w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem dane identyfikujące oraz dane kontaktowe WYKONAWCY zgodnie z art. 12 ust 1 pkt 2 i 3 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014 r. poz. 827 z późn. zm.),
g. w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem procedurę reklamacji stosowaną u WYKONAWCY oraz informację o możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasadach dostępu do tych procedur,
h. w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem informację o sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy na podstawie art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014 r. poz. 827 z późn. zm.), a także wzorze formularza odstąpienia od umowy, obowiązku zapłaty przez ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem poniesionych przez WYKONAWCĘ uzasadnionych kosztów w związku z częściowym spełnieniem świadczenia do chwili odstąpienia od umowy oraz o wyłączeniu prawa odstąpienia od umowy bez podania przyczyny stosownie do art. 38 pkt. 1) wspomnianej ustawy,
i. w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem informację o istnieniu i treści gwarancji usług tłumaczeniowych oraz sposobie ich stosowania obowiązującym u WYKONAWCY; kodeksie dobrych praktyk, do którego przestrzegania zobowiązał się WYKONAWCA, znajdującym się pod adresem: https://skrivanek.pl/kodeks-etyki/.
5. Do złożenia Zamówienia dochodzi przez akceptację przez ZAMAWIAJĄCEGO warunków realizacji Zamówienia. Złożenie Zamówienia wiąże się z obowiązkiem zapłaty Wynagrodzenia z zastrzeżeniem przepisów prawa powszechnie obowiązującego. ZAMAWIAJĄCY może zaakceptować warunki realizacji Zamówienia wykonując jedną z poniższych czynności:
a. przesyłając zwrotnie emailem do WYKONAWCY oświadczenie woli o akceptacji otrzymanych od WYKONAWCY warunków realizacji Zamówienia,
b. przesyłając podpisane warunki realizacji Zamówienia, otrzymane od WYKONAWCY (skan dokumentu przesłany emailem),
c. potwierdzając Zamówienie elektronicznie poprzez kliknięcie w link potwierdzający, wygenerowany i dostarczony ZAMAWIAJĄCEMU przez WYKONAWCĘ za pośrednictwem systemu informatycznego lub poprzez wypełnienie formularza udostępnionego na stronie internetowej WYKONAWCY,
d. składając podpis na wydruku warunków realizacji Zamówienia w jednym z biur WYKONAWCY i w obecności pracownika WYKONAWCY.
6. Postanowienia ust. 1-3 i 5 powyżej dotyczą zarówno tłumaczeń pisemnych jak i ustnych, chyba że co innego wynika z postanowień § 5 OWW.
§ 4 Wykonanie Zamówienia
1. Zamówienie uważa się za przyjęte do realizacji z chwilą potwierdzenia przez WYKONAWCĘ odbioru oświadczenia woli złożonego przez ZAMAWIAJĄCEGO zgodnie z § 3 ust. 5 OWW, przy czym warunki realizacji Zamówienia wiążą WYKONAWCĘ przez 3 godziny od ich przekazania ZAMAWIAJĄCEMU w przypadku Zamówienia realizowanego w trybie zwykłym oraz przez jedną godzinę w przypadku Zamówienia realizowanego w trybie ekspresowym. Po upływie tego terminu WYKONAWCA jest uprawniony do przedstawienia nowych warunków realizacji Zamówienia.
2. ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest przekazać WYKONAWCY materiały do tłumaczenia, Terminologię (o ile ma być stosowana), chyba że zamówił Usługę w zakresie opracowania Terminologii, oraz materiały pomocnicze (jeśli je posiada). ZAMAWIAJĄCY winien wskazać osoby kompetentne po stronie ZAMAWIAJĄCEGO do zatwierdzania i współdziałania z WYKONAWCĄ przy realizowaniu Usług w zakresie tworzenia Terminologii, przy czym w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem tylko w przypadku, gdy wymaga tego specyfika Zamówienia.
3. Zamówienie uważa się za wykonane przez WYKONAWCĘ, jeśli dostarczy on tłumaczenie ZAMAWIAJĄCEMU w sposób, o którym mowa w ust. 4 poniżej, tak że ZAMAWIAJĄCY ma możliwość zapoznania się z jego treścią, a w przypadku tłumaczeń ustnych – z chwilą zakończenia usługi tłumaczenia.
4. WYKONAWCA doręcza ZAMAWIAJĄCEMU wykonane Zamówienie emailem, pocztą, kurierem, osobiście (odbiór osobisty w terminie i miejscu uzgodnionym z WYKONAWCĄ) lub w inny sposób uzgodniony przez Strony, w formie dokumentowej lub pisemnej.
5. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się zapłacić WYKONAWCY wynagrodzenie w terminie i w sposób określony w § 7 OWW.
6. W przypadku powierzenia WYKONAWCY materiałów do tłumaczenia w postaci dokumentów, dokumenty te zostaną zwrócone wraz z tłumaczeniem, a ZAMAWIAJĄCEGO obciąża obowiązek złożenia z chwilą odbioru Zamówienia ewentualnego zastrzeżenia co do ich kompletności. W przypadku ZAMAWIAJĄCEGO niebędącego Konsumentem obowiązek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym zastrzeżony jest pod rygorem utraty prawa powoływania się na tę okoliczność w terminie późniejszym.
7. Postanowienia ust. 1-6 powyżej dotyczą tłumaczeń pisemnych i ustnych, chyba że co innego wynika z postanowień § 5 OWW.
§ 5 Tłumaczenia ustne
1. Warunki realizacji Zamówienia dotyczącego tłumaczenia ustnego winny określać:
a. termin i miejsce, w jakim ma się odbyć tłumaczenie,
b. rodzaj tłumaczenia,
c. liczbę tłumaczy,
d. języki tłumaczeń,
e. liczbę uczestników spotkania,
f. imię i nazwisko osoby upoważnionej po stronie WYKONAWCY do kontaktów z ZAMAWIAJĄCYM,
g. tematykę spotkania i wystąpień,
h. termin dostarczenia materiałów pomocniczych dla tłumaczy,
i. w przypadku zamówienia Usługi pomocniczej w postaci sprzętu do tłumaczenia, Zamówienie powinno zawierać informacje o ilości kabin do tłumaczenia oraz odbiorników,
j. inne informacje wymagane przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. W celu zapewnienia jak najwyższej jakości tłumaczeń ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest do przekazania WYKONAWCY na co najmniej 3 dni przed terminem realizacji tłumaczeń materiałów pomocniczych, tj. wystąpień, prezentacji, informacji o prelegentach, omawianych dokumentów itp.
3. Tłumacz nie jest zobowiązany do wykonania żadnych innych czynności poza tłumaczeniem ustnym, w szczególności nie sporządza notatek, protokołów, nie robi tłumaczeń pisemnych, nie wykonuje zadań administracyjnych, organizacyjnych ani nie oprowadza gości. Ponadto tłumacz ma prawo do przerw podczas dnia pracy (15 minut na każde trzy godziny świadczenia usługi), które ZAMAWIAJĄCY winien uwzględnić.
4. Jeśli do wykonania tłumaczenia ustnego niezbędny jest odpowiedni sprzęt do tłumaczeń, ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany zapewnić go WYKONAWCY, chyba że zleci WYKONAWCY Usługę pomocniczą w zakresie zapewnienia środków technicznych do świadczenia tłumaczeń ustnych. W przypadku zamówienia przez ZAMAWIAJĄCEGO Usługi pomocniczej, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, WYKONAWCA zapewnia obecność osoby obsługującej sprzęt (technik) podczas przygotowywania i wykonywania usługi tłumaczenia ustnego, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
5. ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany zapewnić tłumaczom, technikom i innym osobom wchodzącym w skład personelu WYKONAWCY dostęp do miejsca wykonywania usługi tłumaczenia ustnego przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia z odpowiednim wyprzedzeniem określonym przez Strony.
6. W przypadku braku dostępności tłumacza, technika lub innej osoby wchodzącej w skład personelu WYKONAWCY w miejscowości, gdzie realizowane ma być tłumaczenie ustne, Strony mogą ustalić, że ZAMAWIAJĄCY będzie zobowiązany do zapewnienia tym osobom transportu, wyżywienia i noclegu w miejscu realizacji usługi tłumaczenia ustnego. Informację o konieczności poniesienia kosztów, o których mowa w niniejszym ustępie, WYKONAWCA zamieszcza w warunkach realizacji Zamówienia.
7. Uwagi lub zastrzeżenia, dotyczące wykonania Zamówienia tłumaczeń ustnych, ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest zgłosić WYKONAWCY w drodze stosownego oświadczenia ZAMAWIAJACEGO (w formie pisemnej lub dokumentowej), które winno zostać dostarczone WYKONAWCY w terminie nie dłuższym aniżeli 48 godzin po zakończeniu tłumaczenia, z zastrzeżeniem, iż na wypadek braku sporządzenia tegoż oświadczenia w ustalonym terminie uznaje się, że tłumaczenie zostało wykonane zgodnie z Zamówieniem bez zastrzeżeń ze strony ZAMAWIAJĄCEGO. Postanowienia niniejszego ustępu nie naruszają uprawnień ZAMAWIAJĄCYCH będących Konsumentami wynikających z prawa powszechnie obowiązującego.
8. W przypadku zamówienia Usługi dodatkowej w postaci sprzętu do tłumaczenia, ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany do zwrotu sprzętu w stanie niepogorszonym i jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną WYKONAWCY w związku z uszkodzeniem lub utratą sprzętu do tłumaczenia, w tym sprzętu powierzonego gościom/uczestnikom wydarzenia.
§ 6 Tłumaczenie Maszynowe
1. Wśród usług oferowanych przez WYKONAWCĘ są również usługi tłumaczenia maszynowego (zautomatyzowanego), oferowane pod nazwą handlową Skrivanek NMT. WYKONAWCA oświadcza, że wszystkie usługi tłumaczeniowe z rodziny Skrivanek NMT są wykonywane przez zautomatyzowany system komputerowy autorstwa WYKONAWCY, bez weryfikacji przez człowieka – wykwalifikowanego tłumacza („Tłumaczenie Maszynowe”).
2. WYKONAWCA oświadcza, że usługi Tłumaczenia Maszynowego nie powinny być stosowane dla tekstów: (i) specjalistycznych; (ii) wymagających wiedzy w danej dziedzinie lub odpowiedniego branżowego kontekstu; (iii) naukowych lub technicznych; (iv) przeznaczonych do publikacji; (v) w których z jakichkolwiek innych względów wymagane jest użycie określonej Terminologii lub użycie odpowiedniego formatowania tekstu albo względem którego ZAMAWIAJĄCY ma jakiekolwiek inne spersonalizowane wymogi.
3. Z uwagi na powyższe, WYKONAWCA oświadcza, a ZAMAWIAJĄCY przyjmuje do wiadomości, że usługi Tłumaczenia Maszynowego przeznaczone mogą być wyłącznie do użytku wewnętrznego, celem zrozumienia tłumaczonego tekstu (jego sensu) i nie są przeznaczone dla tekstów, które ZAMAWIAJĄCY zamierza publikować lub na których zamierza opierać się w profesjonalnym lub zawodowym kontekście.
4. WYKONAWCA oświadcza, że nie udziela na usługi Tłumaczenia Maszynowego gwarancji. Strony wyłączają w stosunku do usług Tłumaczenia Maszynowego rękojmię za jakiekolwiek wady efektów tego tłumaczenia, a postanowienia § 8, 9 i 10 nie znajdują dla takich tłumaczeń zastosowania. Wyłączenie rękojmi, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, nie dotyczy umów zawieranych z ZAMAWIAJĄCYMI będącymi Konsumentami.
5. W uzasadnionych przypadkach WYKONAWCA może zastosować usługę Tłumaczenia Maszynowego (zautomatyzowanego) Skrivanek NMT jako proces poprzedzający tłumaczenie pisemne, aby wspomóc pracę tłumacza oraz zoptymalizować koszt i czas potrzebny na wykonanie tłumaczenia pisemnego.
§ 7 Cena usługi
1. Wynagrodzenie za zrealizowanie Zamówienia może zostać ustalone ryczałtowo albo kosztorysowo, z uwzględnieniem sposobu jego obliczenia. Wynagrodzenie ustalane jest przez WYKONAWCĘ i podawane jest do informacji ZAMAWIAJĄCEGO wraz z warunkami realizacji Zamówienia.
2. Wynagrodzenie należne WYKONAWCY zostanie zapłacone przez ZAMAWIAJĄCEGO w terminie 7 dni od dnia wykonania Zamówienia zgodnie z § 4 ust. 3 powyżej, w oparciu o wystawioną przez WYKONAWCĘ fakturę VAT albo wystawiony przez WYKONAWCĘ rachunek, chyba że Strony poczynią odmienne ustalenia co do terminu zapłaty wynagrodzenia. W szczególności w przypadku Zamówień składanych drogą elektroniczną oraz Zamówień składanych przez osoby fizyczne, WYKONAWCA może uzależnić przyjęcie Zamówienia do realizacji od zapłaty wynagrodzenia w całości z góry.
§ 8 Niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług
1. Zamówienie uznaje się za wykonane nienależycie, jeśli nie zostało wykonane na stosownym poziomie fachowym, w szczególności w przypadku wystąpienia braków w tłumaczeniu, krytycznych błędów merytorycznych lub językowych, istotnej niezgodności tłumaczenia ze znaczeniem oryginału. WYKONAWCA nie odpowiada za błędy w tłumaczeniu wynikające z błędów zawartych w oryginale.
2. W przypadku wykazania przez ZAMAWIAJĄCEGO, że wykonane Zamówienie obciążone jest wadą, o której mowa w ust. 1. powyżej, WYKONAWCA zobowiązany jest do niezwłocznego jej usunięcia, w terminie ustalonym z ZAMAWIAJACYM, nie krótszym niż połowa okresu, w którym Zamówienie było realizowane przez WYKONAWCĘ.
3. Jeżeli wad Zamówienia nie można usunąć, ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości do 25% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia, a gdyby wady miały charakter wad istotnych, co zostanie stwierdzone w toku postępowania reklamacyjnego przeprowadzonego w trybie określonym w § 10 ust. 2 OWW, ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości do 50% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia.
4. W wypadku zwłoki w dostarczeniu Zamówienia lub przygotowaniu tłumaczenia do odbioru ZAMAWIAJĄCY uprawniony jest do obciążenia WYKONAWCY karą umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia za każdy dzień roboczy zwłoki, w sumie nie więcej jednak niż karą umowną stanowiącą równowartość 25% wartości wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia.
5. Odpowiedzialność odszkodowawcza WYKONAWCY w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO niebędącego Konsumentem ograniczona jest do 50% wartości Zamówienia bez podatku VAT, z zastrzeżeniem Tłumaczeń przeznaczonych do publikacji, gdzie WYKONAWCA ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wynikające z nienależycie wykonanego Zamówienia do wysokości 100% wartości Zamówienia bez podatku, o ile ZAMAWIAJĄCY zamówił Usługi niezbędne do przygotowania tłumaczenia do publikacji wymienione w § 2 ust. 5.
6. Szkoda, za której naprawienie odpowiedzialność ponosi WYKONAWCA w stosunku do ZAMAWIAJĄCYCH niebędących Konsumentami, obejmuje wyłącznie rzeczywiście poniesioną stratę materialną, z wyłączeniem utraconych korzyści.
7. Kary umowne, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej, podlegają zaliczeniu na poczet odszkodowania, o którym mowa w ust. 5 powyżej.
8. W przypadku Usług tłumaczeniowych realizowanych w trybie ekspresowym, które mogą być wykonywane przez grupę tłumaczy, co może mieć wpływ na jednolitość terminologii i rozbieżności stylu, odpowiedzialność WYKONAWCY za niestosowanie jednolitego (spójnego) słownictwa zgodnie z Terminologią lub Materiałami pomocniczymi jest wyłączona.
9. WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za brak spójności w użytym w tłumaczeniu słownictwie w stosunku do słownictwa, jakie stosowane jest przez ZAMAWIAJĄCEGO, w wypadku zlecenia WYKONAWCY tłumaczenia bez wskazania przez ZAMAWIAJĄCEGO Terminologii, albowiem w takim wypadku tłumaczenia są oparte na zasadzie użycia słownictwa najbardziej popularnego dla danej dziedziny.
10. W przypadku niepoinformowania WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO o przeznaczeniu tłumaczenia do publikacji i/lub braku zamówienia dodatkowo płatnych procesów, przygotowujących tłumaczenie do publikacji, WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez ich brak.
11. W przypadku, gdy materiały do tłumaczenia dostarczone przez ZAMAWIAJĄCEGO nie są spójne terminologiczne, poprawne językowo, w pełni czytelne i uporządkowane, WYKONAWCA może powiadomić ZAMAWIAJĄCEGO o wadach materiałów podlegających tłumaczeniu i zażądać od ZAMAWIAJĄCEGO niezwłocznego, lecz nie później niż w czasie odpowiadającym 1/10 okresu ustalonego dla realizacji Zamówienia, nadesłania poprawionej wersji, wyjaśnień lub instrukcji. Opóźnienie ZAMAWIAJĄCEGO w udzieleniu takich wyjaśnień powoduje automatyczne przesunięcie terminu realizacji Zamówienia odpowiednio o czas opóźnienia. W przypadku, gdy poprawiona wersja nie jest dostępna, WYKONAWCA wykona usługę przy zachowaniu najwyższej staranności, jednak nie odpowiada za spójność przekładu i poprawność Terminologii.
12. W przypadku umów zawieranych z ZAMAWIAJĄCYMI będącymi Konsumentami, w zakresie opisanym w ust. 8-11 powyżej WYKONAWCA jest zobowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, będącego następstwem okoliczności, za które WYKONAWCA ponosi odpowiedzialność.
13. Strony nie ponoszą wobec siebie odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania swych zobowiązań w wypadku, gdy spowodowane to zostało wystąpieniem okoliczności o charakterze siły wyższej. Za zdarzenia o charakterze siły wyższej, w rozumieniu OWW, uważa się: strajki, blokady, awarię systemów komputerowych, zaniki energii elektrycznej, zamachy terrorystyczne, wystąpienie epidemii lub chorób zakaźnych w stopniu wpływającym na utrudnienia w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, za które Strona nie ponosi odpowiedzialności. Strona dotknięta skutkami zdarzeń o charakterze siły wyższej winna niezwłocznie zawiadomić drugą Stronę o ich wystąpieniu i przewidywanym terminie ustąpienia.
§ 9. Terminy zgłaszania wad w wykonanych Usługach tłumaczeniowych
1. ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany zgłosić WYKONAWCY wady w wykonanym Zamówieniu na piśmie, niezwłocznie po ich stwierdzeniu, jednakże nie później niż w terminie 30 kolejnych dni kalendarzowych od dnia dostarczenia ZAMAWIAJĄCEMU tłumaczeń pisemnych, a w odniesieniu do tłumaczeń ustnych w terminie wskazanym w § 5 ust. 7. ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany do wskazania: okoliczności, czasu i sposobu odkrycia wady oraz opisu wady. W odniesieniu do tłumaczeń ustnych zgłoszenie wad powinno dodatkowo zawierać nagranie audio lub audio-video.
2. W przypadku zgłoszenia wad z naruszeniem ust. 1 powyżej wszelkie uprawnienia ZAMAWIAJĄCEGO oraz odpowiedzialność WYKONAWCY, w tym odszkodowawcza, związana z wystąpieniem wad w wykonanych tłumaczeniach wygasają. Postanowienia zdania poprzedzającego nie dotyczą umów zawieranych z ZAMAWIAJĄCYMI będącymi Konsumentami.
3. Jeżeli zgłaszana wada może powodować powstanie u ZAMAWIAJĄCEGO niebędącego Konsumentem szkody przekraczającej wartość 1.000 zł, ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek poinformować o szkodzie również ubezpieczyciela wskazanego przez WYKONAWCĘ, udzielić wszelkiej pomocy w postępowaniu przed ubezpieczycielem WYKONAWCY i niezwłocznie udostępnić wszelkie informacje potrzebne w postępowaniu o likwidację szkody i w ewentualnych sporach ZAMAWIAJĄCEGO z ubezpieczycielem. W wypadku braku wypełnienia powyższych obowiązków roszczenie o odszkodowanie wygasa.
§ 10 Reklamacje
1. WYKONAWCA rozpatruje zgłoszenie, o którym mowa w § 9 ust. 1 OWW w terminie 14 dni od momentu jego otrzymania. W przypadku wystąpienia między Stronami sporu co do wystąpienia wad w wykonanym Zamówieniu, o jakich mowa w § 8 OWW, Strony zobowiązują się niniejszy spór rozwiązać na drodze polubownej, na podstawie opinii przedstawionej przez niezależnego arbitra, wybranego wspólnie przez obie Strony z listy biegłych sądowych tłumaczy przysięgłych, mających swą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie kognicji Sądu Okręgowego w Lublinie.
2. Wysokość kary umownej wynikającej z postanowień § 8 ust. 3 OWW uzależniona jest od wyniku oceny dokonanej przez arbitra.
3. Do pokrycia kosztów sporządzenia opinii przez niezależnego arbitra zobowiązana jest ta Strona umowy, która w postępowaniu reklamacyjnym przegra spór.
4. W przypadku ZAMAWIAJĄCYCH niebędących Konsumentami Strony na czas trwania postępowania reklamacyjnego wyłączają możliwość sądowego dochodzenia wzajemnych roszczeń z tytułu niesatysfakcjonującej jakości tłumaczenia.
§ 11 Wyłączność i odpowiedzialność, odstąpienie od umowy
1. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się, że wszystkie ustalenia, dotyczące realizowanego Zamówienia, będą podejmowane jedynie w drodze bezpośrednich kontaktów wyłącznie z WYKONAWCĄ. Zabronione jest prowadzenie przez ZAMAWIAJĄCEGO jakichkolwiek rozmów i ustaleń dotyczących Zamówienia bezpośrednio z osobami trzecimi, a w szczególności tłumaczem, podwykonawcą WYKONAWCY itp. Komunikując się w sprawach związanych z realizacją Zamówienia ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest każdorazowo używać numeru identyfikacyjnego nadanego przez WYKONAWCĘ.
2. ZAMAWIAJĄCY niebędący Konsumentem zobowiązuje się, że przez okres 12 miesięcy od momentu zawarcia umowy z WYKONAWCĄ nie będzie bezpośrednio lub pośrednio (poprzez swoje podmioty powiązane lub inne podmioty działające zgodnie z jego instrukcjami lub w inny sposób) podejmował działań w celu nawiązania współpracy z tłumaczami, pracownikami, partnerami lub podwykonawcami, którymi WYKONAWCA posługuje się przy wykonywaniu Zamówienia, lub o których jest mu wiadomo, że stale współpracują z WYKONAWCĄ, w szczególności ZAMAWIAJĄCY nie będzie zlecał takim osobom świadczenia usług z pominięciem WYKONAWCY, nakłaniać do rozwiązania lub zmiany umów zawartych przez te osoby z WYKONAWCĄ lub podejmować innych działań, których celem lub skutkiem będzie nawiązanie współpracy pomiędzy ZAMAWIAJĄCYM a osobą stale współpracującą z WYKONAWCĄ.
3. Jeżeli ZAMAWIAJĄCY niebędący Konsumentem naruszy którykolwiek z zakazów określonych w § 11 ust. 1-2 OWW, zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz WYKONAWCY kary umownej w wysokości 100.000,00 zł za każdy przypadek naruszenia. WYKONAWCA zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
4. ZAMAWIAJĄCY niebędący Konsumentem ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia w terminach określonych poniżej, za zapłatą WYKONAWCY odstępnego w następujących wysokościach:
4.1. w przypadku, gdy Zamówienie obejmowało realizację tłumaczeń ustnych (symultanicznych lub konsekutywnych), a odstąpienie nastąpiło:
4.1.1. na 3 dni przed uzgodnionym terminem realizacji tłumaczenia – 30% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia,
4.1.2. na 2 dni przed uzgodnionym terminem realizacji tłumaczenia – 50% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia,
4.1.3. na 1 dzień przed uzgodnionym terminem realizacji tłumaczenia – 75% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia,
4.1.4. w dniu realizacji tłumaczenia – 100% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia.
Odstępne, o jakim mowa w pkt. 4.1.1, 4.1.2 i 4.1.3, winno być powiększone o kwotę kosztów poniesionych przez WYKONAWCĘ na potrzeby realizacji Zamówienia do dnia złożenia przez ZAMAWIAJĄCEGO oświadczenia o odstąpieniu, a w szczególności kosztów wynajmu sali i sprzętu, jeśli WYKONAWCA już je poniósł.
4.2. w przypadku, gdy Zamówienie obejmowało realizację tłumaczeń pisemnych, ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od realizacji Zamówienia za zapłatą odstępnego w kwocie odpowiadającej wartości wykonanego tłumaczenia wg stanu jego zaawansowania na moment otrzymania przez WYKONAWCĘ oświadczenia o odstąpieniu przez ZAMAWIAJĄCEGO od realizacji Zamówienia, nie mniej jednak niż 25% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia.
5. ZAMAWIAJĄCY będący Konsumentem ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia do momentu jego wykonania. W przypadku tłumaczenia pisemnego ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany do zapłaty na rzecz WYKONAWCY wynagrodzenia odpowiadającego wartości wykonanego tłumaczenia wg stanu jego zaawansowania na moment otrzymania przez WYKONAWCĘ oświadczenia o odstąpieniu, w przypadku tłumaczenia ustnego ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany zwrócić WYKONAWCY koszty poniesione przez WYKONAWCĘ w związku z realizacją Zamówienia do momentu otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, w obu przypadkach nie mniej jednak niż 10% wynagrodzenia ustalonego za realizację danego Zamówienia (odstępne). Postanowienia zdania poprzedzającego nie dotyczą sytuacji, gdy ZAMAWIAJĄCY realizuje ustawowe prawo odstąpienia stosownie do treści art. 27 ustawy z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. W takim przypadku ZAMAWIAJĄCY jest zobowiązany do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, jeśli zażądał rozpoczęcia wykonywania Usługi przed upływem terminu do odstąpienia zgodnie z § 1 ust. 2 OWW.
6. Stosownie do art. 38 pkt. 1) ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014 r. poz. 827 z późn. zm.) WYKONAWCA informuje ZAMAWIAJĄCEGO będącego Konsumentem, iż odstąpienie od umowy, zawartej na podstawie Zamówienia, złożonego zgodnie z niniejszymi OWW, w terminie 14 dni bez podania przyczyny stosownie do art. 35 tej Ustawy nie jest możliwe po dostarczeniu przez WYKONAWCĘ zamówionego tłumaczenia.
7. WYKONAWCA, w przypadku ZAMAWIAJĄCEGO niebędącego Konsumentem, ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO odstępnego w wysokości 25% wynagrodzenia ustalonego za realizację Zamówienia, od którego realizacji odstąpił, jednak nie później niż przed upływem połowy czasu ustalonego na realizację Zamówienia.
8. Oświadczenie o odstąpieniu od Zamówienia powinno być złożone jednocześnie z zapłatą odstępnego. Kwota odstępnego może być potrącona ze świadczeń pieniężnych podlegających zwrotowi wskutek rozliczenia.
§ 12 Klauzula poufności
WYKONAWCA zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich informacji udzielanych i udostępnionych mu przez ZAMAWIAJĄCEGO na potrzeby przygotowania warunków realizacji Zamówienia, o których mowa w § 3 ust. 4 i/lub prawidłowego zrealizowania Zamówienia. Informacje takie mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom i podwykonawcom pracującym bezpośrednio nad przygotowaniem warunków realizacji Zamówienia i nad realizacją danego Zamówienia. WYKONAWCA oświadcza, że wszyscy poddostawcy, którzy angażowani będą do obsługi zleceń ZAMAWIAJĄCEGO, zawarli z WYKONAWCĄ umowę zobowiązującą ich do zachowania poufności wszelkich informacji pochodzących od ZAMAWIAJĄCYCH, zgodnie z wymogami stosowanego przez WYKONAWCĘ systemu zapewnienia jakości EN ISO 9001:2015 oraz systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy ISO 27001:2022.
§ 13 Dane osobowe
1. Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe, uzyskane w związku ze współpracą, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, dotyczącego ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności w sposób rzetelny i przejrzysty oraz zapewniający odpowiednią ochronę integralności i poufności danych.
2. ZAMAWIAJĄCY oświadcza, że jest upoważniony do udostępnienia WYKONAWCY danych osobowych w związku ze świadczeniem usług.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych przez WYKONAWCĘ znajdują się na stronie internetowej WYKONAWCY pod adresem: https://skrivanek.pl/o-nas/normy/zasady-ochrony-prywatnosci/ i stanowią one integralną część niniejszych OWW.
§ 14 Postanowienia końcowe
1. Kwestie nieuregulowane w niniejszych OWW podlegają właściwym postanowieniom Kodeksu Cywilnego oraz ustawie z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2014r poz. 827 z późn. zm.), przy czym w przypadku ZAMAWIAJĄCYCH niebędących Konsumentami Strony zgodnie postanawiają wyłączyć wszelkie inne uprawnienia ZAMAWIAJĄCEGO, dotyczące niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia, poza tymi, które zostały przyznane w niniejszych OWW.
2. OWW wiążą Strony z chwilą złożenia Zamówienia w rozumieniu niniejszych OWW.
3. Postanowienia OWW mogą być zmieniane pomiędzy Stronami wyłącznie z zachowaniem formy dokumentowej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem postanowień ust. 4.
4. W przypadku ZAMAWIAJĄCYCH niebędących Konsumentami WYKONAWCA zastrzega sobie prawo do zmiany OWW. Zmiana postanowień, zawartych w OWW, dla swej ważności i wejścia w życie wymaga oświadczenia WYKONAWCY, zamieszczonego pod adresem internetowym: https://skrivanek.pl/o-nas/normy/ogolne-warunki-wspolpracy/, o dokonanej zmianie OWW i jej zakresie. Zmiana OWW uprawnia ZAMAWIAJĄCEGO do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy w drodze wypowiedzenia ze skutkiem na dzień wejścia w życie nowych OWW, z tym że Zamówienia przyjęte do realizacji przez WYKONAWCĘ w okresie obowiązywania dotychczasowych OWW będą zrealizowane na dotychczasowych zasadach. Oświadczenie ZAMAWIAJĄCEGO winno być złożone z zachowaniem formy pisemnej w terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji o zamieszczeniu na stronie internetowej WYKONAWCY komunikatu o zmianie OWW.
5. OWW zostało sporządzone w dwóch wersjach językowych. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią OWW w języku polskim a treścią OWW w języku angielskim, wiążąca jest polska wersja językowa.
6. Niniejsze OWW obowiązują od dnia 10 września 2021 roku.